デスクワークの業務効率UP!環境改善のアイデア&提案募集時のポイント

オフィス環境は、従業員の業務効率に大きな影響を与えます。「従業員が業務に集中できていない」「生産性が上がらない」「離職率が高い」などの問題は、オフィス環境が関係しているかもしれません。

この記事では、業務効率・生産性の向上を目指している組織が知っておきたい、オフィス環境の問題点や改善するためのアイデアについて解説します。環境改善を行う具体的なステップ、提案募集時のポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

目次

オフィス環境の改善でデスクワークの業務効率が向上する理由

従業員が快適に働けるオフィスでは、円滑なコミュニケーションがとりやすく、生産性の向上も見込めます。オフィス環境は、フロアレイアウトや作業スペースの広さ、導入設備などによって変わってきます。

まずは、オフィス環境を改善することでデスクワークの業務効率が向上する3つの理由を紹介します。

1.従業員の心身の負担が軽減する

仕事におけるストレスの理由は、人間関係・仕事内容など人によってさまざまですが、そのなかにオフィス環境も挙げられます。令和2年「労働安全衛生調査(実態調査)」によると、「労働者の5割以上が仕事や職場にストレスを感じている」というデータが報告されています。

オフィス環境におけるストレス要因としては、音・空調・他者からの視線などが挙げられます。これらの外的要因を取り除くことで、従業員の心身の負担が軽減できます。ストレスや心身の負担が軽減されることで、目の前の業務に集中しやすくなり、業務効率の向上も見込めます。

2.従業員のエンゲージメントが向上する

従業員のエンゲージメントを向上させるためには、会社側からも積極的に行動しなければなりません。会社からの積極的な働きかけの1つが、オフィス環境の整備です。

エンゲージメントとは、「会社への共感・愛着」「会社に貢献したいと思う意欲」を意味します。似た用語であるモチベーションが「自分自身の収入や地位を向上させること」を目的とするのに対して、エンゲージメントは「会社の一員として成果をあげること」を目的とします。

たとえば、従業員の意見をもとに希望のオフィス家具・設備を導入することで、従業員の貢献意識は育ちます。「会社のために働きたい」という従業員が増えれば、生産性・業務効率の向上が実現しやすくなります。

3.離職率が低下する

ストレスレスでワークライフバランスが取れるオフィスは、「長く働きたい」と思う人が増えるため、離職率が低下します。勤続年数の長い社員が増えることで、業務への理解が深まり、同じ作業であっても業務効率が上がります。さらに、新入社員の教育のために人員を割く必要がないため、従業員が本来の業務に集中しやすくなります。

また、従業員エンゲージメントの高い会社は、自然と離職率が低くなります。企業が従業員の働く環境の整備に注力することで、仕事への満足度や企業へのエンゲージメントを高め、結果として離職者を減らす効果が期待できます。

環境改善が必要なオフィスとは?

オフィスの環境を改善することは、従業員のストレス軽減・離職率の低下など、多くのメリットがあります。では、どのようなオフィスで、環境改善が必要になるのでしょうか。

これから紹介する10の状態に当てはまるオフィスは、環境改善に取り組むことをおすすめします。

1.雑音・騒音が大きい

打ち合わせスペースや稼働音の大きな機械の近くに作業デスクを配置すると、常に音に悩まされることになります。

雑音・騒音が大きい環境では、仕事に集中できません。とくに、人と人との会話は頭に入ってきやすく、作業の妨げとなります。近年は、Web打ち合わせの増加に伴って、営業職であってもデスクのPCで顧客とやりとりするケースが増えています。企業には、多様化する働き方に合わせた音対策が求められています。

2.静かすぎる

雑音・騒音がない環境は集中しやすいですが、静かすぎることで一種の緊張状態になってしまうことがあります。

音がほとんどないオフィスでの電話対応は、同僚に一言一句聞かれているようで気が抜けません。咳払いやオフィスチェアのきしみ、キーボードの操作音などの小さな音が響いてしまうと、伸び伸びと仕事がしづらく窮屈です。適度な静けさは快適に働くために必要ですが、静かすぎても従業員のストレスにつながるケースがあります。

