固定席を設けず自由な席で業務を行う「フリーアドレス」ですが、近年「時代遅れ」や「苦痛」といった声を聞くことも増えてきました。新しい働き方の象徴ともいえるフリーアドレスが、なぜそのような評価を受けているのでしょうか。
本記事では、フリーアドレスに対するネガティブな印象についての理由や失敗の原因、成功につなげるための対策を詳しく解説します。また、実際にフリーアドレスを実現し成功している事例や効果的な運用のコツもご紹介していきます。
目次
フリーアドレスとは？
まずは簡単に、フリーアドレスとは何なのか、目的やメリットとともに確認しておきましょう。
フリーアドレスの定義
フリーアドレスとは、社員が社内で固定の席を持たず、その日の業務内容や気分に合わせて自由に座る席を選んで業務を行うオフィススタイルのことです。従来の部署ごとに席が固定された環境とは異なり、柔軟な働き方を実現する手法として多くの企業に採用されています。
フリーアドレスの基礎知識や詳細な仕組みについては、こちらの記事も併せてご覧ください。
企業がフリーアドレスを導入する目的とは
多くの企業がフリーアドレスを導入する主な目的は、以下のとおりです。
コミュニケーションの活性化
固定席をなくすことで、普段接点の少ない他部署の社員と自然と接する機会が増えます。何気ない会話から新しいアイデアやコラボレーションが誘発される可能性が高まり、思わぬ発見や新しいプロジェクトの一歩につながる効果も期待できます。
省スペース化
在宅勤務や外出時間の長い社員がいる企業では、全社員分のデスクを用意する必要がなくなります。出社率に応じた席数に切り替えると、無駄なスペースを有効活用でき会議室等の確保につなげることも可能です。場合によっては、最適な広さのオフィスへ移転し、賃料等のコストが節約できるかもしれません。
ペーパーレス推進
個人用デスクをなくすことで、ペーパーレスの推進にもつながります。これまで紙で保存していた書類も、できる限りデータで残す習慣が身につくようになり、会社全体でのペーパーレス化が広まるでしょう。
採用力の強化
また、先進的なオフィス環境や柔軟な働き方を取り入れている会社だとアピールすることができれば、採用力の強化にもつながります。求職者にとっては大きな魅力となり、優秀な人材の確保にもつながるポイントといえるでしょう。
なぜ今、フリーアドレスが「時代遅れ」「苦痛」と言われるのか
メリットの多いフリーアドレスですが、うまく運用できなければ社員にとっては使いづらく、不満が出るケースもあります。ここからは、フリーアドレスが「時代遅れ」「苦痛」と言われてしまう要因を解説します。
フリーアドレスが「デメリットしかない」と感じさせてしまう5つの要因
毎日の席探しにストレスを感じる人もいる
出社するたびに「どこに座ろうか」と空いている席を探し回る作業自体が、社員にとって負担になることもあります。特に、社員同士で無言の席の取り合いが発生するような雰囲気があるオフィスでは、朝から精神的な疲労を感じてしまうでしょう。
また、出社率が高く席に余裕がない環境では、残っている苦手な席に座らざるを得ず、不満が溜まりやすくなります。
集中力の低下や業務効率の悪化につながることもある
適切なゾーニングがなされていないオフィスでは、周囲の話し声や視線、移動する人の気配が気になり、作業に集中できなくなるリスクがあります。特に、静かな環境で一人で思考したい仕事がある場合、オープンすぎるフリーアドレス環境はかえって業務効率を低下させる原因となります。
部署内のコミュニケーションが希薄になる
誰がどこに座っているのか一目で分からないため、業務上のちょっとした相談や確認を行うことへのハードルが上がってしまいます。メンバーの居場所をリアルタイムで把握できるシステムやツールがない場合、相手を探す手間が発生し、円滑な業務に支障も出てくるでしょう。
その結果、業務の連携がスムーズにいかなくなったり、組織への帰属意識が低下したりする可能性も考えられます。
席が固定化しやすい
導入当初は自由な席選びが行われていても、時間が経つにつれて、なんとなくいつものメンバーで同じ場所に座る状態が定着してしまうことがあります。結局、従来の固定席と変わらない状態になり、フリーアドレス本来の目的である「多様な社員との交流」が失われ、制度自体が形骸化してしまいます。
スペース運用が難しく出社率の変動に対応しきれない
テレワークと出社を組み合わせたハイブリッドワークにおいては、曜日や日によって出社率が大きく変動します。出社推奨日には席が足りなくなり、座る場所がなく混乱が生じる一方で、出社数が少ない日はオフィス全体がスカスカになり寂しい印象を与えるなど、適切な座席数の調整やスペース運用が難しいという課題があります。
適正な運用ができていれば「時代遅れ」とはいわれない
「フリーアドレスは時代遅れだ」と言われる理由の多くは、単に固定デスクを撤去してデスクを並べ替えただけの「カタチだけの導入」に原因があります。
