ハイブリッドワークは、近年広まりつつある新しい働き方の1つです。本記事では、ハイブリッドワークの定義から導入するメリットや注意点、ハイブリッドワークに対応するオフィス環境づくりのポイントについて解説します。
目次
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、オフィスワークとリモートワークを組み合わせた働き方を指します。これは、単に働く場所を分散させるという意味ではなく、業務の内容に応じて社員が意図的に最適な仕事場を選択するという点に意味があります。
より具体的に見ていきましょう。
完全リモートとハイブリッドワークの違い
完全リモートは、居住地に縛られず働ける点が大きなメリットです。たとえ外国在住の人であっても、会社は優秀な人材を確保することができます。通勤のストレスもありません。一方で、孤独感を感じやすかったり、チームの一員として働く一体感を感じにくいというデメリットもあります。
一方、ハイブリッドワークは、オフィスワークとリモートワークの両方のメリットを感じやすい働き方です。たまにオフィスに出向いて他社員と交流を図りつつ、リモートで柔軟に働ける自由さを得ることができます。つまり、ハイブリッドワークは、完全リモートのデメリットを防ぎつつ、ある程度の自由さも確保できる「いいとこ取り」の働き方ともいえるでしょう。
リモートワークの詳細については、以下の記事で解説しています。
ハイブリッドワークの運用事例
ハイブリッドワークは、主に以下の3つのタイプで運用されています。
- 固定型（週3出社・週2在宅など）
曜日ごとにオフィスワークか在宅ワークかを決める方法です。会議などのスケジュール調整が容易です。 - 随時型
リモートワークを主体としつつ、必要に応じて出社する方法です。 - フルフレックス型
社員がその日の状況で自由に選ぶ方法です。
例えば、LINEヤフー株式会社は、「LINEヤフー Working Style」を導入し、全国どこにいてもオフィスワークとリモートワークを組み合わせた働き方を実現しています。所属オフィスに出社すると、月15万円まで交通費が支給されるため、新幹線通勤も可能です。
参考：LINEヤフー 働く環境
また、サントリーホールディングス株式会社は、約9割の社員がテレワークを利用していますが、仲間とのコミュニケーションを大切にする組織風土と工夫によってオフィス出社の良さも維持しつづけています。
参考：サントリーホールディングス株式会社 イキイキ働ける環境
ハイブリッドワークを導入するメリット
ハイブリッドワークの導入は、社員の働きやすさを推進するだけでなく、経営上のメリットにもつながります。具体的にご紹介します。
生産性の向上
単純作業とアイデアを出す場所との使い分けなどによって、アウトプットの質を高めることが可能です。例えば、集中したい時は自宅などの静かな環境を選ぶことで、電話や同僚からの声かけによる中断が防げます。一方で、社員が集まって対面で議論を重ねることで、次々とアイデアが生まれやすくなります。
また、オフィスワークの日を少なくすることで通勤時間が減り、通勤時もラッシュとなる時間帯を避けることで疲労軽減につながる可能性もあります。
コストの削減
ハイブリッドワークでは、全社員が毎日出社することを前提としないため、オフィス面積の縮小が可能です。固定席を全社員に与える必要がなく、スペースの無駄を省くことができます。これにより、賃料や光熱費などの固定費を大幅に削減できる点もメリットです。
採用力・定着率の強化
ハイブリッドワークは、多様なライフスタイルに対応できるため、採用面でも強みとなります。
居住地に縛られることなく、広範囲から優秀な人材を募りやすくなるでしょう。また、育児・介護などライフステージの変化に直面した社員が仕事を辞めることなく両立しやすくなる点もメリットです。
非常事態へのリスク管理
ハイブリッドワークが定着していれば、災害や感染症の流行といった不測の事態においても、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。
ハイブリッドワークのデメリット
ハイブリッドワークでは、対面とオンラインでのやりとりが混在することとなり、特有の課題も生じやすくなります。
コミュニケーションの分断
社員同士の対面機会が減ることで、チームの結束力が弱まる可能性があります。また、出社している人とそうでない人との間で情報共有の内容に差が生まれやすくなり、オフィスワークの多い社員ほど話題についていけない等の疎外感を感じやすくなる点がデメリットといえるでしょう。
社員同士のチャットツールで情報共有を徹底するのはもちろんのこと、オープンスペースやカフェスペースの設置でオフィスワーク時には社員同士が自然とかかわり合えるような工夫が求められます。
マネジメントの難化
上司が部下の仕事のプロセスを見続けることができないため、評価がしにくい点もデメリットです。ハイブリッドワークでは1対1での面談の機会を定期的に設け、上司と部下との信頼関係の構築に時間を割くことを意識づける必要があるでしょう。
労働環境の格差
リモートワークでは、労働環境に差が生じやすいという問題もあります。すべての従業員が自宅に理想的なワークスペースを持っているわけではありません。例えば、小さな子供がいる家庭や、十分なサイズのデスクがない環境では、オフィスと同等の効率を出すのは困難です。また、通信環境の差も業務スピードに直結します。
