セットアップオフィスとは、物件のオーナーが既に内装工事や什器の設置、配線整備などを整えた状態で貸し出すオフィスを指します。
オフィス移転などにかかる手間を大幅に削除できるほか、費用面でも負担が少ないことなど、多くのメリットがあります。柔軟な働き方や自社の成長段階に合わせて、その後またオフィスの見直しもしやすく、合理的で現代的なオフィスの形といえるでしょう。
ソーシャルインテリアでは、セットアップオフィスの内装やインテリアコーディネートのご相談も大歓迎です。これから、成長段階に合わせて適切なオフィス環境を整えていきたい方や、セットアップオフィスの活用で失敗したくないと考える人は、本記事をご覧いただき具体的な検討の際に役立てて頂けると幸いです。
目次
セットアップオフィスとは
セットアップオフィスは、内装工事や什器の設置、配線整備などが完了している物件を指します。一般的な賃貸オフィスの場合、これらは入居者が行わなければなりません。
セットアップオフィスのメリット
セットアップオフィスのメリットについて、具体的に見ていきましょう。
入居後すぐに仕事ができる
通常のスケルトン物件への入居の場合、設計から施工完了まで数ヵ月を要することも珍しくありません。したがって、実際に仕事ができるようになるまでの間、既存のオフィスまたは仮のオフィスを確保しておく必要があります。
一方、セットアップオフィスの場合、入居後すぐに仕事を始めることができます。什器や配線などは済んでいるため、PC一台持ち込めば問題なく仕事ができるケースも多いです。
オフィスの整備費用が節約できる
資金効率の面でも、セットアップオフィスはメリットが多いです。まず、オフィスに備え付けてある什器や家具は、会社で購入するわけではないため、初期費用を大幅に節約することができます。
什器や家具の利用料は軽費化できる点もポイントです。購入して減価償却していく資産になるよりも、財務諸表はスッキリして管理しやすいでしょう。
オフィスの初期投資が節約できれば、そのぶん採用活動や広告宣伝などの事業の成長に直接関係しやすい部分に資金を回すことができます。特にスタートアップ企業はメリットを感じやすいポイントでしょう。
おしゃれなオフィスでブランディングも可能
セットアップオフィスは、プロのデザインが反映されているため、自社でデザイナーを雇っていちから考える必要がありません。最初からおしゃれで洗練された空間が確保されている点は、来客への印象アップや、社員のモチベーション向上につながるでしょう。
新しい働き方への適応がしやすい
ABW（Activity Based Working）やハイブリッドワーク、フリースペースなど、現代の多様な働き方に最適化された設計が行われている物件が多いのもメリットです。会社が推進する働き方にマッチするオフィス環境で、効率的に仕事を進めることができるでしょう。
近年需要が高まっているWeb会議ブースや集中スペースなどが積極的に取り入れられている傾向にあり、こうした設備を自社で導入する手間やコストも省けます。
居抜きオフィスなどとの違い
初期費用を抑えられるオフィスの候補としては、居抜きオフィスやコワーキングスペースも選択肢の1つに入るでしょう。セットアップオフィスとの違いについてご紹介します。
居抜きオフィスとの違い
居抜きオフィスは、前の入居者が使っていた内装や家具をそのまま残してある物件を指します。残置物を活用できることや費用を安く抑えやすい点がメリットです。
しかし、設備が古かったり、前入居者の使い勝手の良い形にレイアウトが決まっているため、自社にとって最適な環境とはならない可能性もあります。どうしても「中古感」を感じやすい点もデメリットといえるでしょう。
コワーキング・シェアオフィスとの違い
コワーキングスペースやシェアオフィスでは、不特定多数の人々と同じ空間をシェアします。会社単位で契約するだけでなく、個人が1日のみ利用するケースも多いです。
単発利用やごく短期間での利用には適していますが、占有面積の単価はセットアップオフィスよりも高額になるケースが多く、長期利用には不向きかもしれません。自社専用の空間を確保したい場合は、セットアップオフィスの方が便利でしょう。
セットアップオフィスが向いている企業とは
セットアップオフィスは利便性の高さが魅力ですが、特に以下のような会社にはメリットが多いと考えられます。
これから人員が増える見込みの成長企業
著しい成長途中にある企業にとって、セットアップオフィスは理想的な環境といえます。なぜなら、増員やプロジェクトの増加などによって、その都度最適なオフィス環境は変化していくからです。従来のオフィスでは、増員に応じてデスクの購入やレイアウト変更、電源工事などが発生する可能性が高く、場合によっては早期に手狭になってしまう恐れもあります。セットアップオフィスであれば、ある程度の変化に柔軟に対応しうる設計が行われているため、手間をかけず即座に対応可能です。
プロジェクトの拠点
特定のプロジェクトの推進のため、半年や1年などの期間限定でチームを稼働させる場合、セットアップオフィスは非常に便利です。初期投資が少なく入居後にすぐプロジェクトが開始できるため、初期のタイムロスがありません。プロジェクトの終了時に入居契約を解約しても、什器や家具を持ち出す必要がなく、必要最小限の手間で退去できます。
逆に不向きなケースとは