3.休憩のためのスペースがない

業務効率を向上させるためには、適度な休憩が必要です。ちょっとした息抜きであれば自席でもできますが、休憩のためのスペースを設けることで、気持ちをリフレッシュしやすくなります。

ただし、長机とパイプ椅子を並べただけの簡素な休憩スペースでは、期待するような効果は見込めません。「従業員が心身ともにリラックスできる落ち着いた空間になっていない」「アクセスが不便であまり使用されていない」といった休憩スペースも、改善の検討が求められます。

4.日常的に残業をしている従業員がいる

日常的に残業をしている従業員がいる場合には、3つの理由が考えられます。1つ目はそもそもの業務量が多すぎるためです。2つ目は、オフィス環境が悪く業務に集中できない・効率が悪いためです。これらの両方が理由となっている場合もあります。

業務の負担を軽くすることで残業時間が抑えられるケースもありますが、オフィス環境を改善するだけで残業時間を抑えられる可能性もあります。

5.デスクの上に物が散乱している

デスクの上に物が散乱している場合は、席配置・収納・業務フローが適切でない可能性があります。また、作業・収納スペースが不足していると、デスクやオフィスがごちゃごちゃしやすい傾向があります。

従業員に整理整頓を呼びかけるだけでなく、企業としてオフィス環境を改善することで、無駄な作業を省くことにもつながります。

6.使用しているオフィス家具が古い

使用しているオフィス家具が古いと、従業員の身体の負担は増加します。身体的な負担は、業務効率を下げるだけでなく、長期的に続くと精神面に影響を及ぼします。

とくに、毎日利用するオフィスチェアの座り心地、デスクの高さは重要です。正しい姿勢で仕事ができないと、首・肩・腰に負担がかかりやすく、健康に影響を及ぼしかねません。腰を傷めたり、首や肩がこったりしていると、仕事に集中しづらく、業務効率も低下します。

7.照明が暗い

オフィスでは青白い「昼光色」「昼白色」の照明が基本です。休憩スペースにはリラックスしやすいオレンジ色の「電球色」が用いられることもあります。

照明が暗いと書類やディスプレイが見えづらく作業に悪影響をもたらすため、照明は適度な明るさを保つことが大切です。照明の数や照度が足りないオフィスでは、目に負担がかかりやすく疲労感も増します。オフィス全体が薄暗いと、気持ちも沈みやすくなるため、生産性やエンゲージメントの低下にもつながりかねません。

8.換気が足りない

換気が不十分だと空気がよどんで、気分が悪くなったり、病気が広がりやすくなったりします。とくに、狭いオフィスでは昼食の匂いや喫煙後のタバコのニオイが気になるものです。

また、換気をして空気を入れ替えることは、従業員の健康を守る意味でも大切です。換気は感染症対策の基本的な取り組みの1つです。オフィスには建築基準法で定められた換気設備が備わっていますが、定期的に窓やドアから新鮮な外の空気を取り込むことも必要です。

9.動線が複雑すぎる

複雑すぎる動線は作業効率の低下につながります。通路幅が足りず人とすれ違うときにぶつかってしまうオフィスでは、日々のちょっとした移動がストレスになることがあります。

だからといって、入口と出口のドアを分ける、狭い通路は一方通行にするなど動線ルールを細かく決めすぎてしまうのもよくありません。動線が複雑すぎると、従業員の負担になるため、簡単で自由度の高い動線設計を心がけましょう。

10.デスクワークにもかかわらず移動時間が多い

デスクワークにもかかわらず移動時間が多いオフィスは、レイアウトの変更や備品の収納場所の見直しを検討しましょう。

移動時間が多いということは、それだけ「作業時間が短くなること」「作業効率が悪いこと」を意味します。自席から会議室、自席から収納棚、会議室から会議室など、どこの移動時間が長いのかを明確にすることで、対策を講じやすくなります。