ハイブリッドワークを推進するのであれば、社員の自宅のネット回線費用や光熱費の一部を補助したり、デスク・椅子のレンタル費用の負担など、環境整備をサポートすることで公平性を保ちやすくなるでしょう。
ハイブリッドワークを成功させるオフィス空間の作り方
ハイブリッドワークを成功させるには、従来のオフィスのイメージを払拭し、「オフィスは社員がそれぞれの仕事の目的を果たす場所である」と変化させる必要があります。どのように変えていけばよいのか、ご紹介します。
ABW（Activity Based Working）の考え方を取り入れる
ハイブリッドワークと相性が良いのが、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という概念です。これは、固定席に座って仕事をするという固定概念を捨てて、その日にやる仕事の内容に合わせて社員が自律的に場所を選択する働き方です。
集中したい時は静かな個室ブース、アイデア出しの時は開放的なオープンスペースといったように、作業内容に応じた複数のスペースを構成することが重要になります。
詳細な運用については、ソーシャルインテリアのABW関連記事もぜひ参考にしてください。
集中エリアと対話エリアの明確なゾーニング
ハイブリッドワークを成功させる上で、オフィスでの社員同士のコミュニケーションの確保は不可欠な要素です。しかし、オフィスのあちこちで雑談が始まり騒がしくなってしまうと、静かに作業をしたい人にとってはストレスとなります。
この問題を解消するためには、集中エリアと対話エリアを明確に分けるゾーニングが重要です。集中エリアでは私語や電話を制限し、対話エリアでは偶発的なコミュニケーションが生まれるよう工夫することで、音の問題に悩まずに済みます。
Web会議の増加に対応する「個室ブース」の設置
ハイブリッドワークでは、オフィスに出社していても、自宅や他拠点にいるメンバーとWEB会議を行う機会が増えます。しかし、ところ構わずWeb会議をしてしまうと、周囲への騒音になるだけでなく、機密情報の漏洩リスクも伴います。
高い防音性を備えた個室ブースがあると、周囲に音で迷惑をかけることがないだけでなく、情報漏洩への対策となり、1人で集中して作業したい時にも役立ちます。
フリーアドレス制を形骸化させない運用ルールの設計
ハイブリッドワーク下では、出社率が変動するため、座席を固定しないフリーアドレス制をとるのが通例です。しかし、フリーアドレス制にしても、結局いつも同じ場所に座るという形骸化が起こりがちです。
これを防ぐためには、以下のような運用ルールの設計が求められます。
- クリーンデスクの徹底
デスクに物を置きっぱなしにしない、私物は持ち帰る - パーソナルロッカーの活用
私物はロッカーに保管しデスクは完全に共有化する - 座席予約システムの導入
誰がどこにいるのか可視化し、戦略的に座席を入れ替える仕組みを作る
ハイブリッドワークにおけるオフィス家具・什器の選び方
ハイブリッドワークの導入のように、時代の変化に沿ったオフィスレイアウトを実現するには、家具や什器の選定も柔軟に行えるようにしておくことが望ましいでしょう。現代のオフィスには、以下のポイントを踏まえた家具・什器選びがおすすめです。
可変性の高い家具を採用する
ハイブリッドワークでは、日ごとにオフィスにいる社員の数が変わります。プロジェクトの規模でチームメンバーの数が変わったり、会議への参加者数が変わることもあるでしょう。
キャスター付きのデスクや移動式パーテーションがあると、チーム編成の変化や出社率の変動に即座に対応することが可能です。
従来のオフィスによくある固定された重厚なデスクは、レイアウト変更のハードルを高め、柔軟に変化させることが難しくなります。サッと移動できる軽やかでフレキシブルな什器なら、臨機応変にその日の状況にふさわしいレイアウトをつくることができます。
パーテーションの活用については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
家具のサブスクはハイブリッドワーク導入のハードルを下げる
少し前までは、オフィスの家具は購入して揃えるのが当たり前でした。しかし、購入して会社の資産となった家具は、減価償却の関係もあり、数年間はレイアウトを大きく変更しにくいという心理的な拘束力がはたらきます。
しかし、家具をサブスク利用することで、こうしたリスクや制約はなくなり、会社の成長や働き方の変化に合わせて柔軟に変えていくことができます。不要になった家具を捨てる必要がなく、より良いものへ変更し続けられるため、常に新しさを感じる魅力的なオフィスが実現しやすい点もメリットです。さらに、減価償却ではなく経費として処理できるため、財務上の柔軟性も高まるでしょう。
まとめ
ハイブリッドワークの導入を成功させるには、ルールの整備だけでなく、オフィス環境を整えることが重要です。希薄になりがちな社員同士のコミュニケーションの問題など、ハイブリッドワークの課題解決のためにオフィス環境を整える必要があります。
ソーシャルインテリアは、家具のサブスクリプション提供にとどまらず、会社独自の課題に寄り添った空間プロデュースを得意としています。これからの時代に合わせた、進化し続けるオフィス環境を形にしてみませんか。ぜひ、お気軽にご相談ください。
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