「もし、今この瞬間に震度6強の地震が発生したら？」
「もし、予期せぬウイルス感染症で出社が完全に制限されたら？」
誰が指示を出し、安否確認をするのか。サーバーが止まってしまった場合の復旧の目安はどのくらいなのか。
対策が決まっていなければ、現場は混乱し、最悪の場合、事業停止や廃業に追い込まれるリスクがあります。こうした緊急時に、被害を最小限に抑え、一刻も早く事業を再開するための計画が、BCP（事業継続計画）です。
この記事では、BCP対策とはどのような施策なのか、具体的にオフィスづくりにどう反映すれば良いのかについて、詳しく解説します。
目次
BCP対策とは？「防災」との違いと重要性
BCP対策(事業継続計画)とは、企業が災害や感染症の拡大、重大なセキュリティリスクなどに直面しても、事業活動を中断させることなく可能な限り早く復旧させるための取り組みです。
BCPはBusiness Continuity Planの略称です。想定外の事態が起きても、会社として「何を優先し、どう動くか」をあらかじめ決めておくことにより、事業の継続性を確保することができます。
BCP対策の実現は、単なる防災マニュアルの作成や避難訓練とは異なります。よく「防災」と混同されますが、BCPが目指すのは従業員の命を守るだけではなく、事業も守ることを視野に入れた組織の構築です。その対象は幅広く、地震や水害だけでなく、サイバー攻撃やパンデミック、テロなど多岐にわたります。
たとえオフィスや設備が被害を受けても、最低限の業務を維持し、顧客や取引先、従業員との信頼関係を途切れさせないよう努めることが重要です。
BCP対策が注目を集める背景
近年BCP対策が注目を集めている背景には、リスクの多様化に伴う社会的要請の高まりがあります。
大規模災害やパンデミックに加え、デジタル環境の拡充に伴うサイバー攻撃や通信障害、エネルギー供給の不安定化など、企業を取り巻く環境リスクは多様化しています。
そのため、もし万が一の際にその被害をできるだけ受けないような仕組みがあるのか、事業継続への備えがあるかどうかが、取引や採用の判断材料になるケースも増えてきました。BCPの有無は、今や経営の信頼性を測る指標のひとつになりつつあると考えるべきでしょう。
特に近年では、毎年のように起こる想定外の豪雨や地震、社会インフラへの依存度の高さによる通信や電力が止まった際の経済的損失の大きさ、取引先に迷惑がかかるなど社会的な責任などから、一昔前よりもリスクは高まっています。
BCP対策の有無がもたらす組織の違いとは？
BCP対策があるかどうかによって、有事の際の会社が抱えるリスクは大きく変わってきます。具体的に見ていきましょう。
BCP対策がある会社の場合
BCP対策がある会社では、万が一の時でも迅速に状況把握ができ、優先的に行う業務から速やかに再開することが可能です。社員は、あらかじめ想定しておくことで自分の役割を理解し混乱せずに行動することができます。これは、社員1人ひとりの安心感にもつながるでしょう。また、不測の事態にも強い会社として社会的な信頼も得られます。
BCP対策がない会社の場合
一方でBCPを策定していない企業には、大きなリスクがつきまといます。
復旧の優先順位が決まっていないことで現場は混乱して初動が遅れ、無駄な作業に時間をとられます。復旧までの時間が長引けば、売り上げの減少だけでなく、社会的な信頼が薄れ顧客離れにつながる可能性もあるでしょう。場合によっては、法的責任を求められるかもしれません。こうした状況下では、社員は安心して働くことができなくなり、人材流出のリスクも出てきます。
BCP対策の具体例
BCP対策の重要性については理解ができても、ではどのようなゴールを目指すべきか、どんな施策を実行すべきかについては、イメージが難しい方も多いかもしれません。
実際にBCP対策に取り組んでいる企業の事例を見ながら、どのように事業継続の仕組みをつくっているのか確認してみましょう。
東京ガスネットワーク株式会社
