企業における業務効率化と聞くと、業務処理のスピード向上のためにシステムを導入するという印象が強いかもしれません。しかし業務効率化の本来の目的は、限られたリソースを生かして組織全体が最大の成果を出せる状態をつくり、その状態を継続していくことにあります。企業にとっては単なる施策ではなく、組織全体の生産性や持続可能性を左右する重要なテーマです。
業務効率化を進め企業の成長につなげるには、自社の企業文化や組織体制、業務内容、システムの整備状況など、さまざまな要素を総合的に分析した上で適切なアプローチを重ねることが欠かせません。本記事では、業務効率化によって企業・従業員双方が得られるメリットや具体的な手法、オフィス環境整備により業務効率化を実現する考え方を紹介します。自社の業務効率化に関する最適解を探るヒントとしてお役立てください。
目次
業務効率化とは
業務効率化の概念としてもっともよく知られているのは、世界的企業である自動車メーカー・トヨタ自動車が生産性および製品品質の向上を図るために実践している概念「カイゼン」に含まれている「3M」です。製造現場で起こりやすい「ムリ・ムダ・ムラをなくす」ことを意識することで、生産工程を改善し効率化していこうという取り組みです。
現在、「3M」は製造業に限らず幅広い業界で用いられるようになりました。業界を超えた「3M」の考え方を簡単にまとめると、次のような内容に集約されます。
- 「ムリ」：リソースの限界を超えて大きな負荷がかかっている状態
（担当者一人に複数の重要プロジェクトが集中するなど） - 「ムダ」：成果に結びつかない、結びつきにくい重複業務
（複数部署で同じ資料を別々に作成するなど） - 「ムラ」：業務のばらつきや非効率な段取り
（製品やサービスの質低下や納期遅延など）
ただし、「3M」はあくまでもトヨタ自動車という一企業における業務効率化の概念であるという点は押さえておく必要があります。業界や業種によって市場や組織体制、業務の進め方等は千差万別ですから、業務効率化への適切なアプローチも多種多様と捉えるのが自然です。
つまり、業務効率化の統一的な定義は明確には存在しないことになりますが、「組織としてより少ないエネルギーで成果を最大化すること」という業務効率化の目的はおそらく業界業種を問わず共通でしょう。単なるスピードアップではなく、目指す目標に向かって業務プロセスを最適化する取り組みと考えると、自社に必要な業務効率化の手法も絞りやすいといえます。
業務効率化で企業が得られるメリット
企業にとって、業務効率化のメリットは、コスト削減による利益率の改善といった定量的な効果のみならず、定性的な側面でも多くあります。
たとえば、属人化していた業務をマニュアル整備などを通して平準化することで、普段業務を主導している担当者が急に不在となった場合でも業務が滞ることなく継続できます。また、業務効率化の過程で業務フローの見直しやデジタルツールの導入を進めることにより、部署ごとにナレッジが蓄積されて再現性の高い業務体制を整えることも可能です。さらに、人的リソースを新規事業やより戦略的な事業活動に配分できるようになれば、「攻めの経営」へと転換でき、中長期的な成長基盤の構築も視野に入るかもしれません。
一方で、これらのメリットは企業視点によるものである点に注意が必要です。どのような事業活動も、活動に取り組み広げていく人材がいなければ成り立たないことを考えると、従業員も業務効率化のメリットを得られる仕組みづくりが欠かせません。
業務効率化のアプローチは経営面から進めていくのが定石ですが、さらに視野を広げて、現場を動かす従業員の賛同と協力的な姿勢が得られる方法を選ぶと、よりスピーディーな業務効率化が実現できるかもしれません。
業務効率化で従業員が得られるメリット
では、業務効率化による従業員側のメリットについても見ていきましょう。
まず挙げられるのは労働時間の削減です。長時間の残業や休日出勤が常態化している場合、マニュアルの整備などによる業務の平準化によって効率化を高めることで、残業時間を減らしたり休日出勤を抑えられたりする可能性があります。結果として従業員が公私のメリハリをつけた働き方がしやすくなれば、ワークライフバランスの改善やメンタルヘルスの安定化につながるでしょう。
スキルアップの機会増加も注目したいメリットです。業務効率化を進める過程でデジタルツールを導入し、業務の自動化や定型化が進めば、創造性の高い業務や臨機応変さが求められるコア業務に集中できる環境が整います。スキルアップに割く時間が増え、市場価値の高い知識や経験を重ねて成長スピードが上がりやすくなり、昇給昇格の機会を広げられる可能性が高まります。
