生産性がアップする？オフィスレイアウト変更の流れとポイントを解説！
オフィスの適切なレイアウト変更は、業務の生産性向上や従業員間のコミュニケーション増加など、会社と従業員双方にさまざまな良い影響があります。
とはいえ、会社のレイアウト変更は準備することも多く、何から始めるべきか分からないことも多いものです。「そもそもやるべきかどうかも決めかねている」という企業もあるでしょう。
そこでこの記事では、オフィスのレイアウトを検討している担当者様向けに、変更のメリットや具体的な流れ、依頼先の選び方などを紹介していきます。
目次
オフィスのレイアウト変更をするメリットとは
オフィスのレイアウト変更は、会社の売り上げに直接的に関係してくるわけではなく、必須ではないこともあります。そのため、後回しにされることも多いものです。しかし、レイアウト変更には多くのメリットがあり、職場の問題解決や業務の改善に繋がることも。
それでは、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく確認してみましょう。
1 業務効率の向上
レイアウト変更によるメリットの一つが、業務効率の向上です。業務の成果は個人の能力による部分も大きいですが、環境を整えることで、より力を発揮できるように改善できることも多いものです。
例えば、各従業員のワークスペースを、職種ごとに適したレイアウトに変更することで、業務がより円滑に進むケースがあります。個人で担当業務を黙々とこなす仕事であれば周囲からの視線を感じにくい配置が、チームの連携が必要な仕事であればお互いの顔が見える配置が適しています。
2 社内コミュニケーションの活性化
従業員間のコミュニケーションをより活発にし、明るく和気あいあいとした職場にしたいときも、レイアウト変更が効果的です。
例えば、職種ごとに分けていたデスクを撤廃し、フリーアドレス制を導入すると、普段交流のない従業員とコミュニケーションが生まれやすくなります。従業員全体で話しやすい環境を作れれば、職場の雰囲気も明るくなります。異なる職種間で交流が増えることから、業務において思わぬ知識やスキルの掛け算も生まれるかもしれません。
3 業務スペースの有効活用
オフィスのスペースを有効活用できるようになるのも、レイアウト変更の大きなメリットの一つです。レイアウトを見直すことで、限られたスペースをより効果的に活用できるようになります。
最近では、出社前提だった職場環境が、リモートワークメインに変化したことで、以前ほどのワークスペースやデスクが必要なくなることがあります。こうしたケースでは、現状には広すぎるワークスペースのコンパクト化や、間仕切りを設け休憩スペースや倉庫に転用するといったレイアウト変更が可能です。
オフィスのレイアウト変更の流れ
実際にオフィスのレイアウト変更を検討する際、計画から完了までは、おおむね次のようになります。
- 改善点を洗い出してレイアウト変更イメージを明確にする
- 変更イメージを実現できる会社をピックアップする
- 各社の提案を比較し選定する
- 計画が決まれば社内案内する
- レイアウト変更の作業を開始する
それぞれ何をすればよいか、詳しく見てみましょう。
1 改善点を洗い出してレイアウト変更イメージを明確にする
レイアウトの変更を検討するからには、何かしら理由やきっかけがあったはずです。まずは、現状のオフィスが抱える問題を洗い出し、簡単に希望とレイアウトの変更イメージをまとめてみましょう。
オフィスに潜む問題を掘り起こして整理するには、総務など担当部門だけでなく、従業員全体の意見を聞くと効果的です。例えば、社内アンケートを利用すると、職場環境に不満はないか意見を集めることができます。
本格的なレイアウトデザインは、依頼先の会社との打ち合わせで決定します。この段階ではおおまかな方向性と、簡易的な変更案を明確にしておきましょう。
2 変更イメージを実現できる会社をピックアップする
次に、変更イメージを実現してくれる会社をいくつかピックアップします。レイアウト変更を請け負っている会社はさまざまで、例えば、次のような特長があります。自社に合った会社を選ぶことが大切です。
- 他社と比較して料金が安い
- レイアウト設計から家具・設備の調達までまとめて依頼できる
- デザイン力が高くおしゃれなオフィスの構築に強い
- 大手との取引実績があり安心感がある
依頼先の会社はインターネットで探せます。グループ会社や取引先から紹介を受けるのも選択肢の一つです。依頼先を選ぶ基準は後ほど紹介しますので、そちらも参考にしてください。
3 各社の提案を比較し選定する
ピックアップした会社から、見積りとデザイン案を取り寄せて比較してみましょう。ここで大切なのは、見積の料金が安ければ良い、というわけではないことです。
例えば、安くおしゃれなレイアウトをデザインしてくれても、従業員の移動動線や仕事のしやすさを無視した提案だと、現実に即しているとはいえません。大切なのは「自社にとっての」コストパフォーマンスです。
打ち合わせの際の対応も比べてみましょう。限られた予算のなかで「できること」「できないこと」を明確にし、より良い案を提示してくれる会社なら、効果的なレイアウトの変更が期待できます。
4 計画が決まれば社内案内する