首都圏における安定したガス供給を支える東京ガスネットワークでは、地震発生時に二次災害を防止しながら早期復旧を実現するための段階的なガス供給停止プランを定めています。
同社のBCPの特徴は、地震を検知してからわずか数分で対応フローが定義されている点です。
例えば震度5以上の揺れを感知すると、地区ごとに設置された「SIセンサー」が自動的に作動し、被害が予測される地域のガス供給を遮断します。
その後、5分以内にガス供給指令センターが供給の停止に関する全データを収集し、10分後にはガス供給の追加停止が必要な、およそ300ブロックに区分けされたガス導管網を遠隔操作で遮断する仕組みです。
これにより、二次災害を最小限に抑えながら、被害のない地域では即座にガスの供給を再開できる仕組みが整っています。
このように同社では、必要に応じてブロック単位でガス供給をコントロールできる仕組みを備えることで、現場での混乱を防ぐとともに、組織全体の行動を統一できます。
ソフトバンク株式会社
通信インフラを担うソフトバンクでは、通信途絶が社会的信用の失墜に直結する強い危機意識のもと、BCPを策定しています。
地震や停電の際に通信回線が使えなくなれば、利用者からの問い合わせ急増やSNS上でのネガティブな投稿の拡散により、ブランドへの甚大な影響を与えます。
そのため同社のBCPでは、既存設備の対災害性の強化に努めています。基幹伝送路には迂回路を用意し、通信の安定性を高めるとともに、重要拠点では電源の喪失しても、48〜72時間の稼働が可能となるよう、バッテリーの確保を進めてきました。
また、災害時に基地局への電源供給を行う移動電源車の全国配備に加え、近年は通信途絶エリアへ迅速に通信環境を提供する、無線中継装置を備えた「有線給電ドローン」の開発・実装も進めているのが特徴です。
株式会社三菱ＵＦＪ銀行
金融業界において顧客資産の保護と決済機能の維持は、生命を守るのと等しいほどに重要な社会的使命を帯びています。
すべてのリスクを想定することは難しいということを前提に、日本全国の金融インフラを支える三菱UFJ銀行ではレジリエンスの強化を念頭においた、BCP対策の徹底が進められてきました。
レジリエンスとは回復力、すなわちダメージを受けた後も、すぐに業務可能な体制へと復旧できる力を指します。
たとえ想定外の損傷や被害を受けたとしても、あらかじめ計画を立てておくことにより、速やかに業務可能な状態へと回復できる仕組みを整備しているのが、同社の強みです。
具体的な取り組みとしては、
- 拠点の分散化
- 重要業務の代替手段確保
- サプライヤー連携
- システムのバックアップ体制整備
などに取り組み、非常時にも銀行業務を継続できる仕組みを整備しました。
BCP対策にオフィスの観点を取り入れるべき理由
BCPを実行に移す上で欠かせないのが、オフィスの機能維持です。停電や浸水、交通遮断といった物理的な障害でオフィスが使えなくなると、業務全体が停止するリスクは一気に高まります。
そのため、BCPにはオフィスの観点を組み込むことが不可欠です。有事の際に機能停止に陥らないための予防策と、たとえ機能停止しても最短で復旧できる方法を備えておく必要があります。
新型感染症の流行を機に、全国的にオフィスの役割についての見直しが進みました。オフィスの閉鎖やサテライト環境が拡充することとなり、出社しなくても仕事がしやすくなった会社は多いでしょう。
しかし近年では、再び働く場所づくりへの関心が高まり、積極的に出社してもらえるオフィス環境について、真剣に考える企業が増えているのも現状です。
なぜなら、社員同士のコミュニケーションが減ることで、会社への帰属意識の低下や偶発的なアイデアが生まれるチャンスが少なくなるなどのデメリットも見えてきたからです。災害の多い日本で、社員が自ら出社したくなり、安心して仕事ができるオフィス環境を整えるには、BCP対策は必須です。
有事に強いオフィスづくりの5つのポイント
