フリーアドレスは、感染症対策や働き方の多様化などの社会的な流れを受けて注目されているオフィス形式です。自由度が高いなどメリットが多い一方で、導入・運用にあたって課題やリスクもあるため、自社に適した運用方法を計画的に考える必要があります。

この記事では、フリーアドレスの特徴から導入するメリット・デメリット、失敗しないコツまで詳しく解説します。フリーアドレスの導入を検討している企業や総務担当者の方はぜひ参考にしてください。

フリーアドレスとは?

「フリーアドレス」とは、社員が固定席を持たず、自分で場所を選んで勤務するオフィス形式のことです。フリーアドレスという言葉は、1987年に清水建設の技術研究所が提示したとされています。

図書館の閲覧テーブルや学習塾の個別学習デスクのようなイメージで、ノートパソコンなどを活用しながら、業務内容によって自分の座席を決めることが可能です。席が固定されていない職場での働き方やワークスタイルそのものを指して使われる場合もあります。

1. フリーアドレスの導入が増加している背景

フリーアドレスを導入する企業が増加している背景には、IT技術の進展や働き方改革などの社会的な影響があります。

従来の職場では、自分用の固定席があり、固定電話やデスクトップパソコンを使って仕事をするスタイルが一般的。紙の書類が主流で、収納するための引き出しや机の上のファイルも必要でした。

しかし、ここ数十年に渡るデジタル技術の進化により、モバイルツールやネットワーク通信が普及し、物理的障害となる要因が削減されています。同時に、書類からデジタルデータやクラウド管理への移行が一気に進み、固定席の必要性が薄まっています。

また、政府が推奨する「働き方改革」においてテレワークが推進されるなか、オフィス外で仕事をする働き方が広まっています。働く場所の選択肢が増えるとともに、オフィスのあり方が見直され、社員人数の変化に柔軟に対応しやすいフリーアドレスに注目する企業が増えているのです。

2. ABWとフリーアドレスの違い

フリーアドレスと似た意味で使われる言葉に「ABW」があります。ABWは「Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)」の略で、仕事内容に合わせて働く場所を変える働き方のことです。オランダの企業が社員のパフォーマンス向上を目的として導入したのがきっかけとされています。

フリーアドレスとABWの主な違いは、勤務場所の範囲です。フリーアドレスは社内で自由に仕事ができるよう固定席を排除するワークスタイルで、オフィスのコスト削減を目的とするケースも多く見られます。

一方、ABWは社内外問わず作業に適した場所を自由に選べるワークスタイルを指し、従業員個人の労働環境作りが主な目的です。集中したいときは生活音や周囲の会話が気にならないような部屋を使う、グループで話を進める際には会議室に集まる、というようなフレキシブルな働き方が実現しています。

ABWの前段階として、オフィス内の固定席を排除するフリーアドレスを取り入れる方法も有用です。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスによる得られるメリットは、オフィスコストの削減だけに留まりません。ここでは、フリーアドレスの特徴やメリットについて詳しく紹介します。

1. 柔軟にレイアウトを変更できる

フリーアドレスを導入することで、オフィスレイアウトを柔軟に変更できます。時間ごとの使用率に応じて必要な座席を確保して、外回りやテレワークなどで出勤していない従業員の分の座席スペースを空けられるので、限られたオフィスのスペースを有効活用することが可能です。

個人用のデスク数を減らすことで空いたスペースに個人ロッカーや共同収納を設置する、大きな1つの会議テーブルを置いて複数人でシェアする、といった使い方ができるでしょう。

2. 社内コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスでは、他部署の人物と接する機会が増えるため、社内コミュニケーショの活性化につながります。自分の席が日々変わるため、さまざまな人の近くで仕事をすることになり、プロジェクトやチームでは関わらない人とのやり取りが増えます。

日常業務では関わることの少ない社員とのやり取りによって、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟化されます。結果、全社的なつながりが生まれ、長期的な企業利益や生産性の向上に役立つと考えられます。

3. アイデア創出・イノベーションを促進する

フリーアドレスを導入すると、毎日好きな席に座り、さまざまな部署やポジションの人と触れ合う時間が増えます。固定席の環境では浮かばなかった斬新なアイデアの創出やイノベーションの促進も期待できます。

