オフィス移転は、生産性の向上やコストカットなど、様々な課題解決に繋がる有効な手段です。 しかし、移転を成功させるためには、事前にしっかりと準備しておくことが重要。
この記事では、オフィス移転の目的、一般的な移転の流れ、そして成功させるためのポイントを詳しくご紹介します。
目次
オフィス移転のきっかけや理由には何がある？
オフィス移転には大きなメリットがある一方で、多くの費用や労力を必要とするため、オフィス移転をする目的や理由を明確化させておく必要があります。では、企業がオフィス移転を決めるのはどのような場合でしょうか。
生産性向上
オフィス移転を行う目的の一つが生産性の向上です。
現在の業務内容に合った集中スペースや、リラックスできるコミュニケーションスペースを作るなど、オフィス環境の改善による業務効率化や従業員のモチベーション強化により、生産性の向上が期待できます。
生産性向上や出社したくなるオフィスについては、こちらの記事でも紹介しています。
多様な働き方に対する課題への対応
コロナ禍以後、リモートワークやフリーアドレス制の導入など、多様な働き方を取り入れる企業が多くなりました。それにより、従来のオフィスでは対応できない課題を解決するためにオフィス移転をする場合があります。
リモートワークの普及により、社員の出社率が低下し、オフィスに無駄なスペースが生まれている企業が増えています。また、ABW（Activity Based Working）のような、時間や場所にとらわれずに自由に働く働き方を導入する場合、従来のオフィスでは対応しきれない可能性も。 ABWを成功させるためには、集中できる個室、チームで作業できるスペース、リラックスできるコミュニケーションエリアなど、多様なワークスタイルに対応した新たな設備が必要です。
このような状況を踏まえ、オフィス移転を検討する企業が増えています。 オフィス移転は、単に場所を変えるだけでなく、働き方や企業文化を改革するチャンスでもあるのです。
リモートワークやABWについては、こちらの記事でも紹介しています。
採用・広報活動
交通アクセスの良さ、おしゃれな設備や内装など、働きやすく、働きたいと思える環境は、求職者に強い印象を与えます。
オフィス環境は工夫次第で改善できる場合もありますが、立地が悪い場合は、オフィス移転の検討が必要な場合があります。
採用活動におけるオフィスデザインの重要性については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
人員増加
事業拡大や採用活動、リモートワーク中心の働き方から出社回帰といった変化など、オフィス内の人員増加により場所を確保する必要が出る場合も、オフィス移転の理由となります。増えた従業員の満足度を高めるために、移転の際にはスペースの確保だけでなく、場所やビルの状態も意識しましょう。
新規増床・縮小移転
先の項目で触れた通り、従業員数の増加や事業拡大などで現在のオフィスが手狭になる場合、既存のオフィスの拡大増床や移転により、オフィスの魅力増加や生産性向上に繋がることがあります。
一方、コスト削減を目的とした移転や、リモートワークやフリーアドレス導入による働き方の変化に伴うオフィス面積の縮小も考えられます。
具体的には、オフィスの一部を返却したり、従業員数の減少に合わせた規模のオフィスへ移転したりするケースが挙げられるでしょう。
建物の要因
老朽化によるビルの解体や賃貸契約の満了など、オフィスが入る建物の要員で移転が必要になることがあります。
契約満了
ビル所有者の変更による継続契約の可否や、契約機関が決まっており契約の更新ができない定期借家契約の期限など、賃貸契約の満了によりオフィス移転が必要なケースがあります。余裕を持ってオフィス移転が行えるように契約内容の確認を定期的に行いましょう。
建物の老朽化
建物の老朽化により、ビルの解体や再建が行われることがあります。これは耐震基準の改定や、災害による建物の損壊など、自社ではタイミングを決定できないため、現在のオフィスが古い建物の場合は注意しましょう。移転先を選ぶ際も、現在の耐震基準を満たしているかなどの確認が重要です。
オフィス移転の流れとは？
ここでは、実際にオフィスを移転する際の流れを紹介します。
一般的には以下の流れで行われます。
- 移転のパートナー企業を決め、移転計画を立てる
- 移転先の確定、レイアウトや家具の導入
- 移転開始
- 移転後は各種機関で手続きを行う
それぞれについて詳しく紹介します。
移転のパートナー企業を決め、移転計画を立てる
オフィス移転は、目的の明確化、物件選定、移転スケジュールの検討など、様々なタスクをこなす必要があります。 経験豊富な移転のパートナー企業と連携することで、専門知識やノウハウを活かした効率的な移転計画を立てることができます。
1. 目的を明確化し、最適なパートナー企業を選ぶ
まず、オフィス移転の目的を明確にしましょう。コスト削減、従業員満足度の向上、働き方改革など、目的によって必要な設備やレイアウトが異なってきます。 目的に合致した移転プランを提案してくれるパートナー企業を選びましょう。
2. パートナー企業と連携し、移転計画を立てる
パートナー企業と密に連携し、移転計画を立てましょう。物件選定、レイアウト設計、内装工事、引っ越し、ITインフラの移行など、移転に関するすべての工程をサポートしてくれます。
3. 移転スケジュールを検討
オフィス移転は、一般的に8ヶ月程度かかります。移転先での作業と同時に旧オフィスの退去作業も必要となるため、解約予告や解約手続き、原状回復など、あらゆる工程でかかる時間とコストを考慮したスケジュールを立てましょう。