1つの拠点に5年、10年といった長期入居を前提とし、独自の企業文化やアイデンティティをオフィス空間の隅々にまで念入りに表現したいと考える企業には、セットアップオフィスは不向きといえます。なぜなら、内装など既に完成されたデザインがあるため、独自性の高い世界観を構築するには不向きだからです。
セットアップオフィスの注意点
セットアップオフィスの契約時には、以下のポイントに注意して慎重に検討しましょう。
原状回復義務について
セットアップオフィスは内装や設備も借り物であるため、一般的には退去時の負担が軽く、楽に行えます。しかし、入居後に自社で追加したパーテーションや配線、あるいは壁への掲示物などがある場合、どこまでを元の状態に戻すべきかは契約書によって異なります。退去時のトラブルを避けるためにも、原状回復の範囲については契約時にしっかり確認しておきましょう。
電源容量等が合うかどうか
デスク回りの電源タップ数が社員が使用するPCやモニター、周辺機器の数に対して十分かどうか確認しておく必要があります。さらに、サーバーの設置や特殊な機材を用いる場合、電源容量に対応できるかどうかも重要なポイントです。
自社らしさの表現には不向きな場合も
セットアップオフィスは既にデザイナーが内装等を行っている状態で貸し出すため、自社らしさを全面に出した環境にするのは難しいでしょう。北欧風やインダストリアル風など、好まれやすいオフィス空間になりがちで、こだわりが強い場合は不向きな場合もあります。
月額費用に含まれる範囲
オフィスの清掃費や水道光熱費、インターネット代などが月額料金に含まれるのか確認しましょう。別途実費精算が必要な場合、ランニングコストが大きく変わってきます。
セットアップオフィス検討時のチェックポイント
セットアップオフィスの内覧時や契約時は、以下のチェックポイントを意識しておくと入居後の後悔を防ぎやすくなります。
会議室や個室ブースの数と遮音性
昨今、Web会議でのコミュニケーションは主流となっており、オンラインミーティングができるスペースの確保は不可欠です。自社が求める会議室や個室が従業員数や会議頻度に対して適切かどうかを確認しましょう。
また、会議室や個室ブースでの遮音性も重要です。会議中の声がどの程度外に漏れるのか、逆に執務エリアの音がどのくらい雑音として聞こえてくるのかを現地で確認することをおすすめします。
レイアウト変更の可否
チーム編成や社員数の増減に合わせて、ある程度レイアウトが変更できるカスタマイズ性も求められます。デスクの配置が自由に変えられるかなどもチェックしましょう。また、自社で愛用している什器や家具を持ち込みたい場合、それが可能かどうかも確認しておくと安心です。
共用スペースの有無とその内容
共用スペースのクオリティは、社員のオフィスへの満足度を左右するポイントでもあります。リフレッシュスペースやラウンジなど、共用スペースの有無やその内容を把握しましょう。
セキュリティ
エントランスや会議室、執務室ごとにカードキー等で入退室制限や管理が行えると安心です。会社によって求めるセキュリティレベルは異なるため、基準を明確にして内覧すると良いでしょう。
セットアップオフィスの事例
具体的に、セットアップオフィスを活用している会社の事例を見てみましょう。
セットアップオフィスがビルの付加価値を向上｜株式会社JR東日本ビルディング様
株式会社JR東日本ビルディング様の保有する渋谷プライムプラザのセットアップオフィス化プロジェクトをソーシャルインテリアが担当した事例です。成長段階にある企業やベンチャーをターゲットとし、入居初期費用を抑えてスピーディーに稼働できるオフィスを実現しています。
鉄道をモチーフにした空間デザインで、工業的なスチール素材と木材の温かみのコントラストが落ち着きと活気の共存を表現しています。
空調や照明を効率的に活かしつつ、エントランスや会議室、ワークスペースなどを設置しています。内覧の段階で入居後のイメージが具体的に描けるほどの完成度の高いオフィスです。
株式会社JR東日本ビルディング様の事例の詳細はこちら
洗練されたセットアップオフィス｜トーセイ株式会社様
トーセイ株式会社様の所有するビルにセットアップオフィスを設計・家具選定した事例です。落ち着きのある色味を基調とした内装に合う家具選定で、洗練された空間に仕上がりました。
トーセイ株式会社様の事例詳細はこちら
セットアップオフィスの立ち上げや家具選びはソーシャルインテリアにお任せ
セットアップオフィスは、プロが手掛けた高品質なオフィスであり、特に人員増減が激しい成長フェーズにある企業や、プロジェクト単位で拠点を構えたい企業におすすめです。
近年は、自社ビル等の価値を高めたり、他社との接点をもつためにセットアップオフィスを築く企業も見られるようになりました。セットアップオフィスは、使う側だけでなく、提供する側にもメリットがあります。
ソーシャルインテリアは、これまでたくさんの会社のオフィスに関する課題を解決するコーディネートを行ってきました。家具のサブスクサービスだけでなく、セットアップオフィスのプロジェクトマネジメントや運用サポート、インテリアコーディネート等の実績もあります。
これから自社ビル等を活用してセットアップオフィスの運用を始めたいオーナー様や、セットアップオフィスに入居して家具の選定を任せたい企業担当者様は、ぜひお気軽にご相談ください。