業務の内容やプロジェクトの進行フェーズにより席を替えることで、関わりの薄かったチームや部署のメンバーとも意見交換できる機会が増えます。その結果、部署やチームを越えたコラボレーションや、新たな発想の創造を後押しでき、企業組織や事業の価値の向上につながります。

4. スペースコストを削減できる

スペースコストの削減を目的としてフリーアドレスを導入する企業も多く見られます。フリーアドレスのオフィスでは、在席率を把握してデスクの数を決めることが可能です。固定席を減らした分、オフィス面積を狭くしても問題なく運用できます。

空いた座席分のスペースを、会議室やコミュニケーションエリアといった他の用途に活用することで、オフィス内の活性化などの効果も期待できます。また、フリーアドレスはオフィスレイアウトの柔軟性が高いため、社員の増減や部署異動に伴うレイアウト変更や設備の移設にかかる工事費用も節約できます。

5. 従業員の主体的・自律的な行動を促す

フリーアドレスの環境下では、従業員の主体的かつ自律的な行動を促す効果が期待できます。従業員が、自らが集中しやすい場所や作業に適した席を選ぶため、主体的に考え行動する姿勢を後押しすることが可能です。

固定席の場合、同じ席に座りルーティーン業務をこなす日々の繰り返しで、生産性や業務改善といった視点が欠如してしまう可能性があります。フリーアドレスによって、どこに座るか、席で何の仕事をするのか、周りの人とどう関わるかなどを、自分で考えるきっかけが生まれます。

6. デスク・オフィスのクリーンを実施しやすい

フリーアドレスでは、私物を置くことができない分、デスクやオフィスのクリーニングを実施しやすいというメリットがあります。離席時や退社時にデスクの書類やパソコンなどの荷物を片付けることは「クリアデスク(クリーンデスク)」と呼ばれ、フリーアドレスオフィスでは必須の作業です。

クリアデスクの習慣化によって、目の前の仕事に集中でき、作業効率の向上が見込めます。また、仕事が終わったら次に使う人のために机の上を何もない状態にすることで、個人情報書類やUSBの紛失や盗難、情報漏えいといったリスクを軽減できます。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスにはメリットが多いものの、デメリットも存在します。実際に、フリーアドレス導入がうまくいかずに廃止してしまう企業も少なくありません。ここでは、フリーアドレスのデメリットについて解説するので、効果的なフリーアドレスの運用に向けて理解しておきましょう。

1. 誰がどこで何をしているのか把握しにくい

フリーアドレスは座席を自由に決められる分、誰がどこで作業をしているのか把握することが難しい状況を作り出します。固定席の場合、座席表を見れば席がわかり、不在かどうかも一目瞭然です。しかし、フリーアドレスだと特定の人に会えるまで探し歩く必要があります。

メールやチャットツールを使って解決できる場合、支障はありませんが、直接話をしたい場合はハードルとなるでしょう。また、電話の取次や来客時の呼びかけなどにも手間取る可能性があります。

2. コミュニケーション不足になるケースがある

フリーアドレスのメリットである「部署やチームの垣根を越えたコミュニケーションの活性化」が裏目に出る可能性もあります。好きな場所に座って仕事ができるフリーアドレスの環境下では、同じ部署やチームであっても離れて座ることが可能です。

その結果、必要最低限のコミュニケーションまで不足するリスクが出てきます。特に、一人で淡々と仕事ができてしまう職種やポジションで起こりやすいでしょう。

3. 部署・チーム内の連携が取りづらい

フリーアドレスによるコミュニケーション不足に関連して、部署やチームの連携が取りづらくなるリスクが挙げられます。部署やチームごとに座席が決まっている従来型と異なり、フリーアドレスでは隣に座る人が毎日変わるため、上司や同僚、後輩の仕事ぶりを目にできる機会が減るでしょう。

上司は部下の仕事を見守ってタイミング良く指導ができず、人材育成の妨げにつながる可能性があります。一方、部下は先輩や上司に相談や質問があっても、まず居場所を探すところから始めなければならず、業務効率の低下を招く可能性も考えられます。

