オフィスで働く中で、レイアウトや機能面で不便を感じたことはありませんか？オフィスの環境改善を行うと、社員の意欲やエンゲージメントアップ、生産性向上が見込めます。ただし、自社のオフィスが抱える課題に気づかなければメリットは得られません。
本記事では、オフィス環境の改善を検討中のご担当者に向けて、オフィスの改善のアイデア13選を紹介します。改善が必要なオフィスの特徴をチェックリストで一覧化したので、ぜひ診断してみてください。
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目次
なぜオフィス環境の見直しが必要なのか
オフィス環境の見直しが必要な主な理由は、社員に働きやすい職場だと感じてもらうためです。そして、オフィス環境の改善を行うと、以下6つのメリットが得られます。
【オフィス環境の改善により期待できるメリット】
- 業務効率・生産性の向上
- 従業員のモチベーションの向上
- 従業員の心身の健康維持、ストレス軽減
- 従業員のエンゲージメントの向上
- イノベーションの創出
- 企業イメージの向上
働きやすい環境はストレスが軽減し、生産性や意欲の向上、健康維持に効果をもたらします。社内交流が円滑になるとクリエイティビティの促進も期待できるでしょう。
さらに、企業イメージが上がると社員の満足度向上に加えて、人材確保や顧客からの印象アップも見込めます。
オフィスの改善アイデア13選
ここからは、オフィス環境改善のアイデアを13選まとめました。
- オフィスレイアウトの変更
- オフィス家具の最適化
- 用途に合わせた照明の導入
- 個人スペースの設置
- カジュアルなミーティングスペースの設置
- リフレッシュスペースの設置
- 空調設備の整備
- オフィスの改装・リノベーション
- オフィスの移転
- 文書管理の見直し
- 業務のデジタル化
- 業務フローや業務プロセスの見直し
- 業務のアウトソーシング
家具選びのポイントやスペースごとの改善のコツ、業務プロセスの見直しなど多角的に紹介します。改善後のメリットもわかるため、自社に合う改善方法を検討してみてください。
1.オフィスレイアウトの変更
オフィスレイアウトは、業務効率や社内コミュニケーションに大きな影響を及ぼします。最適化するにはコンセプトの決定と課題の洗い出しを行いましょう。
そして、動線をシンプルに設計することがオフィス改善成功のカギです。不要な動線を省いてメイン通路を明確にすると、部署間の連携が強化し作業効率向上などが見込めます。
オフィスデザインの詳しいポイントは、「生産性がアップする？オフィスレイアウト変更の流れとポイントを解説！」よりご覧ください。
2.オフィス家具の最適化
オフィス家具の最適化はストレス軽減や心身の疲労回復に役立ちます。しかし、購入となると初期費用がかかるうえ、イメージと相違する恐れがあります。
そこでおすすめなのが、家具のサブスクリプションです。自社に合う家具を選びやすく変更も可能。オフィス改善のアイデアを提案してくれる業者もあるためリスクを予防できます。
3.用途に合わせた照明の導入
オフィスの改善で見落としがちなのが、照明の見直しです。用途に合わせて照明の明るさや種類を使い分けると、オフィスの雰囲気や快適性がアップします。
例えば執務室では、集中力維持に有効な最も明るい色の昼光色がおすすめ。照明器具の種類としては、全体を明るく照らすシーリングライトをチョイスしましょう。休憩スペースは温かみのある電球色や間接照明が適しています。
4.個人スペースの設置
パーソナルスペース確保の必要性が増す中、個人スペースを設置する企業は少なくありません。個人スペースがあることで、個人作業やWeb会議など集中力を高めたい作業に効果的です。
ただし、個人スペースは、自由に使えるフリースペースや個室ブース、セミクローズドなデスク、面積が広いデスクなど多岐に渡ります。オフィス改善の際は利用シーンを想定して、合うものを導入しましょう。
個室ブース導入メリットの詳細は、「個室ブース（個人ブース）の導入メリットは？費用や導入手順」をご覧ください。
5.カジュアルなミーティングスペースの設置
カジュアルなミーティングスペースは社内交流を促進し、アイデアの創出や心理的安全性を高めるのに有効です。
通路などの一角に設置するオープンタイプと、ファミレス席のようなセミクローズドタイプの2種類があり、主に短時間の情報共有や簡易的な相談で利用します。セミクローズドの場合は、来客との軽い打ち合わせにも便利です。
6.リフレッシュスペースの設置
リフレッシュスペースの設置は、社員の満足度や作業効率の向上に有効です。一息ついてストレスを軽減したり、気軽に他部署と交流できたりするため働きやすさを実感しやすいでしょう。
また、働きやすい環境は求職者や顧客へのアピールにもなります。オフィス改善では、物質的・心理的にオープンなスペースを心がけましょう。
導入メリットの詳細は、「休憩室を導入するメリットは？役割や設計ポイントを紹介」より確認できます。
7.空調設備の整備
