オフィスの移転は企業にとって大きな転換期であり、社員の生産性や働き方に大きな影響を与えます。 また、新オフィスの選定から移転後のインフラ整備まで、必要な業務は多岐に渡ります。だからこそ、移転スケジュールの計画は非常に重要。
本記事では、オフィス移転成功のためのポイントを解説していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
オフィス移転のメリットと目的
オフィス移転の目的が共有できれば、社員の協力が得やすくなったり、移転後の満足度が高くなったりします。まずはオフィス移転のメリットを理解し、目的を明確にしましょう。
オフィス移転のメリットとデメリット
オフィス移転のメリットは、以下のような項目が挙げられます。
- 生産性やモチベーションの向上
- 企業ブランディング
- 採用広報と人材の定着
- 交通アクセスの改善
しかし、オフィス移転は様々なメリットがある反面、以下のようなデメリットも存在します。
- オフィス移転にかかる費用
- 準備や手間
- 社員にかかる負担や労力
デメリットを減らすためには、社員の理解や協力を得ることが不可欠です。大きな失敗をしないために、オフィス移転のプロセスを適切に進めましょう。
オフィス移転の目的とコンセプトの設定
前述の通り、オフィス移転の目的の共有は、社員の協力を得るために欠かせないステップです。適宜社員とコミュニケーションを取りながら、オフィス移転の目的を設定しましょう。
次に、目的を達成するためのオフィスコンセプトを検討します。コンセプトが決まった後、新オフィスの広さやデザイン、ロケーションや必要な設備などを策定し、具体的にスケジュールを決めていきましょう。
オフィス移転のチェックリストと流れ
次からは、オフィス移転のチェックリストを時系列に沿って解説します。
また、オフィス移転に伴うやることリストは以下から無料でダウンロードできます。
オフィス移転の7～8ヶ月前 チェックリスト
オフィス移転はやるべきことが多く、準備や工数がかかります。規模にもよりますが、一般的には8か月程の準備期間が必要とされています。ここでは、オフィス移転の7〜8か月前のタスクについてご説明します。
現オフィスの解約条件について
現在入居しているオフィスの解約条件は、移転スケジュールにも影響します。まずは以下の項目を確認しましょう。
- 現オフィス解約
- 原状回復の範囲と条件
- 敷金と保証金の扱い
解約予定日より前に契約解除することはできないため、きちんと確認したうえでスケジュールを策定しましょう。
移転スケジュールの確認
すでにご紹介した通り、一般的にオフィス移転は8か月程の期間がかかる大がかりなプロジェクトです。オフィス移転日から逆算して、スケジュールとタスクを整理しておきましょう。
新オフィスの物件選び
オフィス移転の目的とコンセプトを基に、要件に合った新オフィスを探します。フロアの面積、オフィス家賃などの費用、アクセスの良さや社員の通勤時間など、様々な要素を考慮して物件を選びましょう。実際に現地に行って、自分の目で確かめるのも大切です。
移転におけるパートナー企業選びのポイント
オフィス移転を検討しているものの、どの企業を選べば良いかわからない方も多いかもしれません。選定基準はオフィス移転の事例、サポートやアフターフォローの範囲、価格、口コミなどがあります。予算とクオリティのバランスを鑑みて、パートナー企業選定しましょう。
オフィス移転の3～6ヶ月前 チェックリスト
オフィス移転の6か月前からは、具体的にオフィスデザインを決めていく段階です。次からは、オフィス移転の3～6か月前のチェックリストについてご説明します。
以下から、オフィスの作り方ロードマップが無料でダウンロードいただけます。
オフィスレイアウトの確認
まずは新オフィスの動線とレイアウトを確認しましょう。オフィスレイアウトは社員の生産性に影響します。通路幅が十分に確保されているか導線は適切かなどを確認し、オフィスレイアウトを検討しましょう。
オフィスデザインの検討
新オフィスのレイアウトが決まったら、内装やオフィスデザインの検討を進めましょう。オフィスデザインは、企業イメージを左右する大事な要素。コーポレートカラーの有無など、コンセプトに沿ったデザインになっているかを確認しましょう。また、予算内で工事ができるよう、費用面も確認しながら計画することも大切です。
オフィス家具やインフラの手続き
業務に必要不可欠なオフィス家具とインフラの手続きも忘れずに手配しましょう。
- 必要なオフィス家具の検討
- 電話、インターネット回線の手続き
- 廃棄するオフィス家具とリース品の契約見直し
トラブルが発生することもあるので早めに手続きを済ませ、事前にきちんと機能するかを確認しましょう。
各企業への手配
オフィス移転業務に関わる各企業にきちんと手配できているかを確認しましょう。認識のズレがあると全体のスケジュールにも影響してしまうので、打ち合わせで確認することが大事です。
