組織の拡大や縮小、働き方の変化に伴う出社率の変動、建物の老朽化などをきっかけに、オフィスの移転を考える会社は多いです。
しかし、オフィス移転を単なる引越しと捉えると、せっかくの良い機会を無駄にしてしまうかもしれません。オフィス移転は企業の成長戦略や社員の働き方、モチベーションに関係する重要なプロジェクトです。また、オフィスにかかるコスト調整や人員の変動対応、企業ブランディングに生かす契機でもあります。
本記事では、オフィス移転の基本的な流れとしてオフィス移転の目的整理、オフィス移転専門チームの選定、移転先オフィスの選定方法および移転完了までの手続きについて、わかりやすく解説します。オフィス移転の事例も紹介しますので、オフィス移転をご検討の方は是非参考にしてください。
オフィス移転の理想的なスケジュールと進め方
オフィス移転の理想的なスケジュールについて、ステップごとに分かりやすく解説します。全体の流れを網羅したチェックリストが見たい方は、あわせてこちらの「オフィス移転に伴うやることリスト」もご活用ください。
移転6ヶ月前まで｜目的を決め物件解約に向けた準備
目的が曖昧なまま物件探しを始めてしまうと、デザインの好みや賃料だけで判断してしまう恐れがあります。以下のような具体例を参考にして、自社の課題に合わせた目的を設定しましょう。
- 人員増加に伴うスペース不足の解消
- 新しい働き方に応じた環境の構築
- 出社率低下に伴う省スペース化
- 出社時のコミュニケーション活性化
- オフィスへの帰属意識の向上
- 企業のブランディング向上や採用強化
- 賃料の削減
- 業務効率化 など
多くのオフィスビルでは、解約予告期間が定められています。一般的には6ヶ月前ですが、規模によっては3ヶ月や12ヶ月などもあるでしょう。そのため、移転先が決まる前に現在のオフィスの解約予告を行うケースが多く、タイミングについてはスケジュールを逆算して考える必要があります。
解約予告を行う際に、原状回復条件の確認を行うことも大切です。賃貸借契約書で指定業者に依頼する必要があるのかも含めて確認しましょう。
移転5～4ヶ月前まで｜新しい物件の選定・オフィス環境構築に関わる会社の選定
新しい物件は、移転目的だけでなく予算等の具体的な条件をもとに候補を絞っていく必要があります。
- 予算
- エリア
- 面積
オフィス面積は、会議室やリフレッシュスペース、将来的な人員増員計画も加味して決めましょう。
また、移転にあたり、内装やITインフラ、家具選びなどの知識も必要になります。各分野ごとに誰に相談できるのか、どの会社に相談できるのかを決めて依頼しておくことで、その後の設計や工事がスムーズに行えます。
オフィス移転の業者選びのポイントについては、以下で詳しく解説しています。
社内のオフィス移転チームの役割
オフィス移転プロジェクトにおいて、統括者は総務責任者または社長が務めるケースが多いです。加えて、社外の移転支援会社が責任者として伴走します。その他、担当者を決めておきたい主な役割をまとめました。
- レイアウト設計や内装デザイン
- 家具・什器のコーディネート
- 電源・通信などの配線設計と施工管理
- 引っ越し業者の選定および手配
- 不要になった家具やオフィス機器の廃棄手続き
内装デザインは、移転支援会社から受けた提案を移転チームメンバーで検討し、出た意見を反映させた提案を受けるという作業を繰り返しながらブラッシュアップさせていくのがスムーズです。家具にこだわりたいなら、メーカーショールームを巡って素材や張り地を確認するのがおすすめです。
ソーシャルインテリアでは、お客様と一緒に壁打ちミーティングを行いながら要望を整理していきますが、時には課題を踏まえた提案を行い検討していただく場合もあります。デザインや施工を担当するだけに終わらず、オフィスの共創パートナーとしてお客様に寄り添い、サポートするのが最大の特長です。
分野別の専門家に依頼する部分を明確にする
オフィス移転プロジェクトは、移転先のビル・オフィス選定に始まりレイアウト設計や内装デザイン、什器管理、ITインフラの整備、既存オフィスの原状回復など重要かつ複雑な工程が続きます。専門的な知識や経験を要するシーンも多いため、必要に応じて外部のプロフェッショナルに委託する場合も少なくありません。
委託範囲はオフィス移転プロジェクトの規模や相談内容によって異なりますが、「何のために移転するのか」「どのようなオフィスにしたいのか」というオフィス移転の根幹部分の意思決定は、移転の基本方針をぶれさせないためにも社内で行いましょう。あくまでも、オフィス移転プロジェクト全体の決裁を行うプロジェクトオーナーや、オフィス移転の要件定義や意思決定、社内調整を担当する社内のプロジェクトメンバーがプロジェクトを主導するという姿勢が大切です。
