近年、働き方の多様化により、オフィスは単なる作業をする場ではなく、自然な交流が生まれる場としての役割も求められるようになりました。フリーアドレスの導入は、ただ「席を自由にすること」ではありません。席を自由にすることで、会社にどのようなメリットがあるのか、そのためにどのような運用をすれば良いのかを理解しておくことが大切です。
本記事では、フリーアドレスの基本から導入手順、成功のための運用ルール、座席数や人探しの課題解決まで分かりやすく解説します。
目次
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、固定席を前提にせず、業務内容や一日の予定に合わせて座る場所を選べる方法です。席を個人に割り当てるのではなく、必要なときに必要な席種を使います。
フリーアドレスが広まり始めた頃は、「省スペース・コスト削減」が主な目的でした。しかし、ハイブリッドワークが定着した現在、その目的は大きく進化しています。
なぜ今、再び注目されているのか
「出社したくなるオフィス」への転換
リモートワークでも十分に仕事ができる環境では、あえて出社する理由が見つからないと考える社員も少なくありません。しかし、オフィスで他愛もない話をしたり、思い立ったタイミングでアイデアを交換したりといった交流が減少し、アイデアが生まれにくくなるという問題も出てきました。最近は、新しい働き方を叶えつつ「社員が出社したくなるオフィス」が求められており、それを実現するための方法としてフリーアドレスが採用されるケースが増えています。
ABW（Activity Based Working）への進化
最近は、「どこでも同じ」ではなく、「集中したい時は個室」「議論したい時はソファ席」というように、その日の活動に合わせて最適な場所を選ぶABWという考え方が主流になっています。フリーアドレスは、ABWを実現するための要素の1つであり、今後ますます取り入れる会社が増えると予想されます。
可変性の高いオフィスの必要性
組織変更や人員増減が激しい現代において、レイアウト変更が容易なフリーアドレスは、オフィスのもつ可能性を高めることにもつながります。出社率に大きな変動がある場合でも、可変性が高ければ臨機応変にレイアウトを変えることができ、いつでも快適な環境を維持しやすくなります。
フリーアドレスの目的とメリット
「雰囲気が良さそう」などという印象で検討してしまうと、導入後の振り返りが難しくなってしまいます。導入の目的を先に言語化し、何を改善したいのかを明確にします。社内コミュニケーション、コラボレーション、集中作業、スペースの使い方といった観点から、自社にとっての狙いをはっきりさせておくことが重要です。よくある目的として、以下が挙げられます。
社内コミュニケーションの活性化
固定席は同じ部署の相手に声をかけやすい一方で、部署ごとに情報がまとまりやすくなります。フリーアドレスは、用件に合わせて座る場所を選べる点が違いです。たとえば打合せのあるプロジェクトメンバーの近くに座る、レビューを依頼したい担当のそばに座る、相談が多い時間帯はカウンター席に寄る、といった形で、必要な相手との距離をその日ごとに調整できます。結果として、確認やレビューまでの行き来が短くなり、部署をまたぐやり取りがしやすくなります。
集中と協働の切り替えを促進
一日の中で、集中して進めたい時間と、打合せやディスカッションに当てたい時間が混在する場合もあるでしょう。フリーアドレスでは、個人作業に向いた静かな席、短い相談に向くカウンター、通話に適したブースを切り替えながら使います。必要な席種が同じフロアで揃っていると、移動の負担を抑えたまま切り替えができます。ここから先は、活動ごとに最適な場所を選ぶという考え方（ABW）にもつながります。ABWは、コミュニケーションを増やすといった目的や、フリーアドレスという手段そのものではなく、その間にある方針として位置づけます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
オフィス空間の有効活用
フリーアドレスの場合、基本的には従業員全員分の座席を用意する必要はありません。リモートワークを積極的に活用している社員の割合や外出機会の多い部署の割合が高い場合は、座席数を見直し、減らすことを検討してみましょう。
座席数を減らし、空いた空間をWEBミーティングブースや集中ブース用のエリアに変えるだけでも、オフィス空間を有効活用することができます。
オフィス空間を短期間で作り出すことが難しい場合はレイアウトから変えてみるのも一つの手です。オフィスレイアウトに関してはこちらの記事でも説明しています。
フリーアドレス導入のデメリット・課題
