フリーアドレスオフィスの収納は?私物や書類管理の課題を解決!

フリーアドレス制とは、決まった自分の席を持たず、日によってデスクの場所を変えながら仕事をするスタイルです。外出が多い営業職、テレワークの頻度が高い職場では、フリーアドレス制を導入しているところも多いのではないでしょうか。一方、自分専用のデスクがないフリーアドレスオフィスのよくある悩みのひとつに、収納の問題が挙げられます。

フリーアドレスについてはこちらの記事でも取り上げています。

本記事では、私物の置き場や書類管理など、課題別の解決策を紹介します。また、フリーアドレス制の効果を高めるためには、オフィスのレイアウトも重要です。フリーアドレス制を導入した企業の成功事例についてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

フリーアドレス制を導入するメリット

フリーアドレス制を導入するメリットとしては、主に以下の5つが挙げられます。

・オフィスで働く人数の変動に対応しやすい

・省スペースになる

・プロジェクトごとに席替えができる

・社内コミュニケーションが活発化する

・デスクをきれいに保ちやすい

働き方が多様化しているなか、オフィスのあり方も変化しています。フリーアドレス制は、テレワークや外回りで不在となっている人がいても、スペースを無駄にすることなく対応することができます。毎日終業時に、デスクの上の私物を片付けなければならないため、デスクはもちろん、オフィス全体をきれいに保ちやすくなるでしょう。

また、席が固定されていないので、プロジェクトに合わせて自由に席替えできる点もメリットです。仕事に合わせて最適な場所で作業することで、社内コミュニケーションの活性化や新しいアイデアの創出も期待できます。

フリーアドレス制での収納に関する3つの課題と解決策

フリーアドレス制での収納に関する課題として、以下の3つが挙げられます。

・収納スペースが不足する

・仕事道具・資料の持ち運びが大変

・貴重品や機密書類のセキュリティリスクの心配がある

ここからは、それぞれの解決策について紹介します。

課題1. 収納スペースが不足する

フリーアドレス制の場合、決まった席がないため、一般的なオフィスのようにデスクに仕事道具・文房具・私服・荷物などを置くことができません。よって、収納スペースが足りなくなるケースがあります。

解決策:私物管理は個人ロッカーを使用

自席を持たない場合、貴重品や手荷物を収納できる個人ロッカーの設置は必須です。動線を考えながら、オフィスの出入口近くや、人通りの少ないエリアに設置しましょう。オフィスと調和するカラー、圧迫感のないすっきりとしたデザインがおすすめ。

また、貴重品を管理することになるため、セキュリティがしっかりとしたアイテムを選ぶことが重要です。パソコン・重要書類などの一部の仕事道具も収納できるよう、従来一般的に使用されてきた個人用ワゴンと同程度の収納力があると安心でしょう。

解決策:衣類は共有ロッカーやハンガーラックを使用

冬物コートやジャケットなどの衣類は、個人ロッカーではなく共有スペースで管理します。少人数の場合はオープンタイプのハンガーラックでも問題ないですが、人数が多いとごちゃごちゃした印象となるため、しっかり隠すことができる共有ロッカーがおすすめです。共有ロッカーに貴重品は収納せず、誰でも手軽に開閉できるようにしておきます。

共有ロッカーやハンガーラックのスペースを確保できないオフィスでは、ハンガー付きオフィスチェアの併用も検討してみましょう。ジャケット程度

の丈感であれば、椅子に衣類をすっきりとかけておくことができます。

解決策:共有できる文具・消耗品はオフィス内で一括管理

共有で使用できる備品を一括管理することで、限られた収納スペースを有効活用することが可能です。ペン・ペンケース・メモ帳・はさみなどの文具や消耗品を共有することにより、オフィス内のものを減らすこともできるでしょう。

一括管理する場合は、どの席からもアクセスしやすいオフィスの中心エリアに保管スペースを設置します。個人ではなくオフィス全体で管理することで、購買コストの削減、文具・消耗品を補充する手間の軽減も期待できます。

解決策:書類はペーパーレス化を推進

ペーパーレス化を推進することで、紙の収納場所を節約することができます。「書類がどんどん溜まってしまう」という職場は、運用ルールを作って、定期的に処分することが重要です。

一定期間保管しておかなければならない書類は、電子化することで、省スペース化が実現できます。ただし、緊急性の高い書類、現物が重視される書類など電子化に向いていないものも存在するため、注意が必要です。フリーデスク・フリーアドレス制だからこそ、従業員同士で書類を共有しやすい環境を整えて、業務効率化につなげていきましょう。