ソーシャルインテリアの場合、オフィス移転の方向性についてお客様と当社メンバーで壁打ちミーティングを行う段階から入るケースもあれば、社長や現場の従業員の意見を聞きながらブレストを重ねていくケースもあります。
オフィス移転という企業にとって重要なプロジェクトを任せる移転支援会社選びは、プロジェクトの成功を左右する重要なポイントです。オフィスづくりのパートナーとして、自社のオフィスへの思いを汲み取り、形にしてくれる移転支援会社を選びましょう。
移転先オフィスの選定方法
- 基本条件と現地確認で候補を絞る
- 必ず現地視察を行う
- 3件程度まで候補を絞り細かくチェックしながら決める
オフィス移転を成功させるには、移転先の物件選びが極めて重要です。立地や建物の状況、契約条件、管理体制、ITインフラ環境といった基本的な項目でまずは比較検討しましょう。通勤手段や治安など、働きやすさに直結する立地条件も重要です。
ある程度候補を絞り込んだら、必ず現地視察をしましょう。使い勝手や明るさなどは、図面や書面だけでは分かりません。そして、賃料や入居時期、工事条件、原状回復義務内容などを整理して細かくチェックします。比較検討すると必ず理想の要点が分散しますので、オーナーや管理会社に交渉してみるのもよいでしょう。交渉結果を踏まえて候補を一本化し、最終決定します。
移転3～2ヶ月前｜物件の契約・オフィスデザインやレイアウトの確定
新オフィスの方向性が定まったら、契約手続きと具体的な空間設計に移ります。この時期の決定事項が、移転スケジュール全体や最終的なコストに大きく影響するため、よく把握しておきましょう。
新物件の賃貸借契約の締結
仲介会社を通じて条件交渉を行い、合意に達したら賃貸借契約を締結します。契約書の内容（賃料や共益費のほか、フリーレント期間、敷金の返還条件など）は、不利益な点がないか法務部門とも連携して入念に確認しましょう。
ゾーニング計画、内装デザイン、必要な什器や家具の選定
契約締結と並行して、内装会社や家具メーカーと詳細な打ち合わせを進めます。
- ゾーニング計画：執務エリア、会議室、リフレッシュスペース、エントランスなどの大まかな配置を決めます。
- 内装デザイン：企業のブランドイメージや、社員が集中・リラックスできる色調、素材などを選定します。
- 什器や家具の選定：デスクやチェア、キャビネットなど、必要なオフィス家具をリストアップし、レイアウト図面に落とし込んでいきます。
B工事・C工事の区分も確認
オフィスビルで行う工事には「A工事・B工事・C工事」という区分があり、誰が費用を負担し、誰が業者を決定（指定）するかがルール化されています。特に、ビル側が業者を指定し、店社が費用を負担する「B工事（防災設備や空調、電気の基幹部分の工事など）」は、相場より費用が高くなりがちです。事前にどの工事がB工事にあたるのか、区分をしっかり確認・交渉しておくようにしましょう。
工事区分の詳細については、以下の関連記事で詳しく解説しています。
移転1ヶ月前～直前｜各種インフラ手配と行政への届け出準備
移転1ヶ月前になると、引っ越し作業や新オフィスでスムーズに業務を開始するための最終準備に入ります。
- Wi-Fiや電話回線工事の手配：インターネット回線や固定電話の開通工事、ルーターの設定などを手配します。
- 引っ越し業者の選定と荷造り：複数社から相見積もりを取って業者を確定し、不要な書類・什器の廃棄や荷造り計画を立てます。
- 社内説明会の実施：新オフィスの入退館ルール、通勤ルート、フリーアドレスの運用ルールなどを全社員に周知します。
- 行政への届け出準備：消防署（防火管理者選任届など）や、移転後に提出する法務局・税務署・労働基準監督署などへの手続きに必要な書類をあらかじめ準備しておきます。
移転同日～移転後｜引越し作業や関係各所への手続き
移転当日は、旧オフィスからの搬出と新オフィスへの搬入・設置を行います。ネットワークや複合機などのインフラが予定通り稼働するか、動作確認はできるだけ早いタイミングで行いましょう。
移転完了後は、速やかに関係各所への変更登記や住所変更の届出を行います。提出期限が短い届出も多いため、漏れがないように以下の「オフィス移転に伴うやることリスト」を再度手元に用意し、1つずつ消し込みながら進めると安心です。
オフィス移転でよくある失敗と注意点