移転計画を立てる際には、オフィスの作り方ロードマップをご活用ください。
移転先の確定、レイアウトや家具の導入
計画を立て、社内で承認されたらすでに検討していた移転先を確定させます。不動産会社の紹介や不動産ポータルサイトを参考に、計画に見合った立地や広さ、家賃などを考慮した物件を探します。物件を決めたら、その物件を管理する不動産会社にオフィス移転の連絡をします。
次は、移転先の物件の図面を見ながら導入するオフィス家具の選定やレイアウトを決めていきます。こちらも、目的や計画に沿って設計しましょう。固定席かフリーアドレスか、想定する働き方によってデスクの種類なども変わります。また、共有スペースや執務スペースをどう区切り、動きやすい導線になるか考慮してレイアウトを決めます。
フリーアドレスデスクの選び方やゾーニングに必要なパーティションについてはこちらの記事でも紹介しています。
パートナー企業の手配を行い、移転開始
次に、移転先の工事、オフィス家具の購入やリースを担当するパートナー企業の手配を行います。
移転準備をスムーズに進めるために、社員に移転の予定を周知、関係取引先企業への連絡などをしておきましょう。
移転後は各種機関で手続きを行う
オフィス移転の際に必要な各機関への届け出を行います。
各機関ごとに提出物が必要で、提出期限が決まっているものもあるので注意しましょう。
必要な手続きを行う機関と、主要な提出物は以下の通りです。
税務署
・異動届出書
・給与支払事務所等の届出
労働基準監督署・ハローワーク
・労働保険名称、所在地変更届の届出
・雇用保険事業主事業所各種変更届
消防署
・防火対象物使用開始届出書
・防火対象物工事等計画届出書
年金事務所
・適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）
・適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）
法務局
・本社（または支店）登記申請書
郵便局
・郵便物届出変更届
警察署
（社用車がある場合） ・自動車保管場所証明申請書
・安全運転管理者変更届
（ナンバープレート変更がある場合）
オフィス移転を成功させる３つのポイントとは？
オフィス移転を成功させるには主に以下の３つのポイントがあります。
- オフィス移転のためのプロジェクトチームを発足する
- 補助金・優遇措置で移転コストをカット
- 外部パートナーへ委託する
それぞれについて詳しく紹介していきます。
オフィス移転のためのプロジェクトチームを発足する
移転計画の具体的な進行や進捗の確認をしやすくするために、プロジェクトチームを発足させて、発生する作業ごとに担当者を割り振りましょう。
会社全体に関わることを少数で決めるのは従業員の不満を生み出しかねません。メンバーは複数の部署から選出し、各々の意見を反映させながら行うことで、オフィスで働くすべての人にとって移転の目的を達成させやすくなります。
補助金・優遇措置で移転コストをカット
オフィス移転では新オフィスの工事費用や引越し費用から、現在のオフィスの原状回復費用まで、多くのコストがかかります。
国、行政提供による優遇制度や補助金、各自治体による支援制度などを利用することで、移転にかかるコストを抑えることができます。
地方拠点強化税制や、ものづくり補助金など、場合によって利用条件が異なるため、自社が適用可能な制度かどうか確認しましょう。
外部パートナーへ委託する
オフィス移転には、物件探しからオフィスのレイアウトや家具の選定など、様々な専門知識が必要です。外部の専門のパートナー企業に委託することで自社の負担を減らし、移転におけるオフィスの様々な問題が解決しやすくなるでしょう。
ソーシャルインテリアでは、移転先のビルや物件の選定から、内装・空間デザイン、家具選定、現状回復までワンストップでサポートします。
オフィス移転の検討の際は、ぜひソーシャルインテリアにご相談ください。
オフィス移転は途中で中止はできる？
オフィス移転の際に社内での強い反対意見が出るなど、中止を検討する必要が出てくるかもしれません。
すでに現オフィスのオーナーへ解約予告を出している場合、新しい入居者が決まってしまうなど中止が困難になる場合があります。
途中での中止とならないように、移転計画、社内周知を徹底して進めましょう。
フレキシブルオフィスは移転先として有用か？
フレキシブルオフィスとは、シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなどの臨機応変な契約や使い方ができるオフィスサービスを総称したものです。 短期での契約も可能かつ初めから設備が揃っているなど、コスト面においても敷居の低さがメリットですが、共有オフィスであるため、資材を常設できないなど設備の問題やセキュリティリスクがあります。 利用を検討する際は、そうしたメリット、デメリット両面を考慮しましょう。
オフィス移転のお困りごとはソーシャルインテリアへお任せ！
オフィス移転により、様々なオフィスの課題解決の期待ができる一方で、目的や計画をしっかり定めておかなければコストや労力に見合った効果は生み出せません。
複雑かつ専門知識を必要とするポイントも数多くあるため、専門のパートナー企業へ依頼することも考えましょう。
ソーシャルインテリアは、オフィス移転から空間デザイン、家具選定までワンストップで対応いたします。自社に合ったオフィス構築をトータルサポートいたしますので、オフィス移転でお困りの際はまずはお気軽にお問い合わせください。