課題2. 仕事道具・資料の持ち運びが大変

自席があれば、引き出しやデスク下の個人用ワゴンに仕事道具を収納することができるので、すぐに業務に取りかかることができます。しかし、フリーアドレス制を導入すると、仕事に必要な道具を毎回デスクまで持ち運ぶ作業が生じてしまいます。

解決策:モバイルワゴンを活用

キャスター付きのモバイルワゴンを活用することで、どの席に座ってもすぐに仕事をはじめることができます。使用する書類や業務ツールが多い場合は、モバイルワゴンを導入することで、持ち運びの手間を軽減できるでしょう。

ただし、従業員全員のモバイルワゴンを用意してしまうと、モバイルワゴン自体を収納するスペースを確保しなければなりません。プロジェクトごとに貸し出す、チームで一台を共有するなど、運用を工夫してみましょう。

解決策:社内用の持ち運びバッグ・道具箱を活用

仕事道具の準備を効率化するためには、社内用の持ち運びバッグの活用もおすすめです。持ち運びバッグは、モバイルワゴンよりも小さいサイズが一般的で、充電器や文具などの小物をまとめて移動させるのに便利です。

持ち運びバッグを使う場合は、個人ロッカーにそのまま入るサイズのものを用意しましょう。業務ごとに複数のバッグを作っておくと、その日の仕事に合わせて持ち運びやすくなります。

解決策:一時的な収納スペースとしてフリーワゴンを設置

フリーワゴンとは、扉や蓋のついていないオープンタイプのワゴンです。フリーアドレスの各席に設置することで、持ち運びバッグや私物を一時的に収納できます。フリーワゴンがあることで、荷物をひとまとめて保管しやすくなるため、席を変えての打ち合わせが多い場合でも職場にもおすすめです。

また、気軽に移動しやすくなることで、従業員同士の交流の活性化も見込めます。ただし、フリーワゴンを快適に使うためには、十分な通路幅を確保することも重要です。

課題3. 貴重品や機密書類のセキュリティリスクの心配がある

フリーアドレス制は、決まった自分の席がない分、セキュリティリスクが生じやすくなります。貴重品の紛失や機密情報の漏洩などが課題として挙げられており、トラブルを未然に防ぐための対策を行う必要があります。

解決策:鍵付き収納の設置

貴重品や機密書類が収納されている個人ロッカー・モバイルワゴン・共有キャビネットは鍵付きのものを採用しましょう。個人で使用するものは、キーレスのダイヤル式ロッカーでも問題ありませんが、共有キャビネットなど複数人で使用するものは、鍵で開閉できるタイプがおすすめです。

複数人が使用するキャビネットなどは、管理責任者を決めておくことで、セキュリティを高めることができます。鍵を貸し出す際に、日付や名前を記帳することで、従業員のセキュリティ意識の向上も期待できるでしょう。

解決策:業務内容によって固定席を採用

フリーアドレス制は、日常的に機密書類を扱う仕事には向いていません。すべての職種でフリーアドレスを導入するのではなく、業務内容によって固定席を採用する方法もあります。

たとえば、社内外の個人情報を取り扱う人事部門、製品に関する社外秘の情報を取り扱う企画・開発部門などは、決まった席があった方が安心です。オフィス内を完全にフリーアドレス制にするのではなく、自社に適した柔軟な形で導入することがポイントです。

解決策:入室管理の強化

収納スペースが十分ではないフリーアドレス制では、昼休みやちょっとした休憩の際、机のうえにパソコンや書類を置いたまま離席することもあるでしょう。固定席であれば、チームに関係ない人がデスク付近をうろうろしていると不自然に感じられますが、フリーアドレスオフィスでは、他部署の人間や社外の人が出入りしても気が付かない可能性があります。

フリーアドレス制では、オフィス内の自由度が高くなる分、オフィスに入るまでの入室管理を強化することが重要です。メインゲートに加えて、各フロアごとにセキュリティシステムを導入するなど、関係者以外が簡単に立ち入れない環境を構築しましょう。

フリーアドレス制の成功には「レイアウト」も重要!

フリーアドレス制が失敗する理由としては、「いつも同じ席に座ってしまう」「チーム内のコミュニケーションが不足する」「誰がどこにいるのか把握しづらい」などが挙げられます。フリーアドレスを導入したものの、思ったようなパフォーマンスが発揮できなかったため、廃止した企業もあります。

フリーアドレス制を成功させるためには、オフィスや業務にマッチするレイアウトが重要です。自由に座ることができるデスクスペースだけではなく、集中ブースや雑談スペースの設置、機能的なオフィス家具の導入、継続的に検証・改善の実施など、業務効率化を促進できるオフィス構築を目指しましょう。

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