オフィス移転では、準備を慎重に進めているつもりでも、予期せぬトラブルが起こりやすいです。特によくある3つの失敗例と、その対策を解説します。
スケジュールの遅延
【よくある失敗】
家具の選定や回線の手配を後回しにした結果、移転当日にインターネットが繋がらない、執務用のデスクや椅子が届かないといった事態に陥るケースです。特に、海外ブランドのおしゃれな家具を取り寄せる場合や、引っ越しシーズンと重なる時期の回線工事の手配は、予約が埋まりやすいため注意しましょう。
【対策】
現オフィスの解約予告を行うのとほぼ同時のタイミングで、移転プロジェクトを本格スタートさせましょう。インフラや家具の手配は優先順位を高めに設定することが重要です。もし納期が間に合わない場合は、納期の早い国内在庫品から選ぶか、在庫から調達可能な「家具のサブスクリプションサービス」の利用を検討するのもおすすめです。
予算オーバー
【よくある失敗】
退去時の原状回復工事や新オフィスのB工事（防災・空調工事など）の見積もりが想像以上に高額で、大幅に予算をオーバーしてしまったというケースです。
【対策】
物件の賃貸借契約を正式に結ぶ前に、ビル側に対してB工事の概算見積もりや原状回復の条件を必ず提示してもらいましょう。また、オフィス移転ではどうしても予期せぬ追加費用が発生しやすいため、総予算の中に10%〜20%程度の予備費をはじめから組み込んでおくのが良いとされています。
移転後のミスマッチ
【よくある失敗】
見た目のデザイン性だけでレイアウトを決めてしまうと、実際に働き始めたときに「コピー機まで行く動線が遠くて不便」「会議室の声が外に丸聞こえで使えない」といった問題が発生します。また、出社率を考慮せず一律で席を固定した結果、常にガラガラの無駄なスペースが生まれてしまうこともあります。
【対策】
空間デザインを決める前に、必ず移転の目的を再確認しましょう。その上で、社員がオフィス内で1日にどう動き、どのようなミーティングが発生しているのかを分析し、内装設計やコンサルタントに相談しながら設計を進めることが大切です。将来の増員や、リモートワーク比率の変化といった出社率の変動に柔軟に対応できるレイアウトにしておくことも重要になります。
初期費用を抑え新しい働き方に応じたオフィス移転を実現するには
近年、多くの企業がハイブリッドワークやABWを取り入れています。変化の激しい現代において、初期費用を抑えつつ、柔軟なオフィス環境を作るためのポイントを紹介します。
オフィス移転の初期費用はどのくらい？
一般的な相場として、オフィス移転の費用は一坪あたり約10万円〜30万円程度が目安とされています。
内訳は大きく分けて以下の4つです。
- 物件に関わる費用：保証金（賃料の6〜12ヶ月分が一般的）、礼金、仲介手数料、前家賃、火災保険料など。
- 内装・設備工事費用：間仕切り壁の設置、電気・通信配線、空調、防災設備工事など。スケルトン物件（コンクリート剥き出しの状態）からつくる場合は、この費用が大きく膨らみます。
- オフィス家具・什器の購入費用：デスク、高機能ワークチェア、会議用テーブル、収納棚など。
- 引っ越し・原状回復費用（退去費用）：旧オフィスの原状回復工事費、荷物の搬送費など。
もちろん、初期費用は物件のあるエリアや建物のグレードなどによって大きく異なるため、それぞれの物件ごとにおおよその目安を把握し検討することが大切です。
家具は「サブスク利用」も検討する
初期費用を削減する手段として、近年注目されているのがオフィス家具のサブスクリプション（月額レンタル）サービスです。以下のようなメリットがあります。
- 初期費用を大幅に削減できる
- 経費処理がシンプルになる
- 無駄が出ずエコである
家具のサブスクを活用すると、まとまった一括購入資金が不要になり、キャッシュフローに余裕が生まれます。また、固定資産としての減価償却手続きが不要で、毎月の利用料をそのまま経費として処理しやすくなるのもメリットです。
人員の増減やレイアウト変更の際、不要になった家具を廃棄処分する手間やコストがかかりません。必要な分だけ借り、不要になれば返却・交換ができるため、環境負荷を抑えたサステナブルなオフィス運営が可能です。
レイアウトは可変性の高いものに
今後の出社率の変動やABWへの転換を見据え、オフィスのレイアウトは後からいつでも変更できる可変性の高さを意識して作りましょう。
例えば、壁でガチガチに間仕切って個室を作るのではなく、キャスター付きのパーテーションや、移動可能なワークブースを活用すると必要に応じてレイアウト変更がしやすく利便性が増します。