デスクワークの課題を解決!業務効率改善アイデア8選

デスクワークの課題を解決するためには、社内で簡単に取り組めるものから、専門の業者に依頼するものまで、さまざまな方法があります。

ここではオフィス環境を改善する8つのアイデアを紹介します。8つすべてを実践する必要はありません。自社の課題を明確にして、最適な方法でアプローチすることで、より良いオフィス環境を目指しましょう。

1.集中ブース・リフレッシュスペースを設置する

作業する場所が自席しかない場合は、集中ブースを設置することで、効率よく仕事が進めやすくなります。とくに、デスクワークをする社員が多いフロア、電話対応が多い業種などは集中ブースの設置がおすすめです。十分なスペースを確保できない場合は、ドア付きの個室ではなくパーテーションで区切った半個室でも問題ありません。集中ブースは機密情報を扱う仕事やWeb打ち合わせ・会議でも活躍します。

休憩する場所がない会社は、リフレッシュスペースの設置を検討しましょう。デスクワークでは適度な休憩が欠かせません。リフレッシュスペースはアクセスのしやすい場所に作り、従業員がリラックスできる空間づくりを意識しましょう。従業員同士が気軽に交流できるような空間になれば、社内コミュニケーションの活性化も見込めます。リフレッシュスペースでの雑談からイノベーションが起きるかもしれません。

2.執務スペースに植物を取り入れる

オフィスに植物を取り入れることで、ストレスの緩和・視覚疲労の軽減といった効果が見込めます。長時間のデスクワークで疲れを感じたときは、植物を眺めるだけで、ほっと気持ちが落ち着いたり、目の疲れを和らげたりすることができます。

執務スペースの緑化することで、オフィス全体がおしゃれな雰囲気となり、従業員エンゲージメントの向上や社外からのイメージアップも見込めます。ただし、お手入れに手間がかかる植物もあるので要注意。植物を取り入れるときは、水やりが少なくても育ち、葉が落ちにくい種類を選びましょう。

3.ルーティン業務はマニュアル化する

ルーティン業務のマニュアル化は、社内ですぐに取り組める対策です。マニュアル化することで、担当者が変わってもスムーズに業務の引き継ぎができます。マニュアル化しやすいルーティン業務としては、書類作成・定例会の開催・経費精算などが挙げられます。ただし、マニュアル化する前に「本当に必要な仕事か」を改めて検討することが大切です。

また、マニュアルを作成したあとも、定期的に見直しを行い、内容をブラッシュアップしていきましょう。マニュアル化しても負担の大きい仕事は、システムやツールの活用を考えてみてもよいかもしれません。

4.デジタル化を進める

デジタル化によって、オフィス内の備品や業務に用いるアイテムを減らすことができます。物が少なくなることで、「動線がすっきりする」「伸び伸びと仕事ができる」などのメリットが生まれます。資料を紙で保管している会社は、電子化を進めることで、収納スペースに余裕が生まれます。

大規模なシステムを導入することもできますが、コストが高額になるため、一般的なオフィスにおいては事務作業から少しずつデジタルに切り替えていく方法がおすすめです。デジタル化を推進して運用が軌道に乗れば、業務フローが簡素化でき、従業員の負担軽減につながります。

5.オフィス家具を入れ替える

使用しているオフィス家具が古い場合は、新しいアイテムに入れ替えることで職場の雰囲気を刷新しつつ、従業員の健康を守ることができます。オフィス家具を入れ替える場合は、デザイン性だけでなく機能面をしっかりと確認しましょう。たとえば、オフィスチェアは背もたれの高さ・張地の素材・アームレストの有無などで、座り心地が大きく変わります。

機能性の高いオフィスチェアはサイズが大きくなりやすく、デスクと干渉してしまうケースがあります。デスクから椅子がはみ出していると、通路を塞いでしまい、移動しづらくなるといった弊害が生じます。入れ替えの際は、通路の幅やオフィス家具同士のバランスを考えることも大切です。

