グループアドレスとは、部署やチームなどの少数グループ単位で、その日に働く座席を自由に選べる制度です。グループアドレスはフリーアドレスの一種ですが、全社員で運用するよりも手軽に取り入れられることがメリットです。また、グループ内のコミュニケーションが取りやすく、業務を円滑に進めることができるため、導入を検討する企業も増えています。
本記事では、グループアドレスの特徴やフリーアドレスとの違い、メリットや導入手順などを紹介します。オフィスの座席制度について理解を深め、より快適な職場環境を構築するためにぜひお役立てください。
目次
グループアドレスとは
グループアドレスとは、部署やチーム単位で使用するエリアを決めて、その範囲内で自由に席を選べるスタイル。フリーアドレスと座席固定制の両方の要素を兼ね備えた働き方です。
どのような企業で導入されているか
オフィススペースを有効活用したいと考える企業が増える中、グループアドレスの導入が注目されています。特に、リモートワークの普及によりオフィス規模を縮小した企業では、グループアドレスの採用が加速しています。
フリーアドレスやABWとの違い
グループアドレスとフリーアドレスの違いは、部署毎に指定されている座席エリアの有無です。グループアドレスは部署やチームごとにエリアが割り当てられ、その範囲内で席を選びます。一方、フリーアドレスの場合、オフィス内のすべての席から座席を選ぶことができるため、自由度が高いといえます。
ABW（アクティビティベースドワーキング）は、オフィスの他にカフェや自宅など、その日の業務や目的に合った場所を選ぶことのできるワークスタイルです。オフィス内で指定された範囲内での自由に席を選べるグループアドレスとは意味が異なります。
フリーアドレスやABWについて、詳しくは下記記事をご覧ください。
グループアドレスのメリット
次からは、グループアドレスのメリットについてご紹介します。
マネジメントしやすい
グループアドレスは、社員のマネジメントがしやすいワークスタイルです。フリーアドレスでは、社員がオフィス内に散らばって座っているため、部下の状態を常に把握することができません。
グループアドレスではメンバーの様子を目視で確認でき、部下の不調や、業務に支障があった場合でも、すぐに気がつくことができます。特定のエリアに部署の社員が集まっているため、コミュニケーションを円滑に取ることができ、マネジメントしやすいでしょう。
部署やチームのコミュニケーションをとりやすい
固定席では、席が離れている社員同士が話す機会が限られ、フリーアドレスでは同じ部署やチーム内のやり取りが減る可能性があります。
一方、グループアドレスでは、特定のエリアで業務を行うため、同じチームの社員と会話がしやすいメリットがあります。決められたエリア内で日々座席が変わるため、同じ部署内のさまざまな社員とコミュニケーションがとれる点も魅力です。
情報共有にタイムラグが発生しない
グループアドレスでは、情報共有をすばやく行える点もメリットです。
フリーアドレスの場合、部署のメンバーが集まって座っているとは限らないため、情報共有の場を設定している間にタイムラグが発生してしまいます。
一方で、グループアドレスなら部署のメンバーが同じエリアに集まっているため、声をかけることですぐに情報共有を行うことが可能です。グループアドレスでは、情報共有のタイムラグを発生させず、スムーズに業務を進行させることができるでしょう。
連帯感を失わずに業務ができる
連帯感は、チームで仕事を進めるうえで大切な要素です。
部署の連帯感があれば、負担の重い業務の協力や、トラブル時の相談などができ、業務効率が向上します。
参照：『職場の一体感を高める方法とは？一体感とは・メリット・一体感のない組織の特徴』 株式会社O: (オー) / O: inc.