依頼先の会社と打ち合わせ、計画が決まったら社内向けに案内を出します。通常業務に支障が出ないよう、早めに告知しておくことが望ましいです。
変更の規模が大きい場合は、施工中は仮オフィスに移転しなければなりません。仮オフィスの手配と、従業員の移動の準備を忘れないようにしましょう。この場合、郵便物の転送や取引先への連絡も早めに行います。「いつまでに」「どのような準備」が必要か、計画段階で整理しておくと後がスムーズです。
5 レイアウト変更の作業を開始する
設備の搬入・移動など実際の作業は依頼した会社が手配してくれますが、備品の管理や作業に漏れがないかの確認は自社で行う必要があります。とくに、レイアウト変更にともない備品を紛失するケースは少なくないため、変更の前後で確認が必要です。定期的に行う棚卸しをこのタイミングでやってしまうのも一つの方法です。
変更後は、変更前のオフィスの問題を解決できたか確認しましょう。アンケートなどで、従業員からフィードバックを受けると改善したかどうか分かりやすくなります。
おすすめのデスクレイアウトパターン6選
ワークスペースのレイアウトを変更する際はどのような形が業務に適しているかを考える必要があります。参考に、オフィスでよく見られる6つのレイアウトパターンを見てみましょう。
1 グループ作業がしやすい「島型」
日本企業のオフィスではよく見られる定番レイアウトで、チームで業務に当たるときや、プロジェクト単位でメンバーが固定されているときによく採用されるのが島型です。複数のデスクが集まった「島」がオフィス内に点在する形になります。
デスクがまとまって配置されることから、狭いオフィスを有効活用できるメリットがあります。一方で、グループ外のメンバーとは交流しにくくなる点がデメリットです。チームや部門が固定されており、グループ外への人員の異動があまりない、という職場に適しています。
2 定形業務向き「スクール型/並列型」
学校のように、デスクが横並びになっていて一つの方向を向いているレイアウトはスクール型、または並列型と呼ばれます。向かいに同僚の目がないため、作業に集中しやすいのが特長です。メンバーの視線の方向が同じであるためセミナーや業務報告がしやすく、プロジェクターの利用とも相性が良いレイアウトです。
集中しやすいメリットがある一方、両隣の人以外とはコミュニケーションを取りづらいことが欠点となります。どちらかというと個人で黙々と仕事をするタイプの職種に向いています。従業員同士の自然な交流は生まれにくい点に注意してください。
3 スペースを有効活用できる「フリーアドレス型」
各従業員が固定のデスクを持たず、好きな位置で仕事ができるのがフリーアドレス型です。リモートワークメインの職場や自由出社制を導入している職場では、デスクの数を減らすことができるため、広くないオフィスでもスペースを有効活用できます。
大き目のデスクをシェアするケースが多く、打ち合わせがよくある職場や部署を超えたやり取りがある企業に向いたレイアウトです。また、必然的にデスクに私物を大量に置けなくなるため、整理整頓もしやすい環境になります。ただし、座席が固定の場合と比べ、チーム内で作業の進捗を確認しにくい欠点があります。この場合、別途進捗管理ツールを導入するなどの工夫が必要です。
4 個人作業で集中しやすい「ブース型」
デスクごとに仕切りをもうけたタイプがブース型です。周りの視線を気にせず作業ができるため、クリエイティブ系の職種や個人作業が多い職種に向いています。昨今重要性が増す感染対策にもなるレイアウトです。
各従業員に集中できるスペースを提供できる一方、どうしても従業員間のコミュニケーションは取りづらくなります。また仕切りを設ける分、費用も他のレイアウトと比べると高くなる傾向があります。なお、パーテーションの透明度や高さを工夫することで、圧迫感の軽減や、コミュニケーションの減少を防げることもあります。
5 グループ作業・個人作業の両方に対応「ベンゼン型/面型」
六角形のワークスペースに、各従業員が外向きに着席するレイアウトがベンゼン（亀甲）型です。同じスペースのメンバーとは背中合わせになる形になります。
個人作業に集中しやすく、近くのメンバーとはコミュニケーションを取りやすいので、個人作業にもグループ作業にもメリットがあります。ワークスペースも広くとれるため、デザインや設計など、紙や大型のモニターを置く仕事に向いています。欠点は、スペースに対する人員の収容効率が低いことです。そのため省スペースのオフィスには向きません。
レイアウトの事例はこちらの記事でも紹介しています。
オフィスのレイアウト変更を成功させるためのポイント
オフィスのレイアウト変更を成功させるには、重要なポイントがあります。オフィスをより効率的に使うために大切になるため、最低限この2点は抑えておきましょう。
1 改善点の洗い出し・変更イメージの決定が最重要
オフィスのレイアウトを、より自社に適した形に変更するには、変更イメージの決定が重要となります。最終的なデザインは依頼先の会社と相談のうえ決定しますが、まずは自社の悩みや理想のコンセプトなどを伝えなければなりません。
- 現状何が問題なのか
- 何のために変更するのか
- 改善したいポイントはどこか
自社に適した提案を受けるためにも、最低限この3点は明確にしておきたいところです。
2 動線はできるだけシンプルにする
