ここ数年でガラリと変わった働き方に、どこまで対応できていますか？働く場所や時間などの自由度が増した現代では、積極的にワークスタイル変革を実行する企業が増えており、優秀な社員に長く働いてもらうためにも不可欠な要素となっています。ワークスタイル変革では、オフィス環境の変革も欠かせません。本記事では、ワークスタイル変革が広まる背景や進め方について解説します。
目次
ワークスタイルとは
ワークスタイルとは、文字通り「働く形」を指す言葉です。働く形とは、具体的には働く場所や時間、同僚や仕事相手とのコミュニケーションなど、あらゆるスタイルを包括しています。
なぜワークスタイルの変革が広まっているのか
近年は、テレワークの導入やフレックスタイム制の普及率は右肩上がりで推移している現状です。なぜ、長く根付いてきた従来の働き方から、急速に変革が起こっているのか、考えられる理由を見てみましょう。
新型コロナウイルスの影響
ワークスタイル変革の最大のきっかけは、新型コロナウイルスの影響といえます。治療法や予防策が完全には分からない状態で世界的に流行した感染症から、各々ができる限り命を守るために働き方を変えざるを得ない状況になりました。
この際、多くの企業が急いでクラウドツールを導入するなど、出社しなくても業務ができる仕組みをつくりあげました。それまで、対面でなければ進まないと思い込まれていた多くの業務が、工夫次第でリモートでも行えることに気づき、出社ありきの文化が崩れた瞬間でもあったのではないでしょうか。
一度構築された業務のデジタル化は、働く人々の場所の制約を取り払うことにもなりました。柔軟な働き方が実際にできるようになると、そうした働き方のメリットが顕在化し、今となっては働き方のひとつとして確立されています。
労働人口の減少
少子高齢化のすすむ日本では、労働人口の減少が深刻な問題となっています。働き手が減り続ける中で、企業が成長を維持するためには、社員1人ひとりの労働生産性を高める必要があります。
人材不足や採用競争の激化
現在の若い世代は、企業選びで「ワークライフバランス」や「働き方の柔軟性」を重視する傾向にあるとされています。とくにZ世代を中心とした若い世代は、「満員電車に乗って通勤したくない」「自宅で自分のペースで働きたい」と考える人も多いようです。
このように、労働者自身の働き方への理想像にも変革が起きており、企業はそのニーズをつかむ必要が出てきました。
求人情報でも、「在宅可」や「フレックス」などの文言が並んでおり、各社が訴求に使っていることがうかがえます。これらが提示できない企業は、募集をかけても応募者が集まらないリスクもあり、できるだけ良い人材を確保するために不可欠な要素だといえるでしょう。
ワークスタイルの種類
ここからは、実際にどのようなワークスタイルがあるのか、多くの企業が導入している代表的なものをご紹介します。
リモートワーク
会社以外の場所で業務を行うスタイルです。自宅やカフェ、サテライトオフィス、コワーキングスペースなど、選ばれる場所はさまざまで、気分にあわせて自由に選ぶことも可能です。いわゆる「テレワーク」と呼ばれるもので、出社の必要がないぶん通勤時間が削減でき、プライベートの時間を確保しやすくなります。
フレックスタイム
始業時刻・終業時刻を自由に決められるスタイルです。必ず勤務しなければならない時間帯を「コアタイム」として設ける企業が多いですが、コアタイムのない企業も少なからずあります。業務量に波が生じやすい場合や、自分の生活リズムに合わせて働く時間を決めたい場合に便利です。
フレックスタイムについての詳しい内容は以下の記事で解説しています。
フリーアドレス
オフィスの中で席を固定しないスタイルです。毎日決まった席で仕事をするのではなく、気分や業務内容に合わせて好きな席を選べます。部署で固まって座る必要もないため、社員同士の交流が生まれやすく、オフィスの省スペース化にもつながります。
フリーアドレスについての詳しい内容は以下の記事で解説しています。
ワークスタイルの変革が企業に与える影響
ワークスタイルの変革が企業に与える影響について、コスト面・生産性・人材戦略の3つの観点から見てみましょう。
コスト面
変革の初期段階では、ICTツールの導入やセキュリティ対策などで一時的にコスト負担が大きくなります。会社用のモバイル端末の配布や自宅での作業環境を支援するための手当てなども含まれます。
しかし、オフィス内の人数が減れば、オフィス面積を縮小して賃料の安い物件に移転できる可能性があります。また、ペーパーレス化により、コピー用紙代やインク代、郵送費が不要となります。さらに、社員の出社日数が減ると、通勤交通費を抑えることも可能です。
労働生産性
ワークスタイル変革によって、従来の働き方が難しかった人も仕事がしやすくなりました。集中したい時は静かな場所を選ぶなど、時間や場所にとらわれない働き方は短時間で高い成果を出しやすくなり、生産性の向上にもつながります。
採用・社員エンゲージメント
柔軟なワークスタイルは、近年では選ばれる企業であるための条件になりつつあります。社員が自身のライフスタイルを尊重しながら仕事ができることで、心地よさが生まれ、離職率の低下や育児・介護等のライフイベントによる望まない退職を防ぎやすくなるでしょう。