6.照明・空調設備を清掃・交換する

長時間のデスクワークとなる業務では、身体の負担が軽減できるように環境を整える必要があります。たとえば、照明が暗すぎても明るすぎても、目は疲れやすくなります。電気が切れかかってチカチカしたり音がしたりといった状態は従業員にとって大きなストレスとなるため、定期的な清掃・交換は欠かせません。

また、空調設備は、適切に清掃・交換しなければ空気がよどんでしまう原因となります。機械だけに任せるのではなく、窓やドアを開けて換気をすることも大切です。窓が開けられないオフィスでは空気清浄機や空気を循環させるサーキュレーターなどの機械の活用がおすすめです。

7.デスクレイアウトを見直す

オフィス環境の整備では、デスクレイアウトも重要です。狭いオフィスの場合は省スペースでもレイアウト可能な対向型やフリーアドレス型を採用することで、オフィス全体がすっきりとした印象になります。

ただし、従業員の作業スペースが十分でないと、ストレスを感じやすくなり、生産性も下がります。デスクレイアウトを見直すときは、共有スペースと個人スペースのバランスを考えながら、従業員の負担軽減を目指しましょう。

デスクレイアウトには、主に以下のような種類があります。

レイアウト名向いている業務
対向型コミュニケーションを重視したい業務
同行型プライバシーを保ちたい業務
背面型集中して取り組みたい業務
クラスター型コミュニケーションとプライバシーを両立したい業務
フリーアドレス型外出やテレワークの多い業務

8.オフィスを改装・移転する

課題によってはオフィス全体の見直しが必要です。とくに、会社の成長に伴って従業員数が増えている会社は、1人当たりの執務スペースが狭くなっているため、オフィスの改装・移転なども選択肢に加えてみましょう。

オフィスの改装では使用頻度の低い部屋を見直す、大型のオフィス家具を減らすなどの方法があります。ただし、建築基準法や消防法の規定によって工事が認められない箇所もあります。改装が難しい場合は課題を解決できるオフィスを探し、移転することで高い業務改善効果が期待できます。

業務効率の改善を進める5つのステップ

以下の5ステップを意識すると、効果的に業務効率の改善を進めていけます。

1.業務の棚卸をする

2.課題を洗い出す

3.課題に優先順位を付ける

4.改善策を検討・実施する

5.効果の検証・見直しを行う

それぞれ順を追ってみていきましょう。

1.業務の棚卸をする

はじめに業務の棚卸を行い、現状把握に努めましょう。棚卸はできるだけ細かく行うことがポイントです。1つの業務に対して、担当部署・担当者・必要なスキルなどを明確にするほか、使用する備品や設備、作業を行う頻度や工数などの情報があると、オフィスの見直しに役立ちます。

詳細な業務内容は現場が1番よくわかっているものです。業務の棚卸ではアルバイトも含めた現場の従業員にもヒアリングを行なうようにしましょう。

2.課題を洗い出す

次は課題の洗い出しを行います。課題の洗い出しは複数の視点で行うことが大切です。同じ業務であっても、管理者と作業者、依頼元部門と依頼先部門によって捉え方が異なるケースがあります。

たとえば、毎月決まった集計作業があったとします。管理者側は集計結果をもとに予算計画を立てていくため、欠かすことができない作業だと認識しています。一方、作業者側は負担が大きく、簡素化したいと考えている可能性があります。課題を洗い出すときは、従業員から広く意見を募ることを心がけましょう。

3.課題に優先順位を付ける

続いては優先順位付けを行います。優先順位は「緊急度」と「重要度」の2つの軸で考えるのがおすすめです。緊急度の高さ、重要度の高さから、以下の4つのグループに分類できます。

A:緊急かつ重要度も高いB:緊急ではないが重要度は高い
C:緊急だが重要度は低いD:緊急度も重要度も低い

最優先なのはA、後回しでも良いものはDであることは明らかでしょう。ここで注意したいのは、「B:緊急ではないが重要度は高い」に分類される課題です。

デスクワークの環境改善は、従業員が我慢をすれば業務が滞りなく遂行できるものも多く、対処が遅くなるケースがあります。対処が遅れると従業員の負担が増し、生産性・エンゲージメントが低下するため、Bの課題を後回しにしないよう気を付けましょう。