適切なルール設計やITツールの活用、働くシーンに応じた空間デザインなど、ポイントを押さえた運用ができていれば、フリーアドレスは現在でも十分に有効な働き方のスタイルです。
特にハイブリッドワークが定着した現代においては、課題に応じた柔軟なアップデートを行うことで、社員にとって快適で生産性の高いオフィスを実現できます。
フリーアドレスを「時代遅れ」にしないための6つの対策
フリーアドレスのメリットを最大限に引き出し、社員にとって快適な環境を作るためには、いくつかの工夫と対策が必要です。ここからは、フリーアドレスを「時代遅れ」にしないための具体的な対策をご紹介します。
ABWの考え方に基づいた設計を行う
ABWとは、社員が「時間と場所」を業務内容やその日の気分に合わせて主体的に選んで働くワークスタイルを指します。フリーアドレスを成功させるには、ABWの視点が不可欠です。なぜなら、フリーアドレスが提供する「席を選ぶ自由」は、ABWの考え方である「業務上の目的に合う最適な空間」に基づいて考えなければ、ただ机を並べただけのオフィスになってしまうからです。
オープンなフリーアドレス席だけでは、「集中して資料を作成したい」「秘匿性の高いWeb会議をしたい」「少数でブレストしたい」といった多様な業務に柔軟に対応できません。そこで、一人で没頭できるソロワークブース（集中席）、防音性に優れ周囲の音を気にせずWeb会議が行えるフォンブース、気軽にアイデア出しができるファミレス席など、多様な空間や家具を配置することが重要です。
業務の性質に応じた最適な環境を意図的に作ることで、社員のストレスを軽減し、生産性や集中力を向上させることができます。
運用ルールやマナーを明確にする
フリーアドレスの失敗原因として多いのが、明確なルールがないまま運用を開始し、社内のモラルやマナーに依存してしまうケースです。社員全員が心地よく利用できるようにするためには、分かりやすく具体的な運用ルールを定め、周知徹底する必要があるでしょう。
例えば、「離席時間が30分以上になる場合は荷物を片付ける」「連日同じ席を独占することを禁止する」「退社時はデスクの上を完全に何もない状態にする」といった具体的な行動規範を設けるのがおすすめです。
ルールを策定する際は、定期的に社内アンケート等を実施して運用上の不満や課題を理解し、必要に応じてアップデートしていく姿勢も求められます。
座席予約や位置情報はツールを活用する
席探しや人探しにかかる手間は、ITツールやアプリケーションを導入することで解決できます。
現在では、スマホやPCからリアルタイムで座席の空き状況を確認・予約できる座席管理システムや、ビーコン・Wi-Fi等を活用して社員の現在地をマップ上に表示できる位置情報共有ツールなど、便利なシステムがあります。
これらを導入することで、効率的にフリーアドレスでの仕事が行いやすくなり、社員のストレスも軽減するでしょう。
グループアドレスの検討も行う
チーム内の連携不足が懸念される場合は、「グループアドレス」の検討をおすすめします。
グループアドレスとは、完全に自由な席選びにするのではなく、部署やチーム、プロジェクトごとに大まかなエリアを指定し、その決められたエリアの中で社員が自由に席を選ぶシステムです。
この手法を取り入れることで、同じ部署のメンバーが近くにいる安心感や迅速な報連相のしやすさを維持しつつ、フリーアドレスのもつメリットも同時に得られやすくなります。完全なフリーアドレスにハードルを感じる企業や、チーム単位での業務比率が高い組織にとっては、バランスの良い解決策といえるでしょう。
個人用ロッカーを設ける
フリーアドレス環境では、従来のオフィスのようにデスクの引き出しに個人の書類や文房具、私物を保管しておくことができません。そのため、適切な保管スペースがないと、荷物の持ち運びが負担になったり、放置された荷物によってデスクが物置き状態になったりします。
この問題を解決するためには、個人用ロッカーの整備が必須です。ダイヤル式やICカード対応のセキュリティロッカーを設置し、業務終了時には必ず全ての荷物をロッカーへ格納する習慣をつくることで、荷物の持ち運び等の負担が少なくなるでしょう。
柔軟なレイアウトを意識した家具選びをする
事業拡大や組織改編などにより、オフィスの最適な出社率や必要な席数は時代とともに変化します。長期的な視点をもち、柔軟に対応できるオフィス家具を選択しておくことも重要です。
壁に作り付けた造作家具や重くて移動が困難な大型デスクばかりで構成してしまうと、出社率の変動に伴うオフィスの再構築に多大なコストと手間がかかってしまいます。
一方で、移動が容易なキャスター付きのデスクやチェア、組み換えが可能なモジュール式のソファ、レイアウト変更に強い軽量な仕切りパーテーションなどを組み合わせれば、いつでも容易にレイアウト変更ができます。
フリーアドレス導入事例
実際にフリーアドレスを導入し、働き方の多様化や社内コミュニケーションの活性化に成功した会社の事例をご紹介します。
時代に対応し続けられるオフィスへ｜株式会社RECEPTIONIST様
