オフィス移転では、レイアウト設計や不用品の処分、各業者との打ち合わせなど、さまざまな作業を並行して進める必要があります。手間と時間をかければ自社ですべて行うこともできますが、オフィス移転をスムーズに完了したいのであれば、オフィスコンサルへの依頼がおすすめです。
この記事では、コンサルに依頼するメリットや選定のポイントを解説します。
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目次
オフィス移転のコンサルではどのような業務を依頼できる？
オフィス移転のコンサルでは、以下の業務を依頼できます。ただし、依頼できる内容はコンサルによって異なるため、対応範囲を事前に確認しておくと安心です。
- 移転先の選定
- オフィスレイアウトの設定や手配
- 備品・オフィス家具の調達
- 不用品の処分
- 内装工事業者・引っ越し業者の手配
- 移転の予算プランの作成
- 移転後のオフィス構築サポート
- 空間デザイン
- 家具選定
オフィス移転のコンサルは、「不動産系」「家具系」「独立系」などに分類することができます。自社に合ったパートナーを選ぶことで、オフィス移転の満足度は大きく向上します。
オフィス移転をコンサルに依頼するメリット
オフィス移転では、膨大な手続き・作業が発生します。コンサルに依頼することで、移転に関する負荷を大幅に削減できます。ここではオフィス移転をコンサルに依頼する4つのメリットを紹介します。
1 経験から自社に合うオフィス構築を提案してもらえる
「Web会議用の個室ブースを作りたい」「コミュニケーションを活性化させるレイアウトにしたい」などの希望があっても、どのように実現すればいいのかわからないケースもあるでしょう。コンサルに依頼することで、実績や経験をもとに、自社の課題を解決できるような提案をしてもらえます。
2 移転業務を丸投げできるので手間や時間を削減できる
オフィス移転を自社で完結しようとすると、社員の負担は非常に大きくなります。通常業務に影響を及ぼすだけでなく、慣れない作業を行うことで、怪我や破損などのリスクも高まるでしょう。コンサルを利用することで、移転業務を丸投げできるため、手間や時間の削減が期待できます。
3 移転に必要な連絡先が一か所で済む
オフィス移転では、旧オフィスの原状回復や新オフィスの契約・内装・インフラについて、複数の業者との打ち合わせが必要です。自社ですべて手続きを行うと、どうしても連絡漏れが発生しやすくなります。コンサルに依頼すれば、移転に必要な連絡先が一か所で済むので、伝達ミス・連絡のし忘れなどのリスクを抑えることができます。
4 スケジュールが組みやすく移転がスムーズに進む
スムーズな移転を実現するためには、綿密なスケジュールを立てる必要があります。たとえば、ひとつの業者の立ち会い日程を1日間違えただけで、他の業者の作業が進まず、スケジュールの大幅な修正が必要となるケースもあります。コンサルに依頼することで、スケジュール調整を代行してもらうことができ、移転がスムーズに進みます。
オフィス移転をコンサルに依頼するデメリット
オフィス移転をコンサルに依頼するデメリットとしては、以下の3つがあります。
- コンサル費用を支払う必要がある
- 余計な出費や手間が発生する可能性がある
- 担当者によっては円滑に進まない場合もある
コンサルに依頼することで、追加のコストが発生します。ただし、質の良いコンサルであれば、コンサル費用以上の効果が期待できるため、デメリットにはなりません。問題は、質の悪い会社にあたってしまうケースです。コンサルが調整役として上手く機能しなければ、会社間の連携ミスが生じやすくなり、余計な出費や手間につながります。担当者の技量や会社との相性によっては、思うような成果が出ないこともあるでしょう。
そこで、パートナー選びは、実績や強みだけで判断するのではなく、問い合わせ時の対応などから総合的にジャッジします。オフィス移転でコンサルを利用する場合は、パートナー選びが何より重要となります。
オフィス移転のコンサル業者を選ぶときのポイント