結果として、優秀な人材も長く働くことができ、若い世代の求職者にも魅力的にうつる会社になると考えられます。
ワークスタイル変革の進め方
ワークスタイル変革の具体的な進め方についてご紹介します。
目的と評価材料を明確にする
ワークスタイル変革で最も重要なのは、目的の言語化です。なぜ変革が必要なのか、どうしたいのかによって、手段は変わってきます。
また、変革によって目的が達成できたかどうかを測る判断材料も必要です。いつまでに、何がどうなっていれば目標達成といえるのか、その基準も決めておきましょう。ここが具体的であればあるほど、後になって迷うこともなくなります。
目的が社員の満足度向上であれば、離職率の推移や従業員アンケート等で判断することができます。また、生産性の向上であれば、社員の残業時間の推移と業績等で判断できるでしょう。このように、評価の方法も事前に決めておくと、変革の効果が見えやすくなります。
環境を整える
目標や評価方法が定まったら、新しいワークスタイル変革を支えるためのインフラ整備を行います。オフィス環境を整えるのであれば、出社するのが楽しみになるようなデザインが望ましいでしょう。レイアウトや家具の選定は、プロに相談しながら行うのもおすすめです。
在宅ワークを行う社員がいる場合は、通信環境や作業スペースの確保への配慮が求められます。家庭のある社員への配慮やPCを外部に持ち出す場合のルール、セキュリティの見直しなども必要です。上司が見えない部下をどう管理し、評価するのかも考え直す必要があるでしょう。
従業員に周知して運用を始める
運用を開始する前に、従業員に周知して理解を得てから行うことも大切です。労務規定や評価制度、人事制度も変わる場合は、事前に説明しましょう。
ここで重要なのは、なぜワークスタイル変革を行うのか、その理由を説明することです。従業員が会社の目的を理解し自分事として受け入れることで、より効果もみえやすくなるでしょう。
もし、一度に完全移行することに不安があるなら、試行期間を設けるのもおすすめです。試行期間中に質問窓口を設けたり、現場で生じた問題点に対処したりして、微調整しながら進めると混乱を防ぎやすくなります。
注目されている「ABW」というワークスタイル方針
最近は、「ABW（Activity Based Working）」というワークスタイル方針も注目されています。「ABW」とは、時間や場所を自由に選べる働き方のことを指します。
先ほどご紹介した、フリーアドレスに似た部分もありますが、本質的な違いは「自律性」にあります。
「ABW」では、社員が今やっている仕事に最も適した場所をその都度考えて選びます。例えば、作業に没頭したいときは個室や自宅、柔軟に様々なアイデアを取り入れたいときはオープンスペースなど、社員それぞれがその日の業務内容に応じた場所を考えて、自分で選ぶ点が特徴です。
会社の方針として、リモートワークやフレックスタイム等を制度化して変革を目指すのも良いですが、ABWで社員が求める理想的な環境を吸い上げながらオフィスを構築していくという方法もあるでしょう。
ABWについての詳しい内容は、以下の記事でご紹介しています。
ワークスタイルに合わせてオフィス環境も変革が必要
ワークスタイルの変革は、PC上のシステムや就業規則等の書き換えだけでは完結しません。多様な働き方を物理的に支えるオフィス環境の変革も必要です。具体的な例を見てみましょう。
フォンブースの設置
リモート会議が増える昨今では、オフィスでも周囲の音が気にならない環境が不可欠です。自席での通話によって周囲の集中を妨げることも問題になります。防音性の高いブースは必須ともいえるでしょう。
可変性のある家具導入
人数や用途で自由にレイアウトが変更できるような、キャスター付きのデスクやパーテーションがあると便利です。限られたスペースを有効活用したい場合におすすめです。
カフェスペース
休憩室とは別に、気軽にリフレッシュできるようなカフェスペースがあると、社員間で自然なコミュニケーションが生まれ一体感が高まります。短時間で効果的にオン・オフを切り替えることで生産性を高めたり、思わぬアイデアのヒントが得られたりといったメリットも期待できるでしょう。
ワークスタイルに合わせたオフィス変革はソーシャルインテリアにご相談ください
ワークスタイル変革は、これからの時代、魅力的であり続けたい企業にとって避けては通れない道です。その変革を支えるのは、新しい働き方に対応しうるオフィス環境づくりといえるでしょう。
- リモートワークを導入した結果、社員が出社したときの居場所がない
- フリーアドレスを推進したいが、結局席が決まってしまっている
- ABWのために何をすべきか分からない
このような悩みは、ソーシャルインテリアのオフィス構築支援サービスで解決することが可能です。企業様ごとに課題や理想のオフィスを細かくヒアリングして一緒に課題解決を目指すコンサルティングから、内装設計、家具のコーディネートをご提案しております。もちろん、家具のコーディネートのみも大歓迎です。
まずは課題を整理して考えたい、という段階のご相談でも構いません。お気軽にお問い合わせください。
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