移転に伴い、新しい働き方や従来の課題を解決できるオフィス構築に取り組んだ事例です。在宅勤務を行う社員も増えるなか、社員間のコミュニケーション活性化は大きな課題でした。
新型感染症の流行を機に、商談や打合せは架電やオンライン会議で行うケースも増えたことから、フォンブースを増設しました。初期費用の削減のために、フォンブースの一部はサブスクリプションサービスを活用しています。
従来は出社率に対して広すぎるオフィスでしたが、社員の数に適した広さのオフィスを選んだことで、お互いに適度な距離感で仕事ができるようになりました。見通しの良い執務室と部署間の距離が近づいたことで、相互理解も深まっています。
ワンフロア集約でも雑音が気にならず会話がしやすい環境へ｜ ゴウリカマーケティング株式会社様
オフィスの移転に伴い、マネジメントから家具導入までソーシャルインテリアがまとめて対応した事例です。対社外的にはブランディングを、対社内的には仕事に集中できる場を実現したいという大きな目的がありました。
従来のオフィスは部署ごとにフロアが異なり、連携や出社状況の把握に課題がありました。移転後はワンフロアオフィスを採用し連携の円滑化と、周囲の雑音に配慮したゾーニング、レイアウトの工夫を行っています。部署ごとの島型レイアウトにより、自由でありつつも気軽に相談や会話ができる環境です。
執務室は、代表の希望をもとに「図書館」のような雰囲気を実現しています。来客スペースやブースミーティングスペースと雰囲気を変えており、フォンブースやコミュニケーションスペースといった場所を上手に活用することで全体的に雑音が気にならない空間となりました。
更新し続けられる働きやすいオフィスへ｜株式会社朝日ネット様
キャパシティ不足の解消のため移転を行った事例です。CSセンターの運営をより主体的に推進していくためにも、今後の人員増加に対応しうる働きやすいオフィスを実現する必要がありました。
移転に伴い、オフィスをより機能的な設計へと刷新し、できる限り活かしきれるような環境・運用について社員全員でアイデアを出し合いながら進めてこられました。時間を費やし試行錯誤したぶん、より愛着のわくオフィス・来たくなるオフィスとなっています。
エリア全体がつながり、どこで何をしていても社員の顔が見えやすい点が大きな特徴です。多様な休憩スペースでそれぞれがオン・オフの切り替えを行い、ワークエリアでは本社とのリアルタイム中継で迅速に連携できるようになっています。
お客様の案内も楽しくなる柔軟性の高いオフィス｜株式会社SunAstarisk様
移転によって拠点を集約し、社員が一同に集まれるオフィスを実現した事例です。ブランディングにつながるような、コーポレートカラーの赤を基調とした内装や、社内デザイナーによる壁面イラストなど、社員がお客様を招いて案内できる空間となっています。
イベントができる広いスペース、気軽に誰とでも会話できるバースペースなど、社内外の人々が一緒に楽しめるエリアも充実しており、それぞれをうまく活用しながらコミュニケーションの活性化につながりました。
レイアウトの工夫や移動しやすい家具の選定などで可変性を高めている点も特徴です。地下で窓のない部屋であることを感じさせないように、照明にもこだわってデザインされています。
「100の感動体験」が生まれるオフィスへ｜株式会社アットオフィス様
オフィス統合・拡大のための移転を機に、フリーアドレスに対応する環境を取り入れた事例です。ABWを実施して、社内外とのコミュニケーションがより活性化するような環境を構築しました。
限られた予算・スペースでも作業の内容や目的に合わせて使い分けられるスペースの多様性が特徴です。大きな仕切りや壁がなくても、家具の種類や色味・素材を意図的に変えることで、メリハリが生まれます。
家具についてはソーシャルインテリアのサブスクリプションサービスを活用し、初期費用を抑えることができました。そのぶん、他の部分に予算をまわすことができ、今回の移転のコンセプトでもあった「100の感動体験」を生み出せる快適な空間となっています。
フリーアドレスの運用に困ったらソーシャルインテリアへ
フリーアドレスの導入や見直しには、自社の働き方に合わせた空間デザイン、運用ルールの設計、適切な家具選定など、多角的なアプローチが必要です。「導入したもののうまく機能していない」「社員からの不満を解消したい」とお悩みの企業様は、ぜひソーシャルインテリアにご相談ください。
ソーシャルインテリアでは、企業の課題に応じた最適なオフィス構築について、導入から運用の定着までトータルでサポートしています。
自社に合ったフリーアドレスの構築ポイントやオフィスの最新トレンドについてまとめた「お役立ち資料」をご用意しております。以下よりお気軽にダウンロードしてご活用ください。
ソーシャルインテリアのサービス概要や最新のオフィストレンドをまとめたお役立ち資料はこちら
過去の事例集はこちら
家具のサブスクリプションサービスについてはこちら