パートナー選びに失敗しないためには、選ぶときのポイントを知っておくことが大切です。ここではオフィス移転のコンサル選びで意識したい、6つのポイントを紹介します。
1 事前に移転目的と解決したい課題を明確にする
オフィス移転の背景には、何らかの課題が存在するケースが大半です。「社員が増えてオフィスが手狭になった」「賃料が年々値上がりしていて負担」など、解決したい課題を明確にすることで、新オフィスの方向性が決まりやすくなります。オフィス移転の目的をはっきりさせると、コンサルパートナーとの打ち合わせもスムーズに進みます。
2 移転目的や解決したい課題に合った実績・サービスがあるか確認する
オフィス移転のコンサルサービスを提供するパートナーにも、得意不得意があります。コンサルを依頼するときは、自社の移転目的や解決したい課題に合ったパートナーを探していきましょう。
ホームページで過去の事例を掲載している場合は、過去の事例を確認しましょう。デザイン・機能性・オフィス規模など多角的な視点で比較することで、自社に合った業者が見つけやすくなります。また、オフィス移転では、建築基準法・消防法に基づいた安全対策も必要です。法令・条例に関する知識がある信頼できるパートナーを選びましょう。
3 母体となる業者の特徴を把握する
コンサルパートナーの母体となる会社の特徴を把握することで、強みや得意分野を把握することができます。母体となる業種には、以下の6種類があります。
- 不動産会社
- 引越し会社
- インフラ工事会社
- オフィス家具メーカー
- 建築内装会社
- インテリアデザイン会社
物件や賃料を重視するのであれば、物件選びや賃料交渉に強い不動産事業を母体とするコンサルがおすすめです。運搬メインで依頼するなら引越しパートナー、ネットワークの最適化を行うならインフラ工事パートナーが向いています。オフィスレイアウトや内装にこだわりたい場合は、オフィス家具メーカー、建築内装パートナー、インテリアデザイン会社を比較・検討しましょう。
4 ヒアリングや質問時の対応を確認する
ヒアリングや質問時の対応も重要な判断基準のひとつです。実績が豊富でも、実際に接してみた印象がよくないコンサル業者は、避けた方が無難です。
大手だから信用できるとは限らないので、担当者の技量や対応をしっかりとチェックしましょう。チェック項目としては、「営業と現場の連携が取れているか」「コミュニケーションがスムーズで、質問に丁寧に対応してくれるか」「要望を反映した提案内容になっているか」などが挙げられます。
5 トラブル時の対応・補償の丁寧な説明がある
コンサルに依頼することで、オフィス移転をスムーズに進めやすくなりますが、トラブル発生の可能性はゼロではありません。運搬時の破損、導入後の不具合などの対応・補償について、丁寧な説明があるパートナーを選ぶと安心です。
補償対象・範囲に関する説明は、長文で書かれていることが多く、確認するのも一苦労です。しかし、契約として明記されている以上「知らなかった」では通らないため、事前にしっかりと確認しておきましょう。
6 相見積もりを取ってサービスと料金を比較する
パートナーを決定するときは、できるだけ同条件で相見積もりをとって複数パートナーを比較することが大切です。見積りでは、おもに以下のポイントをチェックします。
- 依頼した作業がすべて含まれているか
- 不要なサービスが含まれていないか
- 補償内容の詳細が記載されているか
コンサルに依頼する作業・サービスは多岐に渡りますが、内容が適切かを細かくチェックしていきます。たとえば、「不用品の処分」を依頼した場合は、重量や個数が制限されている場合があります。追加費用を発生させないためにも、見積りの時点で、不明点はすべて解消しておきましょう。
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オフィス移転の手間・時間を削減したいなら、コンサルパートナーへの依頼がおすすめです。自社に合うコンサルパートナーを見つけることで、満足度の高いオフィス空間を構築することができます。
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