どのような事態が発生した場合でも、被害を最小限に抑え、できるだけ早く業務を再開できるようにするためには、オフィス設計の段階から有事に強い仕組みづくりが大切です。
ここでは、BCP対策の際に考えておきたい具体的な検討ポイントを、5つご紹介します。
地震や水害に強い建物であること
入居先や移転先を選ぶ際には、建物自体の耐震・免震構造を確認することが重要です。特に築年数が経過したビルでは、巨大地震をどの程度想定しているかが、曖昧になりやすいものです。
近年は耐震性を踏まえたビル造りや改修が進んでいるため、建物が地震により完全に使えなくなるようなケースは珍しくなりました。しかし事業の継続性を高める上では、巨大地震の発生を想定した耐震・免震構造を採用していることを優先して考慮すべきでしょう。
また、ハザードマップを確認し、浸水リスクがある場合は機器室やサーバールーム、配電盤・電源設備等を高階層へ移設する工夫も重要です。
サテライト・在宅の活用による拠点の分散化
本社機能を一箇所に集中させると、有事の際の復旧に時間がかかるリスクが高まります。
このようなリスクに備えるためには、サテライトオフィスやリモートワーク拠点の活用といった、拠点の分散化を検討すると良いでしょう。
BCPを目的に拠点を増やす企業は多くありませんが、どこでも働ける環境を作っておくと業務停止期間を最小限に抑えやすくなります。
拠点の分散化に役立つ新しい働き方を支えるオフィス空間については以下の記事もご覧ください。
通信・電源の二重化
情報インフラを守るには、電源と通信の多重化が欠かせません。特に自社サーバーを運用していたり、業務上ネットワーク環境が事業の要だったりする場合、自らインフラを守る環境を整備することは、大きなアドバンテージとなります。有事の際に通信や電源が使えなくなると、復旧の目処がたたず対処できないまま時間が経過することも珍しくないからです。
非常用発電機やUPS（無停電電源装置）の設置、モバイルルーターや副回線の契約などを進めておくことで、停電時でも最低限の通信・サーバー接続を維持できます。
備蓄・安否確認システムとの連動
事業の継続性確保において大前提となるのは、従業員の生命と安全の確保です。そのため災害発生直後は、従業員の安否確認と物資の確保が最優先となります。
行政や個人の防災活動に依存するのではなく、会社としても備蓄計画を立てておくべきでしょう。スマホでどこからでも報告できる安否確認システムを導入し、防災訓練の一環として日頃から操作に慣れておくと安心です。また、防災クローゼットを設けて必要なものが速やかに揃えられるよう準備しておくのもおすすめです。
安全な家具レイアウト
非常時には、社員が安全に避難できる環境も重要です。避難経路の通路幅を確保し、家具などで塞がないように注意しましょう。また、背の高い家具は壁や床に固定して倒れないように対策しておくことも大切です。
安全性を保つためのオフィス環境については、以下の記事も参考にしてみてください。
BCP対策とともに検討したいオフィス構築
近年では多くの企業がBCPの必要性を感じ始めており、実際の策定率も着実に上昇しています。しかし、大企業に比べると中小企業はまだまだ不十分な場合も多く、会社の規模が小さくなればなるほどBCP対策が遅れがちとなっています。
ただ、BCPを策定済みでない企業の中でも、策定を検討中・準備中という姿勢を示すものが多く、BCP策定を進めていく企業は今後増えていくと考えられます。
出典：帝国データバンク「事業継続計画（BCP）に対する企業の意識調査（2024年）」
この機会に、企業としてBCP対策を講じるタイミングを改めて考えてみるべきでしょう。
BCP対策の一環としてオフィスを改修するメリット
ここまで見てきたように、BCP対策を踏まえてオフィス環境を整えることは、従業員が安心して働ける環境づくりや、有事の際にも業務を迅速に再開する上で、大きな意味を持ちます。
ただ、それをいつ実行すべきかについては判断が分かれるところです。当然ながら、有事はいつ起こるか分からない以上、早いに越したことはありません。