デスクも組み替えやすいモジュールタイプを選んでおけば、大がかりな内装工事をすることなく、その時々の最適なオフィス環境へアップデートし続けることができます。
オフィス移転の事例
オフィス移転によって理想のオフィス空間を実現した事例を6つご紹介します。
課題解決に加えてこだわったオフィスの「付加価値」～フォースタートアップス株式会社様
「働く空間とは何なのか」というオフィスの根本的な存在価値に向き合い、付加価値という視点でのオフィスデザインにこだわったフォースタートアップス様。社員数の増加に伴う会議室不足や音の問題という課題解決にとどまらず、事業戦略や社内文化の変化にスピーディーに対応できるオフィスづくりを希望されました。柔軟なレイアウト変更ができる執務エリアをはじめ、音が外に聞こえにくい音響システムを採用した会議室の導入など、従業員が集中して働けるオフィスとなっています。
一体感のある「つながる」オフィスで社内コミュニケーションも円滑に～株式会社朝日ネット様
キャパシティ不足とコミュニケーションの取りにくさという課題をお持ちだった株式会社朝日ネット様は、社員全員でアンケートやワークショップに参加し要件定義を行うなど、会社全体でオフィス移転プロジェクトを進めてこられました。ワークエリアとリフレッシュエリアがゆるやかにつながるレイアウトにより、社内のコミュニケーションが促進されるなど、移転効果は課題解決にとどまらず風通しの良い企業風土の醸成にも広がっています。
ナチュラルテイストの内装に合わせた質感の家具をコーディネート～SMC株式会社 下妻工場様～
オフィス移転に伴い、ミーティングエリアやラウンジエリアを明るいナチュラルテイストでまとめたいというSMC株式会社 下妻工場様のご要望に合わせて、木を基調としたサブスク家具を導入していただきました。デスクやテーブルの質感やトーンを統一し、コーディネートするチェアでアクセントを加えた結果、一体感を感じながらも変化に富んだ新オフィスに仕上がっています。
誰もがワクワクできる個性が光る「見せる」オフィス～株式会社エルフィン様～
エンターテインメント企業としての個性が存分に感じられるオフィスを実現した事例です。訪れた人が喜ぶ空間として、また新しいビジネスの成長を支えられるような機能面も充実したオフィスとして、社員にとって愛着のもてる場所へと変化しています。作品の世界観を細部まで表現した部屋や、落ち着きのある集中できる部屋など、仕事の内容や気分によって選べる空間のバリエーションも魅力です。
「使われる」フリースペースが連携強化と業務効率アップに～株式会社イー・ロジット様～
拠点を集約し社員間のコミュニケーションが円滑になるように、移転に伴い設計・デザインから家具の導入まで携わった事例です。動線やゾーニングの工夫により部署間の垣根が少なくなったことだけでなく、全体的な出社率もあがり普段の雑談も行いやすい環境へと変化しています。家具はできる限り良いものを選び、大規模なミーティングにも即座に対応できる可変性の高いオフィスになりました。
集中・交流の両方がしやすいメリハリのあるオフィス～ゴウリカマーケティング株式会社様～
移転プロジェクトをきっかけに、ワンフロアオフィスを採用した事例です。従来のオフィスでは雑音が問題でしたが、適切なゾーニングにより全ての部署が同じフロアにあっても集中し仕事に没頭できるような環境となっています。図書館のような雰囲気のオフィスというご要望を取り入れ、気持ちが落ち着くような空間の執務室は、プライバシーも守られる安心感の高いエリアとなっています。
まとめ
オフィス移転において重要なのは、オフィス移転の目的から考えていくことです。オフィス環境の課題を解決するためには、明確な目的設定と社内外の連携が欠かせません。
そして移転先の物件選定やレイアウト設計、内装デザイン、家具や什器の選定、セキュリティ対策や各種手続きなど多岐にわたる複雑な工程を問題なくクリアしていくためには、オフィス移転に精通した専門チームを組成するのが望ましいです。それだけに、信頼できる外部パートナーと連携することが、オフィス移転プロジェクトを円滑に進める鍵といえるでしょう。
ソーシャルインテリアでは、オフィス移転のトータルサポートから家具納品など部分的なサポートまで、オフィス移転の規模や予算などに合わせて柔軟に対応します。オフィス移転における豊富な実績や、実際のオフィス空間を見学できるMUSEUMでのオフィスツアーなどのサービスもぜひ活用してください。
オフィス構築に迷ったらソーシャルインテリアにおすすめ
オフィス移転はこのリストに基づいて行うと便利
初期費用のコストカットに便利な家具のサブスク