従業員にとって、より快適な環境にするために大切なのが、動線を複雑化させず、社内をスムーズに移動できるように設計することです。
例えば、入口から自分のデスクに行くまでに、無関係のエリアや他のチームのブースなどをいくつも通らなければならない設計だと、それだけで移動が少々面倒に感じてしまいます。デスクや設備の配置を考えるときは「このレイアウトにすると、人はどのように動くのか」を整理しながらシミュレーションするのがおすすめです。
オフィスレイアウトの会社の選び方
レイアウト変更を依頼できる会社は無数に存在するため、初めてではどこに頼むべきか迷う担当者様も少なくありません。
そこで、オフィスレイアウトの会社を選定するときに意識したい4つの基準を紹介します。
1 実績が公開されているか
実績が公開されているか、豊富かどうかは非常に重要なポイントとなります。経験の多さはアイデアの引き出しの数に直結するためです。また、自社と類似の事例を経験した会社であれば、イメージも共有しやすくなります。
実績は、各会社のWEBサイトで公開されているほか、提案時に事例の資料を持ってきてもらうようお願いすることもできます。
2 柔軟なニーズに対応できるか
オフィスのレイアウトは会社によって千差万別で、全く同じものはありません。来客も目にする、いわば会社の顔でもあるため「自社だけのオリジナルのレイアウトに柔軟に対応してくれるか」も大切です。
とくに、デザインにこだわりたい場合、自社のニーズをどこまで満たせるかは重要になります。
3 予算内でどこまで実現できるか
予算内で、自社の希望をどこまで叶えてくれるかも大切です。ほとんどのケースで予算は決まっているため、希望を取捨選択しながら、可能な限り理想に近付けるのが、パートナーとなる会社の腕の見せどころです。
良い会社を選べれば、希望に対して予算が不足する場合も、可能な限り対応してくれます。例えば「実用に問題ない範囲で家具のグレードを落とし、その分内装にお金をかける」といった具合に、プランの内容を工夫してくれるでしょう。予算が不足した場合に備え、各希望には優先順位を付けておくことをおすすめします。
4 丁寧なヒアリング・ニーズに合った提案があるか
自社に合ったレイアウトにするには、依頼先の会社と希望やイメージを共有することが大切です。そのため、丁寧にヒアリングしてくれて、要望に沿った提案をしてくれるかも重要です。
一方、ヒアリングをおろそかにされたと感じたら、いったん依頼は保留したほうが良いでしょう。この場合、他社にも見積りを依頼し、すべて出そろってから対応を比較してみることをおすすめします。
オフィスのレイアウト変更で遵守したい3つの法令
大規模なレイアウト変更を行う場合、各種法令に抵触しないよう注意が必要です。注意が必要な3つの法令を見てみましょう。
1 建築基準法
建築基準法では、建物内部における廊下の幅や避難階段の距離など、安全確保のための各設備に関する規定を設けています。
例えば、建物内部の廊下の幅は、移動を円滑に行えるよう、建築基準法により下限が設けられています。両側に居室がある廊下の場合は1.6ｍ、それ以外の廊下の場合は1.2ｍ以上の幅を確保しなければなりません。
小規模のレイアウト変更でも、知らずに実施すると建築基準法違反になる可能性もあるため、施工会社に相談しつつ慎重に進めましょう。
2 消防法
消防法では、おもに火災発生時の安全確保を目的とし、建物の設備に対して様々な規制が設けられています。
例えば、排煙設備は建物の敷地内500㎡につき1つ以上、間隔が30ｍ以上開かない配置での設置が義務付けられています。とくに、オフィスにおいて注意が必要なのが、パーテーションの配置です。消防法上の「防炎壁」にはパーテーションなどの間仕切り壁も含まれるため、数が増減する場合は防煙区画の面積の計算方法が変わります。
こういった面からも、過去の実績が豊富で法令にも精通した会社に依頼するのが安心です。
参考：消防法施行規則第三十条
3 労働安全衛生法
労働安全衛生法は、労働者が安全かつ快適に働けるよう定められた法律です。
この法律に基づき制定された『事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針』では、「快適な職場環境」達成のための目標として、次の内容が掲げられています。
- 臭いや気温や照度などが適切に管理され作業に適した状況であること
- 労働者の心身に過度に負担がかからないよう工夫されていること
- 休憩室などの疲労回復設備が設置されていること
- 洗面所やトイレなどが適切に維持管理されていること
レイアウトを変更する際は、デザイン性だけでなく、従業員の快適性を損なわず、仕事に集中できる職場になっているかも確認が必要です。
参考：事業者が講ずべき快適な職場環境の形成のための措置に関する指針
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オフィスのレイアウト変更は、自社に最適な形を模索し、希望を明確化することが重要となります。ただし、そもそもどんなレイアウトが合っているのか分からない、というケースも少なくありません。
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