しかし、BCPを目的としてビルを移転したり、大規模な改修を単独で行うとなれば、相応の負担が発生します。
そのため現実的には、できることから対策を進めていくことが大切です。
非常用電源の設置や通信インフラの多重化、セキュリティの強化などは、建物を丸ごと改修するのに比べると、取り組みやすい施策です。
一方でレイアウトの全面見直しや、耐震補強など構造的な改修を伴う場合には、オフィス移転やフロアリニューアルのタイミングで、同時に進めるのが合理的でしょう。
BCP対策は「今すぐできること」と「計画的に行うこと」を分けて考えることが大切です。
働き方改革はBCP対策とセットで進めやすい
BCP対策は単なる防災対策にとどまらず、働き方改革と組み合わせることで効果を高められます。
たとえばリモートワークを推進し、業務をオフィス外でも継続できる仕組みを整えておけば、有事の際にオフィスが使えなくなっても、業務を分散・維持できます。
災害の発生や感染症拡大を契機にリモートワークを取り入れた企業では、出社制限下でも業務を途切れさせずに対応できたという事例も少なくありません。
以下の記事では、リモートワーク導入のポイントについてより詳しくまとめています。リモートワークの導入を検討している場合には、こちらもぜひ参考にしてみてください。
また、ペーパーレス化の推進もBCPの一部として有効です。紙の書類を電子化してクラウドで管理すれば、オフィスが被災してもデータ喪失のリスクを低減できます。
ペーパーレス化は業務効率化という側面で注目されがちですが、実はBCPの側面からも非常に効果的です。
ペーパーレス化の具体的な進め方については以下の記事でも詳しく紹介しています。
オフィスの改修・移転にBCP対策を取り入れて成功した事例
オフィスのリニューアルに伴って、BCP対策を充実化させた事例をご紹介します。
株式会社朝日ネット様のCSセンター長崎をリニューアルし、本社と拠点をつなぐシステムづくりを成功させた事例です。銀座にある本社から離れた場所でも、CSセンターの運営についてはより主体的に判断し、推進できるような組織となるよう、働きやすく社員同士がまとまりやすいオフィスを実現しています。
移転プロジェクトには社員の意見も多く取り入れ、愛着のわく空間となりました。デザインコンセプトである「つながりのあるオフィス」という言葉のとおり、誰がどこで何をしているのか分かりやすく、すぐにコミュニケーションを図ることができます。
休憩スペースやリフレッシュスペースでは、各自が好きな方法で休憩をとることができます。働く場所と休む場所がうまく循環し、オン・オフの切り替えが容易に行えるだけでなく、たまたまそこに居合わせた人同士の自然な会話も生まれやすくなりました。
ワークエリアに設置されたモニターによって、管理部門のスタッフはコールセンター全体の状況が把握できるほか、本社とワークエリアはリアルタイム中継でき、シームレスにつながることで連携の問題もなくなりました。
まとめ
災害大国の日本において、BCPの観点からオフィス環境を整えることは、極めて重要です。
大規模なオフィスの改修や移転を検討する際には、そのタイミングでBCP対策を取り込むことで、コストの削減と事業継続性の強化を両立できます。
また、BCP対策の中には時間や予算を大きくかけずに、迅速に取り組めるものも少なくありません。自社で必要なBCP対策は何か、すぐに実行できる取り組みは何かを整理し、計画的に改善することが大切です。
ソーシャルインテリアでは、BCPを考慮した最適なオフィス構築を提案しています。これまでの実績や事例も確認していただくことで、より具体的なイメージを掴んでいただけます。
BCP対策につながるオフィス作りを進めたいが、検討項目が多く何から手をつけて良いかわからないという場合には、ぜひ以下の資料もご活用ください。
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