4. 私物・仕事道具を保管しにくい

フリーアドレスの導入に伴い、今まで自分の固定席に置いていた私物や仕事道具の保管に困ることがあります。フリーアドレスのデスクは社員共用であり、引き出しなどの収納は付いていない場合がほとんどです。

とはいえ、デスクに収納できない仕事で使う書類や道具を、移動する度に持ち歩くとなると現実的ではないでしょう。書類や資料を多く使用する職種の場合、管理が負担となりやすいうえ、社外秘資料や個人情報の紛失や情報漏えいといったリスクも高まります。

5. 人によっては集中しにくい

フリーアドレス制で座る場所や隣の席が毎日入れ替わることで、集中しにくくなる可能性も考えられます。周りの会話や電話の声、オープンスペースにおける雑音などが、集中力や作業生産性の低下を招くこともあるでしょう。

毎日違う席でリフレッシュできる人がいる一方で、固定席がなく環境が変わると落ち着かない人もいます。特にコミュニケーションに苦手意識を持つ人にとっては、これまで接点がなかった人と、一から関係を構築しなければならない状況は大きなストレスになるでしょう。

6. メンバーが固定化されやすい

フリーアドレスでは、自由に席を選べるとはいえ、自分のお気に入りの場所に固定化してしまうこともあります。仲の良い社員の近くに固まって座るなど、座席が固定化されてしまうと、風通しの良さや交流の活発化といったフリーアドレスのメリットが得らません。

居心地のいい席ができることは仕方がありませんが、フリーアドレスを有効活用するためには、いつも同じ場所に座ることは避けたいところです。お馴染みの顔ぶれが毎日集まるような固定席オフィスと変わらない状況を回避するために、座席づくりやルールの整備が必要です。

7. 組織への帰属意識が低下する

固定席からフリーアドレス制への移行により、企業という組織への帰属意識の低下を招くリスクがあります。毎日同じ席に座って、同じ環境で働くことは企業の一員としての帰属意識を生み出す重要な要因であり、固定席はその維持に貢献しています。

フリーアドレスでは、自由に席が移動でき、周囲のメンバーも日々入れ替わります。その結果、チームとしての結束力や愛着心が低下する可能性があるでしょう。実際にフリーアドレス導入を検討するうえで、その点を懸念する企業も見られます。

8. セキュリティリスクが高まる

フリーアドレスは座席や私物の流動性が高い分、セキュリティリスクも高まります。フリーアドレス用のデスクは、基本的に引き出しやキャビネットが付いていないため、収納ができません。私物や書類がデスクの上に置きっぱなしだと、紛失や盗難が懸念されます。

加えて、席を利用する人が社員かどうか、区別がつきにくいというデメリットもあります。特に、大企業や社内外の人の出入りが多い企業では、社員と社外の人間との識別が難しくなり、セキュリティ上の課題が生じます。

フリーアドレス導入を成功させるためのポイント

ここからは、フリーアドレスの導入を成功させるためのポイントを詳しくみていきましょう。フリーアドレス導入は失敗するケースもあるので、ワークスタイルの特徴を理解して計画的にスタートすることが大切です。成功の秘訣を把握して、自社でのフリーアドレス導入にお役立てください。

1. 座席をリアルタイムで把握するためのルール・仕組みを導入する

フリーアドレスでは、社員の座席をリアルタイムで把握できるルールや仕組みを取り入れましょう。固定席と異なり、フリーアドレスは誰がどこにいるか社員の在籍を確認しにくいため、直接のやり取りや取次がスムーズに行えず、業務の進捗に支障を来す可能性があります。

解決方法としては、座席把握に役立つツールの導入がおすすめです。例えば、半径約30mの範囲にBLE信号を発信できる「ビーコン端末」をオフィス内に設置し、専用アプリをインストールした個人のスマホと連動させることで位置確認を行う方法があります。

他にも、Webブラウザ上でオフィスの座席予約や居場所の登録ができる座席管理ツール、社内携帯電話やチャットツールなどのコミュニケーションツールも有用です。

2. ペーパーレス化を実現する

フリーアドレスで課題となりやすい書類を減らすために、紙資料のペーパーレス化を進めましょう。書類を電子データ化することで私物が減るため、席の移動に伴う負担が軽減できます。また、チームや部署における共有管理の手間が省けるうえ、書類の紛失や盗難などのトラブルも防げます。