フリーアドレスの運用を誤ると、業務効率の低下や社員の帰属意識の低下などのリスクが増します。導入時によくあるデメリットや対処すべき課題も把握しておきましょう。
席の固定化が起こりやすい
「自由に席を選んでいい」とルールを決めても、時間が経つにつれて毎日同じ人が同じ席に座り、あまり意味をなさないこともあります。この現象が起こる背景には、以下のような要因があると考えられます。
心理的な安心感（落ち着くポジションがある）
いつも同じ席に座ることで余計な意思決定を減らし、精神的に落ち着いて仕事に集中しやすいと感じる人もいます。
お気に入りのデスクやチェアがある
モニターの有無やデスクの広さ、椅子の座り心地は、生産性を大きく左右します。スペックの良いデスクや特定の椅子が置かれた席に希望者が集中するのは自然な流れです。
いつも同じメンバーで固まる
業務上の連携が頻繁な同僚や、気心が知れたメンバーと近くにいたいという心理から、毎日同じグループで特定のエリアを占有してしまうケースも多く見られます。
空調や騒音（音）の問題
「エアコンの風が直接当たって寒い」「コピー機の近くはうるさくて集中できない」「窓際は眩しい」など、細かな環境の差によって居心地の良い席とそうでない席が時間の経過とともに明らかになってきます。
業務に必要な設備が近くにある
複合機やFAX、固定電話などの共有設備を頻繁に使う職種の場合、それらの設備の近くにある席から離れると業務効率が著しく低下します。必要度合いが高い人ほど、これらの設備に近い位置で仕事をしたいと思うでしょう。
帰属意識の低下につながることもある
フリーアドレス化によってチームメンバーがオフィスのあちこちに分散すると、組織の一体感が損なわれ、会社や部署への帰属意識が低下する恐れもあります。
上司が部下の仕事を把握しにくくなる
従来の固定席であれば、「キーボードを叩く音が止まっているな」「少し疲れた顔をしているな」など、上司は部下の状況や進捗、不調を身近な場所で察知できました。しかし、お互いの席が離れるとこれらが目視できず、部下の仕事ぶりやモチベーションを把握することが困難になります。
部署間の交流が減りチームの連帯感が薄れる
席がバラバラになることで、ちょっとした相談や雑談もしにくくなります。これまであまり接することのなかった他部署との偶発的な交流が生まれるメリットがある一方で、本来身近であるべきチーム内での日常的なコミュニケーションが減り、帰属意識の低下に繋がる可能性もあります。
人探しや荷物の移動に手間がかかる
フリーアドレスになると、誰かに確認が必要なとき、居場所が分からないという問題も出てきます。人を探す手間や時間はストレスとなり、非効率です。
また、フリーアドレスでは、退勤時や長時間の離席時に机の上の私物を全て片付ける必要があります。移動のたびに荷物を運ぶ行為が社員の負担になる可能性もあるでしょう。
フリーアドレスを成功させるための注意点
こうしたフリーアドレスのデメリットは、事前の制度設計や環境整備などによって解消できます。失敗を防ぐためにも、以下の5つのポイントを押さえましょう。
職種によって固定席とフリーアドレスを分ける
すべての部署に無理やりフリーアドレスを適用する必要はありません。業務の特性に合わせて、フリーアドレス席と完全固定席を使い分けるのが現実的です。
固定席にすべき部署や職種の例は以下のとおりです。
- ペーパーレス化が進んでいない部署
- 機密情報を日常的に扱う部署
- 在籍率が100%に近い部署
これらの部署を無理にフリーアドレスにすると、生産性の低下や情報漏えいにつながるリスクが高まります。部署ごとの在籍率や業務特性を事前に洗い出し、適切な区分けを行いましょう。
運用ルールを策定する
最低限の秩序を保つための運用ルールをあらかじめ策定し、徹底させることが重要です。例えば、以下のようなルールを設けてみてはいかがでしょうか。
クリーンデスクの徹底
「30分以上の離席や退勤時は、すべての荷物をデスクから撤去し、ロッカーに片付ける」というルールを定めます。これにより、席の私物化や固定化を防ぎます。
同じ席の連続利用の禁止
「同じ席に座るのは最大2日連続まで」「毎日、昨日とは違うエリアの席に座る」といったルールを設けます。場合によっては、席をランダムに指定する「席決めアプリ」を導入して、半強制的に席をシャッフルするのも良いでしょう。
コミュニケーションエリアを設ける
席を自由にするだけでは、偶発的な対話は生まれません。オフィス内で人が自然と集まり、会話が生まれる場所を意図的に配置する必要があります。
例えば、給湯器やコーヒーメーカー、コピー機、オフィスコンビニなどを一箇所に集めたエリアをつくると、社員が立ち話をしやすくなります。
また、さまざまなミーティングスペースがあると、必要時に集まって活発な意見交換や打ち合わせがスムーズに行えます。