業務効率化によってこうしたメリットを従業員が実感できるようになれば、労働環境への満足度が向上し、離職防止にもつなげられるでしょう。
業務効率化はトップダウンでシステムを構築するだけではスムーズに進みません。現場で業務にあたる従業員が業務効率化の取り組みに協力し、効率化が自分たちの働きやすさ向上につながるのだと理解してもらうことは、組織全体の競争力強化の原動力となるはずです。
業務効率化の具体的な方法
では、業務効率化をどのように進めていけばよいのでしょうか。企業・従業員それぞれがメリットを得た成功例を2つご紹介します。
生産性向上と働きやすい職場環境づくりを同時に実現ー小山株式会社
奈良県で不動産業および物品賃貸業を営む小山株式会社は、従業員が手作業でチェックしていた作業や定型的なルーティン作業について、RPA（ソフトウェアのロボットによる自動化）の導入による自動化に取り組みました。その結果、従前は5時間かかっていた作業をわずか5分で完了させるという大幅な作業時間短縮を実現しました。空いた時間は他の業務にあてることができています。
また、生産性の向上と並行して、テレワークや時差出勤制度の導入、連続5日間休日運動の実施、半日有給休暇制度の拡充といった取り組みを進めた結果、5年間で有給休暇の年間平均取得日数が3.9日増／取得率21.21％増と大きく変化し、従業員のワークライフバランス改善を実現しました。柔軟な働き方ができる体制の構築により、従業員が働きやすい職場環境づくりも進んでいます。
参考：https://work-holiday.mhlw.go.jp/detail/04472.html
女性が働きやすい職場環境の整備が業務効率化の契機にー株式会社ランクアップ
従業員の約半数がワーキングマザーという東京都中央区の小売業・株式会社ランクアップでは、「女性が一生涯イキイキ働ける会社」を目的として、まずは長時間労働をしなくてもよい組織づくりに取り組みました。有給休暇を年間20日間付与するだけでなく、無期限で最大40日まで保有できるようにし、時間単位での取得もできるよう改善しました。リフレッシュ休暇やボランティア休暇といったユニークな休暇制度を取り入れたほか、1日6時間勤務のスーパー時短制度や、残業時間削減を目指した「17時で帰っていいよ」制度を導入し、従業員が活躍できる環境を提供しています。
こうした取り組みによって、従業員が自発的に短時間で集中して業務を行うようになり業務が自然と効率化されていくという変化が生まれました。この変化により生産性が向上し、業績アップという結果にもつながりました。まず従業員へのメリットを優先的に得られるようにしたことが業績アップという大きな成果を生んだ好例です。
業務効率化をオフィス環境の面から考える
業務効率化というとITツール導入による作業の自動化や定型化、プロセスの改善といったアプローチを行う印象が強いかもしれません。しかしそれだけでなく、働く環境からのアプローチも並行して進めると、より効果が高まる可能性があります。
オフィス内のレイアウトや設備を見直し、オフィス環境を整えることがどのように業務効率化につながるのかについて解説します。
オフィス環境と業務効率化について
例えば、より集中してタスクを進めたい社員のために、集中ブースや集中スペースを導入する方法があります。吸音素材に囲まれ、周囲の雑音を遮断できる空間に身を置くことで、周囲の会話やオフィス内の雑音から切り離され、思考の中断を防ぎます。特にオープンスタイルのオフィスに特徴的な「話しかけられやすい環境」から離れて作業するので、短時間でさくさくと作業を進められるでしょう。
意見を交わしながら方向性をまとめるような作業をしたい場合は、ホワイトボードなどを活用して話し合えるオープンスペースをつくるのも有効です。あえて開放的な空間にすることでアイデアが出やすいということは珍しくありません。また。オンとオフを切り替えられるよう、オフィススペースとは別にリフレッシュスペースを設置し、一人掛けソファやベンチを配置すると、パワーナップ（15～20分ほどの仮眠）や簡易的な休憩ができて気持ちの切り替えがしやすく、作業効率が上がります。
詳しくはこちらの記事をご参考ください。
オフィス変更理由の上位は「業務効率化」