オフィス移転の1～2ヶ月前 チェックリスト
オフィス移転の1~2か月前に行うべきことをご説明します。
各取引先への挨拶
まずは取引先や顧客など、挨拶が必要な会社のリストアップをします。その後、挨拶状の手配も抜け漏れがないよう確認が必要です。また、OA（複合機・プリンター等）機器ベンダーや宅急便会社などにも住所変更の通知を忘れずに行いましょう。
住所変更の書類手配
現オフィスの住所の記載がある書類を洗い出します。ホームページや契約書、請求書は優先的に確認しましょう。名刺や社員証など、作成に時間がかかるものがあるため、納品日から逆算して発注をしておくことが重要です。
マニュアル作成と社内周知
マニュアル作成と社内周知も丁寧に行いましょう。新オフィスの座席表、移転の際の注意点と問合せ先や、移転当日のタイムテーブルを整理します。マニュアルを発信するだけでなく、社員向けに説明会を実施して理解を得ることも大事です。
施主による確認作業
計画通りに工事が進行しているか、逐一確認するようにしましょう。入居前に仕上がりをチェックする施主検査も行います。
オフィス移転の当日～1ヶ月 チェックリスト
いよいよ、オフィス移転日が近づいてくるタイミングです。オフィス移転当日までのチェックリストをご紹介します。
移転当日の作業と立ち合い
荷物搬入時のトラブルを避けるため、新オフィスの立ち合いを行います。後でトラブルにならないよう、入居前のオフィスの傷を撮影してデータとして残しておくことがポイントです。また、荷物が全て届いているか確認しましょう。
原状回復と引き渡し
旧オフィスの原状回復工事を並行して実施します。計画通りに施工が進んでいるか、定期的に進捗報告を受け取るようにしましょう。
銀行口座・クレジットカード情報の更新
銀行口座や法人契約のクレジットカードの住所変更をしましょう。webで手続きが可能な場合も多くあります。書類が必要な場合は取り寄せて手続きを進めましょう。
各種届け出
オフィス移転の際には各所に届け出が必要です。必要な届け出は法務局に提出する本店（支店）移転登記申請書、税務署に提出する異動届出書など、多岐に渡ります。届け出によっては期日があるため、早めに確認するようにしましょう。
オフィス移転にかかる費用を解説
次からは、オフィス移転にかかる費用について解説します。
オフィス移転の契約と引っ越し費用
オフィスの移転費用には、引っ越し費用、内装工事や新しいオフィス家具の購入費、電話回線などのインフラ整備の費用がかかります。会社規模や新オフィスの要件によっても変わるので、予算内に収まるか確認しておくことが大切です。
退去にかかる費用
当然ながら旧オフィスの退去費用も発生します。原状回復費用、不用品の処分にかかる費用の他に、名刺や封筒など新しい備品に切り替える際の費用もかかります。予算オーバーにならないよう、細かく確認しましょう。
オフィス移転成功とコスト削減のポイント
オフィス移転成功のためには、費用を抑えることが重要です。ここからはコスト削減のためのポイントをご紹介します。
早めの手続きと引っ越し準備
手続き関係は早めに済ませ、スケジュール通り進行することで余計な費用の発生を防ぐことができます。ギリギリの進行になると発注が遅れることもあるため、余裕をもって移転業務を進めましょう。
オフィス移転は取りまとめて依頼
オフィス移転を節約するには、取りまとめて一つの会社に発注することがおすすめです。引っ越し会社や内装工事、現状回復などそれぞれの分野に分けて発注すると、各々で費用がかさむだけでなく、手間もかかります。様々な行程をワンストップで委託できる会社を選定し、工数やコスト削減に務めましょう。
オフィス移転の成功事例をご紹介
オフィス移転を成功させた事例をご紹介します。
株式会社朝日ネット様
株式会社朝日ネット様のオフィスリニューアルにおいて、 設計・デザインからインテリア、オフィス家具の導入、PRまでワンストップでソーシャルインテリアが担当しました。
「人が行き交い、成長する。そして最高の顧客体験へ 交流を基軸とした新しいカスタマーセンターの形成」 を新オフィスのコンセプトとし、それに基づき、社員同士のコミュニケーションを促進するスペースを設けました。
ご担当者様の生の声が入った、インタビューレポートも以下より無料でダウンロード可能です。
オフィス移転なら「ソーシャルインテリア」にお任せ！
今回は、オフィス移転のチェックリストや成功のポイントについて解説しました。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。オフィス移転にお困りの際は、具体的なスケジュールの策定や成功のためのポイントをご提案いたします。生産性の向上や、企業ブランディング、社員の定着など、それぞれの課題に合ったオフィス移転のアドバイスも可能です。オフィス移転を検討中なら、まずは以下よりお気軽にご相談ください。