ITツールをうまく活用する
「人探し」の課題は、デジタルツールの導入によって簡単に解決できます。
共有カレンダー（Google WorkspaceやMicrosoft Outlookなど）や、ビジネスチャット（Slack、Teamsなど）のステータス機能を活用し、今誰がどこにいるのかを可視化できるようにしましょう。
さらに、社内Wi-Fiやビーコン技術を用いて、社員が現在オフィスのどのエリアにいるのかをリアルタイムで検索・マップ表示できるシステムを導入すれば、広いオフィス内でも迷わず相手を見つけることができます。
部下の管理を目視以外の方法に変える
上司が部下を目視で管理するスタイルは、フリーアドレスやリモートワークには不向きです。
週に1回、あるいは隔週に1回など、短時間でも定期的な「1対1のミーティング」を設定しましょう。業務進捗だけでなく、部下の精神的なコンディションやキャリアの悩みなどを丁寧にヒアリングすることが重要です。
そして、部下の評価はプロセスよりも成果をベースに考えるなど、マネジメント意識やその方法を変えていくことも検討する必要があります。
フリーアドレス導入の流れ
ここまでフリーアドレスの導入のポイントについてお伝えしました。次の項目では、実際にどのようしてフリーアドレスを導入すればいいのか流れについて説明します。フリーアドレスの導入にあたって必要な流れは以下です。
- フリーアドレス導入の目的と対象者を決定する
- フリーアドレスの座席数と運用ルールを設定する
- デスクやチェアをはじめとした備品各種を検討する
フリーアドレス導入の目的を決定する
繰り返しとなりますが、まずはフリーアドレス導入の理解を促すため、導入する目的を定め、社内での共有を行いましょう。導入後の振り返り項目についても事前に議論できるとベストです。
フリーアドレスの座席数と運用ルールを設定する
フリーアドレスを社内の全部門や全部署に導入する企業は少なく、フリーアドレスの導入が必要な部署に採用していく導入方式が一般的です。導入対象となる部署の業務内容や特性も考慮して、フリーアドレスが適切なのか固定席が適切なのかを決めていきましょう。
フリーアドレスが適切な部署や導入しやすい職種は、得意先への訪問機会が多い営業職や企画部門、マーケティング部署などがおすすめです。オフィス内の在席率が低い座席をフリーアドレス化することで、有効スペースを生み出すことができます。
一方でフリーアドレスが適さない部署としては、総務人事、営業事務などが挙げられます。席を固定化することで、オフィス社内にいる全員が効率よくコミュニケーションを行うことができるためです。これらは一例として挙げましたが、工夫次第ではフリーアドレス化の検討余地もあります。
フリーアドレスを導入したオフィスでよくある悩みが収納です。フリーアドレスオフィスの収納については、こちらの記事で紹介しております。
デスクやチェアをはじめとした備品各種の検討
フリーアドレスに適したオフィスデスクやチェアの導入を検討しましょう。オフィスには様々な部門の従業員がいることも考慮します。例えば、オフィスの一部エリアには昇降デスクのエリアを設けたり、一部エリアにはカフェソファとテーブルを導入したり、オフィス内のエリア単位でコンセプトを定め、それに合わせた備品を導入しましょう。
フリーアドレスのデスクの選び方についてはこちらの記事でも紹介しています。
備品を検討する際は、デスクやチェアだけでなく、各席で電源（コンセント）やモニターを使えるかも確認してください。フリーアドレスのエリアでこれらが使えない席が多いと、不便に感じる社員が出る場合があります。全席にモニターを置けない場合は、持ち運び可能なモバイルモニターを共用備品として用意することも検討できます。必要な台数や配置は、今のデスク状況やモニターの使用状況をもとに判断しましょう。
フリーアドレスの成功には空間デザインや家具選定も重要
フリーアドレスの効果を高めるには、空間デザインやそこに配置する家具の選定も重要です。
ABWを意識したゾーニング
単に既存の机を並べるのではなく、ソロワークやミーティング、コミュニケーションがそれぞれ円滑に行える空間づくりが大切です。
目的の異なる3つのエリアを明確に切り分けて配置することで、オン・オフの切り替えがスムーズになります。また、ソロワークエリアでの仕事の妨げにならないような空間作りにつながります。
生産性を高める家具選び
フリーアドレスの生産性をさらに引き上げるためには、配置する家具に多様性を持たせることがポイントです。デスクの大きさや高さ、種類などを意図的に変えることで、作業効率の向上と必要に応じた使い分けを促すことができます。