クラウド上に保管することで、オンライン上でいつでもアクセスできるため、テレワークにも有利です。日頃からペーパーレスを運用しておくと、印刷や書類の廃棄コストを削減できるうえ、書類保管用のスペースを有効活用できます。

一定期間保管するよう法律や規定で定められている書類以外で、実物の保管が不要な書類はスキャンして電子化しましょう。電子契約書や電子署名の活用も役立ちます。

またフリーアドレスの収納についてはこちらの記事でも紹介しています。

3. 用途別のスペースを設置する

フリーアドレスを効果的に運用するためには、用途別スペースの設置が大切です。集中ブースやミーティングスペース、リフレッシュスペースといった空間を作ることで、集中できない状況やストレスの回避に役立ちます。

集中して作業したいときには、パーソナルブースや個室ブースなどの集中ブースを使うことで、周囲の音を遮断して業務効率を維持できます。オンラインミーティング用のスペースは、会議中に周囲の会話や雑音が侵入することへの対策だけでなく、守秘義務内容の話し合いに適した音漏れリスクのない部屋としても有用です。

リフレッシュスペースは、単なる休憩室としてだけでなく、心身をリフレッシュして仕事のメリハリを付けられる空間です。生産性の向上やコミュニケーションの活性化に加えて、新しいアイデアや発想の創出につながります。

完全個室や半個室が難しい場合は、間仕切りや遮音性のある個別ブースなどの設備を利用しましょう。

4. 私物の収納環境を整備する

フリーアドレスをスムーズに導入するためには、私物や資料の収納環境を整備する必要があります。仕事に必要な資料や私物を、自分の席まで毎日持ち運ぶとなると負担がかかってしまいます。また、置き場所が決まっていないと、誤って捨ててしまう、紛失してしまうといったリスクも出てきます。

フリーアドレス制を採用している多くの企業では、私物収納用の鍵付きロッカーを設置しています。個人ロッカーは、貴重品や個人情報書類をプライバシーに配慮して保管可能です。また、コートハンガーや大人数用のクロークを使った専用の共有スペースも役立ちます。

5. 備品・文房具は共有する

私物や書類の整理と並行して、可能な範囲で備品や文房具を共同管理に切り替えましょう。社内や部署、チームの全員が使う共有備品を個人のものと分けることで断捨離ができ、クリアデスクや整理整頓がしやすくなります。

個人の私物を収納できる個人ロッカーとは別に、共有備品や文房具用の収納スペースを確保して、利用ルールを設定しましょう。分類があいまいなまま運用し始めると、どこに何があるかわかりづらくなり、業務効率が低下する可能性があります。事前に備品の種類や量を把握して、適した家具を設置し、わかりやすく収納しましょう。

6. 職種・業務内容に応じたデスク配置を採用する

フリーアドレスを導入する際は、職種や業務内容に応じてデスクを配置する必要があります。一般的なオフィスデスクは、個別スペースや集中ブースに適しています。一時的な出社やグループ作業などには、柔軟性のある大きなサイズのテーブルがおすすめです。

作業用デスクには、ノートパソコンやモバイルWi-Fi接続用の配線カバーやコードホールがあると便利です。スタンディングテーブルやローテーブルなどは、リフレッシュスペースに向いているでしょう。

デスクのレイアウトは、在席率や動線を考慮して決める必要があります。フリーアドレス向けの種類としては、向かい合わせのデスクをジグザグに配置する方法や、背中合わせの背面式などです。

企業が考えるフリーアドレスの意義や目的によって、最適なオフィスのレイアウトは異なるうえ、業務と並行して自分たちだけで進めようとしても限界があります。オフィス施工の実績がある業者に相談しながら決めていくと良いでしょう。