多くのオフィスでは、現場から「暑すぎる」「寒すぎる」「リモコンが他の部屋と一括制御になっていて、室温がちょうどよくない」「風があたって体調を崩しやすい」などの悩みをよく耳にします。
生産性低下などを防ぐには、空調設備の整備が必要です。オフィス改善時は、換気による空気の入れ替えや室温・湿気・ニオイ管理のしやすさを考慮しましょう。
8.オフィスの改装・リノベーション
オフィス改善では、改装・リノベーションが必要になるケースがあります。
オフィスの改装とは内外装の模様替えのことで、社内の雰囲気や使い勝手を変えたいときに有効です。リノベーションはレイアウト変更のような大規模な工事で、価値や機能性を高める目的があります。
どちらも意欲向上や企業ブランディングに効果的です。
それぞれの詳しいメリットは、以下をご覧ください。
オフィスリノベーションとは？｜実施ポイントから依頼先の選び方まで解説
9.オフィスの移転
オフィス移転は、働きやすい環境を確立するためのオフィス改善のアイデアの1つです。まずは「駅から遠い」「増員によりオフィスが狭い」などの課題を洗い出し、移転の目的を明確にしましょう。
移転を成功させるには、パートナー会社の選定が重要です。実績やアフタフォローの有無、対応範囲は最低限確認しておきましょう。
オフィス移転のコツは「オフィス移転をスムーズに行うには？スケジュールや準備物・手順を解説」でご確認ください。
10.文書管理の見直し
今まで紙資料が基本でしたが、業務の電子化が進む現代では電子文書の利用が主流のため、急速に文書管理の見直しが行われています。
オフィス改善では書類整理の他、可能な限りペーパーレス化を進めましょう。保管期間や管理方法のルールを決めたり、導入する管理システムについてアイデアを出し合ったりすることも必要です。
11.業務のデジタル化
業務をデジタル化すると、業務効率化とフレキシブルな働き方が実現しやすくなります。デジタル化の手段は、業務ツール・コミュニケーションツールの導入、Web会議システムの活用、クラウドサービスの利用などさまざまです。
一方で、デジタル化で業務効率が下がるケースもあるため、自社の課題に合うものを採用しましょう。
12.業務フローや業務プロセスの見直し
業務フローや業務プロセスの見直しは、社内の円滑な情報共有に効果的です。不適切な業務フロー・業務プロセスは、「不必要な手順が多い」「承認を得るまで時間がかかる」「担当業務が不明瞭」などの課題を抱えてしまいます。
オフィスの変化に合わせて、業務マニュアルの作成やワークフローシステムの導入などを検討しましょう。
13.業務のアウトソーシング
業務のアウトソーシングは人員リソースの有効活用に効果的です。書類作成などのノンコア業務を外注すると本業に注力しやすくなります。基幹業務などの専門的業務を外注すれば精度を高めることが可能です。
ただし、ノウハウが蓄積されないという欠点があるため、経営方針に合わせてメリットを得やすい業務で導入しましょう。
改善が必要なオフィスとは？よくある課題のチェックリスト
改善が必要なオフィスの特徴をチェックリストで20個まとめました。該当する項目が多いほど早急な対応が必要です。
【チェックリスト】
| 1 | 社内が静かすぎる／うるさすぎる | |
| 2 | オフィスが暑すぎる／寒すぎる | |
| 3 | 照明が暗すぎる／明るすぎる | |
| 4 | 換気設備や窓がなくオフィス内が臭う | |
| 5 | 配線がむき出しになっている | |
| 6 | 不要な動線が多い、動線が複雑 | |
| 7 | オフィス家具が古い、使いづらい | |
| 8 | 休憩スペースが設けられていない | |
| 9 | プライバシーを確保できるスペースがない | |
| 10 | パーソナルスペースが狭すぎる | |
| 11 | オフィスが駅から遠くて通勤が不便 | |
| 12 | 収納スペースが少ない、足りない | |
| 13 | 共有スペースが汚い | |
| 14 | オフィスがうるさい、騒音対策がされていない | |
| 15 | セキュリティ対策が古い、ルールが徹底されていない | |
| 16 | 一人当たりの業務量が多い | |
| 17 | 他部署と接点がない | |
| 18 | 業務システムが古い、更新されていない | |
| 19 | 人数や働き方に合わせられる柔軟性がない | |
| 20 | オフィスデザインが自社イメージやブランディングに合っていない |
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オフィス改善が成功すれば、作業効率向上やモチベーションアップが見込めます。成功させるには課題を明確化して、社内全体でアイデアを出し合うことが重要です。
しかし、社内レイアウトの構築や業務フローの変更、新しい働き方に対応するための制度導入など、見直すべき項目が複数あり手間がかかります。
「ソーシャルインテリア」は、オフィス改善に関する煩わしいプロセスをワンストップでサポートしています。