特におすすめなのは、立って作業ができる昇降式デスク（スタンディングデスク）や、少し高めのハイカウンターの導入です。立ち仕事を取り入れることで眠気防止や血流改善に繋がり、健康維持と集中力キープの両立が期待できます。
また、一般的な長方形のデスクだけでなく、三角形や円形のデスクを配置するのもおすすめです。長方形のデスクに比べると机を囲う全員との視線が交わりやすいため、フランクな意見交換や小規模なミーティングに向いているでしょう。
初期費用を抑えて柔軟に変えられる「家具のサブスク」も便利
オフィス家具は一括して買い揃えるよりも、サブスクリプション（月額制分割払い）サービスを利用する方が便利です。慎重に検討を重ねても、いざフリーアドレスを始めてみたら、集中スペースの不足や必要度の低い家具が出てくるなどの問題も出てくるかもしれません。
こうした問題は、フリーアドレスを導入してみないと分からない部分もあるため、必要に応じて残すかどうか選べるサブスクは、非常に便利です。
家具をすべて一括購入して「所有」する場合と比べ、サブスクでの導入には以下のようなメリットがあります。
| 比較項目 | 一括購入（所有） | サブスクリプション（利用） |
| 初期費用 | まとまった導入資金（資本）が必要 | 月額の利用料金のみで、初期コストを大幅に抑制できる |
| 会計処理 | 固定資産として計上（減価償却の手間が発生） | 支払った月額料金は、そのまま「経費（損金）」として処理可能 |
| レイアウト変更 | 不要になった家具の「廃棄コスト」や手間が発生 | 不要になった家具は返却するだけ。処分費用がかからない |
| アップデートの容易さ | 買い替えのハードルが高く、固定化しやすい | 働き方の変化や増床・減床に合わせて、手軽に入れ替えが可能 |
最初から完璧なオフィスを作り込もうとせず、まずはサブスクを活用してスタートさせると、経済的にも無駄がなく安心です。実際に運用を始めてみて、社員の意見を得ながら段階的に家具やレイアウトをカスタマイズしていくことをおすすめします。
フリーアドレスの導入事例5選
株式会社ジャンプコーポレーション｜「来たくなる」オフィスとフリーアドレス
出社とリモートの両立を見据え、座席が固定化しにくいオフィスをつくりました。斜めに向き合える三角テーブルで声をかけやすくしたり、同じフロアに集中席と短い相談向けの席をそろえるなどの工夫も取り入れています。私物の置きっぱなしが減り、席を替えた後も作業に入りやすい流れになりました。
株式会社朝日ネット｜増員に耐える座席と小会議の受け皿づくり
人員増で座席数と会議室の数が足りなくなった状況に対し、フリーアドレスに合わせて席種を再構成しました。小さな確認は小会議スペースで受け、長めの打合せは会議室へ移る運びに統一。在席表示と座席マップを用意し、探す・呼ぶの往復を減らしています。
モベンシス株式会社｜全席モニターと電源で、席を替えても同じ仕事環境に
エンジニアとデザイナーが多く、外部モニターと電源が必須となる環境でした。全席にモニターを備え、どこでも給電できる配線に変更。通話ブースや短時間の相談席も同じフロアに配置し、移動後も作業を途切れさせないオフィスにしています。
ゴウリカマーケティング株式会社｜ワンフロアに集約しても静かで集中できる空間
移転により、ワンフロアオフィスを採用して全ての部署を集約しつつ、生産性を高める環境づくりを実現した事例です。従来からの課題であった雑音は、フォンブースの導入やコミュニケーションスペースを設けたことで気にならなくなり、集中したい社員が快適に作業できるようになっています。
株式会社RECEPTIONIST｜サブスクのフォンブースで快適性アップ
移転時に需要の高まっていたフォンブースの導入と明確なゾーニングにより利便性を高めた事例です。家具はできるだけ従来のものを活用しつつ、新調するフォンブースの一部はサブスクリプションで対応し、初期費用を軽減することができました。
まとめ
フリーアドレスは、IT技術の浸透や働き方の多様化の影響を受けて、多くの企業で注目されています。従来の固定席に比べて自由度が高い分、私物の管理やチームの連携が難しいといった懸念点もあります。
フリーアドレスを導入を成功させ、効果的に運用するためには、自社に適したオフィスレイアウトや設備の設置が必要です。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。フリーアドレスと相性の良いオフィス家具のサブスクを採用しており、組織規模や予算に応じた柔軟な提案が可能です。自社に最適なフリーアドレスの実現に向けて、まずは下記よりお気軽にご相談ください。
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