7. 必要に応じて一部固定席・グループアドレスを採用する

フリーアドレスに向かない職種や業務もあるので、必要に応じて部分的に固定席やグループアドレスを採用することも検討しましょう。

グループアドレスは、全社的ではなくグループの範囲で席を自由化するフリーアドレスの種類です。部署やチーム単位で席を選べるため、特定のメンバーで集まって業務をする必要がある場合に向いています。また、フリーアドレスの良さは活かしつつ、結束力や帰属意識の低下を防げるというメリットもあります。

フリーアドレス導入が必ずしも適さない部署として、経理部署や機密情報を扱う部署、ヘルプデスク、エンジニアなどの技術職が挙げられます。これらの部署は在籍率が高いうえ、社内でやり取りやワークスペースを必要とする業務が多く見られます。必要な道具や書類も多いため、固定席の方が業務効率は高まるでしょう。

8. フリーアドレスに適したオフィス家具を導入する

デスクに加えて、フリーアドレスに適したオフィス家具を揃えて働きやすいインテリアを構築しましょう。主な家具としては下記があります。

  • 作業デスクと椅子(オフィスデスク用椅子、カウンター用ハイチェア、カフェスタイルの椅子など)
  • 私物や資料を収納する個人ロッカー
  • 共用備品や文房具を収納する共用収納
  • 個別スペースのパーティションや仕切り
  • リフレッシュルーム用のソファ
  • 会議用のプロジェクターや小型ホワイトボード

最低限必要なオフィス家具に加えて、視線を遮断するための観葉植物や仕切りがあると快適な空間づくりに役立ちます。また、ミーティングルームや集中ブースでは騒音を遮断する防音対策も必要です。

9. オフィスのセキュリティ対策を強化する

フリーアドレスでは、セキュリティ対策は入念に行いましょう。座席が毎日変わるため、社内に部外者がいても気付けない可能性があります。また、座席を離れる際のノートパソコンの放置やロックのかけ忘れによって、盗難や情報漏えいのリスクも出てきます。

セキュリティリスクには、入口の監視・防犯カメラの設置や入退室管理システム、社員用パソコンのパスワードロックなどが代表的な対策方法です。ノートパソコンやUSB、入退館用のICカードなど個人での管理や対策はもちろん、機密資料の保管場所の共有や責任者の明確化を行い、部署やチーム単位での防犯対策を取り入れる必要があります。

企業側は、セキュリティリスクについて従業員に注意喚起を行うとともに、万が一紛失してしまった場合の悪用防止対策を講じることが大切です。オフィスに必要な対策を一括で設置できるセキュリティサービスもあるので、オフィスの規模や必要性に併せて検討しましょう。

10. 運用ルールを全従業員に徹底する

フリーアドレスを導入する際には、運用ルールを明確にし、利用する全従業員に周知しておくことが大切です。

運用ルールを策定する際には、オフィスを利用する従業員の意見を聞き入れ、双方が同意したうえで決定しましょう。管理職や経営層が一方的に発信すると、実際の使用時に不便が生じる可能性があります。固定席やグループアドレスの必要性と併せてルールを話し合うことで、スムーズな運用につながります。

フリーアドレスで決めるべきルールとしては、個別デスクや収納、共用スペースに関する決まりが挙げられます。作業終了時や退社時のクリアデスクに加えて、使用中も不要物が散乱しないよう個人ロッカーに収納できる私物や資料のリスト、共有で使うもののリストを作成しておくと、現場の整理整頓に役立ちます。

また、リフレッシュスペースや休憩エリアは多くの人が出入りするため、ゴミ箱や収納棚を設置するなど、利用者同士できれいな状態を維持できる工夫が効果的です。

フリーアドレス導入でお困りなら「ソーシャルインテリア」にご相談を!

フリーアドレスは、IT技術の浸透や働き方の多様化の影響を受けて、多くの企業で注目されています。従来の固定席に比べて自由度が高い分、私物の管理やチームの連携が難しいといった懸念点もあります。

フリーアドレスを導入を成功させ、効果的に運用するためには、自社に適したオフィスレイアウトや設備の設置が必要です。

ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。フリーアドレスと相性の良いオフィス家具のサブスクを採用しており、組織規模や予算に応じた柔軟な提案が可能です。自社に最適なフリーアドレスの実現に向けて、まずは下記よりお気軽にご相談ください。