4.改善策を検討・実施する

優先順位付けができたら、改善策を検討・実施していきます。基本的には優先順位の高いものから手を付けていきます。

ただし、なかには予算の関係で実現まで時間がかかる課題も出てきます。この場合は、ルーティン業務のマニュアル化や照明器具の清掃など社内ですぐに取り組めそうなものを、前倒しで実施してみてもよいでしょう。デスクレイアウトの見直し、オフィスの改装など外部の業者に依頼する場合は、事前に大まかなスケジュールや費用を決めておくとスムーズに進めやすくなります。

5.効果の検証・見直しを行う

最後は効果測定を実施します。改善策を取り入れたところがゴールではなく、効果の検証を行い、PDCAを回していくことが大切です。改善策を導入したことで、新しい問題が発生する可能性もあります。

また、高い効果を発揮した業務効率改善のアイデアであっても、時間が経てば現状とズレが生じやすくなります。改善策を実施したあとも、定期的に効果の検証・見直しを行うことで、よりよいオフィス環境の構築が目指せます。

業務の改善提案策を募るときに押さえておきたいポイント

改善提案は管理部門だけで検討するのではなく、従業員から広く意見を募りましょう。実際の現場を知る従業員の声に耳を傾けることで、解決すべき課題が見つかりやすくなります。ここでは、業務の改善提案策を募るときに押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

1.効果を定量的に測れる提案を促す

数字で変化が把握しやすい改善策だと、実現可能性がアップします。改善提案策を募るときは、できるだけ具体的な課題と定量的な効果見込みを提示してもらいましょう。たとえば、改善提案策を募るシートに、「課題」「改善案」「効果の見込み」などが細かく記入できるようにすると、実態がより正確に把握しやすくなります。

ただし、オフィス環境の整備については、数値化が難しいこともあります。集中ブースを設置するとしても、実際にどれほどの効果があるのかは使ってみるまでわかりません。そのため、「1日の業務において、1人で作業をする時間はどれくらいか」「電話対応などで業務が中断される回数は何回か」「残業時間を何時間くらい減らせるか」など、できる限り定量的に測れる工夫をしてみましょう。

2.従業員が「とりあえず」提案できる環境を整える

「改善策を提示して」と従業員に伝えても、突然すぎてアイデアが浮かばないことがあります。ふと思いついたとき「とりあえず」提案できる環境を整えておくと、意見が集まりやすくなります。

たとえば、オフィスに意見箱などを設置する、匿名のメールで提案できる仕組みを作るなどがおすすめです。業務のやりにくさ、効率の悪さをどこに伝えれば良いのかわからない場合もあるため、「どうすれば従業員が提案しやすいか」を考えて環境を整えていきましょう。

3.実現のしやすさ・効果の大きさに注目する

デスクワークの業務効率をアップさせるためには、さまざまな改善策があります。従業員から募った意見はどれも貴重なものですが、時間的・金銭的・人的コストを考えると、すべてを実施することはできません。

実施するかを決める基準としては、実現可能性と得られる効果を重視しましょう。実現しやすく効果が大きい提案は、前向きに実施の検討を進めます。実現が難しくて効果が大きい案件は、費用対効果をしっかりと分析したうえで判断していきます。

オフィス環境の改善なら「ソーシャルインテリア」がトータルサポート!

課題が多く、どこから手を付けたら良いのかわからないケースも多いものです。オフィス環境の改善にお悩みであれば、ソーシャルインテリアにご相談ください。ソーシャルインテリアでは、オフィス空間の構築から課題解決までトータルでサポートいたします。

デスクワークの業務効率を向上させるためには、問題点を洗い出し、適切にアプローチする必要があります。ソーシャルインテリアではお客様からヒアリングを行い、課題を把握したうえで、より良いご提案をさせていただきます。家具選び、オフィスレイアウトの設計など、オフィスに関するお困りごとは、すべてお任せください。