オフィス環境の整備が業務効率化につながる可能性はあるものの、ITツール導入による作業の自動化や定型化、プロセスの改善といった方法のように直接業務を効率化させる方法ではありません。しかしたとえ作業プロセスそのものが短縮できたとしても、その結果生まれた時間を創造的な仕事に生かしたいなら、創造力をより発揮しやすいオフィス環境がやはり有効と言えます。
働く環境の観点からも、業務効率化を考えるという発想は近年広がってきています。DBJ（株式会社日本政策投資銀行）が行った「オフィスビルに対するステークホルダーの意識調査2024」によると、オフィスのレイアウト変更・縮小・拡大・移転等のオフィス変更を行う理由として、1位が「魅力的なオフィス環境の整備」、2位が「生産性向上に資するオフィス環境の整備」でした。
1位・2位とも成長企業の半数近くが選択しているという結果から、成長企業は利便性や快適性向上、生産性向上をオフィス環境の主な目的と捉えていることが分かります。
業務効率化と生産性向上について
業務効率化につながるオフィス環境の整備を検討する前に、業務効率化と生産性向上の違いについて押さえておきましょう。この2つは働き方改革の実現に向けた施策としてよく使われる言葉ですが、厳密には意味が異なります。
業務効率化とは、非効率的な状況にある業務の流れにおいて無駄な工程を排除し、より少ない工程で効率的に成果を出す取り組みを指します。対して生産性向上とは、少ないリソースでより多くの成果を出す状況そのものを指します。生産性向上に向けて、労働力や設備などのリソースを削減する取り組みが業務効率化です。つまり、業務効率化は生産性向上のための施策の一つです。
ただし、リソースの削減に注力した結果成果が上がらなくなったという状況は避けなければいけません。自社に合った業務効率化を適切なタイミングで進めていくことが、生産性向上という最終目標を達成するためには必要不可欠です。
ソーシャルインテリアのオフィスツアー
業務効率化につながるオフィス環境の整備をしてみたい、魅力的なオフィス空間を移転やリニューアルで叶えたい、そんな方におすすめしたいのが「ソーシャルインテリアのオフィスツアー」です。
オフィスのレイアウト例やオフィスを構成するさまざまなプロダクトを実際に見たり触ったりできるだけでなく、社員が実際に働いているオフィスの様子を見学できるため、リアルなオフィス空間を体感できます。スタッフがガイドしますので、展示内容の気になる部分をご質問いただければその場でご案内します。オフィスづくりは単なるレイアウト変更や家具選びだけでなく、社員が快適に働ける要素を整理して計画に落とし込んでいく必要があるため、オフィスづくりのプロにご相談いただくのが最適です。
ソーシャルインテリアのオフィスツアーで空間展示をご覧いただき、自社に合った業務効率化、そして生産性向上につながるオフィスづくりのヒントを手にしてください。
以下の記事もぜひお役立てください。
まとめ
業務効率化とは、「組織としてより少ないエネルギーで成果を最大化すること」です。企業にとっては、コスト削減による利益率の改善などの定量的な効果だけでなく、作業の属人化からの脱却による安定した業務体制や、より戦略的な事業活動への人材配分といった定性的な側面からの効果も得られます。
一方、従業員から見ても、労働時間削減によるワークライフバランスの改善やスキルアップ機会の増加といったメリットが得られる取り組みを行うことが重要です。作業効率化による残業時間削減や有給休暇取得率の向上などによって、長期間働きたいと思える快適な労働環境に改善された事例を紹介しました。
また、業務効率化をより効果的に進めるには、オフィス環境の面からのアプローチも有効です。オフィス環境の整備が直接業務効率化屁とつながるとは限りませんが、現在のオフィスのレイアウト変更や家具の入れ替えといった小さなところから取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。
オフィスづくりのプロであるソーシャルインテリアでは、デザインや家具の提案にとどまらず、企業が抱える課題をじっくりヒアリングし、課題解決に向けて伴走いたします。法人向け家具のサブスクサービスを活用し、初期投資を抑えたレイアウト変更や家具の入れ替え提案も可能です。
企業それぞれにオフィスの課題は異なるため、解決方法もまた異なります。最適な解決方法の提案を通して、業務効率化、そして生産性向上につながるオフィスづくりをトータルサポートします。
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