https://coteam.jp/note/people-management/how-to-raise-sense-of-unity-at-work/
フリーアドレスでは、部署のメンバーが各々違う場所に座るため、連帯感が生まれにくいケースがあるでしょう。一方で、グループアドレスは特定のエリアで業務進行をするため、部署の連帯感を失わないことがメリットです。
人材教育をしやすい
フリーアドレスでは、新入社員が離れた席に座っている場合、常に様子を把握できないため、コミュニケーションの機会損失が起きている可能性があります。一方で、グループアドレスでは、新入社員の近くで仕事を教えたり、新入社員もすぐに相談したりすることができます。新入社員が気軽に相談できる環境は、精神的負担を軽減することができるでしょう。
自由度が高い
グループアドレスは、レイアウト変更に対応しやすく、部署ごとに適したルールを適用することもでき、自由度の高い運用が可能です。以下から、詳しく説明します。
レイアウト変更がスムーズになる
グループアドレスの導入後は、オフィスのレイアウト変更もスムーズに対応することができます。従来の固定席ではそれぞれの座席で荷物を管理しますが、グループアドレスはロッカーに保管します。そのため、座席上の荷物を移動する必要がなく、すばやくレイアウト変更を行うことができます。
頻繁に組織変更や新規事業の立ち上げ、人員異動が発生する企業にとって、グループアドレスは非常に有効な働き方といえるでしょう。
部署ごとの業務内容に合わせて自由に運用できる
グループアドレスでは、部署ごとの業務内容に合った運用をすることができます。
例えば、書類を扱うことが多いバックオフィスの部署は固定席、外回りの多い営業部署はフリーアドレスに近い運用にするというように、部署ごとに働きやすい方を選択できます。ほかにも、部署毎にルールを決めることができるので、若手社員とトレーナーは席を隣にするなど、チーム内の状況に応じて柔軟に対応することが可能です。
導入しやすい
グループアドレスは、従来の固定席の要素も兼ね備えているため、導入しやすい点がメリットです。
環境変化が苦手で、固定席がなくなることに不安を抱く人も少なくありません。グループアドレスであれば、ある程度エリアやデスクが指定されている安心感もあり、社員のストレスも軽減できるでしょう。
フリーアドレスの導入ハードルが高いと感じている企業でも、自由度と管理面のバランスをとりやすいグループアドレスは最適な選択肢といえます。まずは一部の部署で導入し、自社に適しているか試すことができる点も、グループアドレスの特徴です。
オフィスコストを削減できる
グループアドレスの導入によって座席数を減らし省スペース化できれば、オフィス賃料や光熱費をカットすることができます。固定席をなくし、荷物を棚やロッカーに収納する習慣がつけば、書類や資料の削減にもつながります。
グループアドレスは、スペースの有効活用につながり、オフィスのコストを削減することができるでしょう。
グループアドレスの導入手順
ここからは、グループアドレスの導入手順を紹介します。事前に検討すべきポイントをまとめていますので、自社での導入を検討する際に参考にしてください。
目的を決める
導入前にグループアドレスの目的を明確にします。目的や目標を決めないままグループアドレスを導入してしまうと、後から社員の不満が発生し、効果的な運用ができない可能性があるためです。
例えば「部署内のコミュニケーションを増やし、チーム内の情報共有を促進させる」といった具体的な目標を設定します。事前にアンケートなどで現場の意見を聞いておくと、目的に向かって運用することが可能になり、業務効率や満足度の向上につながるでしょう。
対象部署・チームを決める
グループアドレスは、必ずしも全部署に採用する必要はありません。例えば、事務作業が中心で仕事で使う道具が多い部署は、毎回のデスクの移動や片付けが面倒な可能性も。固定席の方が負担を減らせる場合は、グループアドレスの対象から外した方がベターです。
社員の業務内容や状況、向き不向きも考慮し、グループアドレスを導入する部署を決めましょう。
レイアウト・必要な家具を検討する
グループアドレスのレイアウトとオフィス家具を検討しましょう。席数や通信環境、荷物、書類の保管場所などを考慮しながら、デスクの配置を決めていきます。
グループアドレスのデスクは、用途に合わせてレイアウトを変えられるロングデスクやラウンドデスク、ミーティングデスクが適しています。キャスター付きや、連結機能が付いた製品だと、移動やレイアウト変更がしやすく便利です。
フリーアドレス用のデスクについて、詳しくは以下の記事で紹介しています。
ルール決め・社内周知
グループアドレス導入に伴って、マニュアルやルールを策定し社内に周知します。プロジェクトの担当を決めて、グループアドレスの仕組みを整えましょう。荷物や書類を保管するルールも明確化しておくと、紛失などのトラブルが起きにくくなります。
社員に不満や不明点が残らないよう、必要に応じて説明会を実施し、働き方の新しいルールを浸透させることが大切です。
導入・導入後のフィードバックを継続する
グループアドレスは導入して終了ではなく、効果的に運用されているか確認することが大切です。社員の意見を聞き、導入前に想定した用途で使われているか、不満はないかなどのヒアリングを行いましょう。
社員からのフィードバックをもとに課題を洗い出し、改善しながらグループアドレスの運用ルールをアップデートしていきましょう。
さまざまな座席制度を検討してみよう
今回は、グループアドレスのメリットや導入手順についてご紹介しました。グループアドレスは、フリーアドレスよりもコミュニケーションやマネジメントがしやすく、導入のハードルが低い点が特徴です。また、レイアウト変更にも対応しやすく、人材教育の促進やコスト削減といった効果も期待できます。
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