新型コロナウイルス感染症の影響で、早急な対応が求められているのがオフィス改革です。オフィス改革が成功すれば、多様な働き方の実現や業務効率の向上などのメリットが得られます。しかし、「進め方がわからない」「改革の必要性があるのか？」と悩む方もいるでしょう。
本記事では実例付きでオフィス改革の具体的な取り組みを解説します。実施時のポイントを押さえて、課題解決に導く最適な方法を見つけましょう。
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目次
オフィス改革が進んでいる背景
オフィス改革が進んでいる背景には、新型コロナウイルス感染症の拡大があります。
新型コロナウイルス感染症の拡大で、接触を減らす働き方が定着しました。時短勤務やテレワークのような新たな勤務形態の導入や、一定の距離を確保できる空間への配慮が求められています。
感染症の拡大を機に、将来の予測が困難なVUCA（ブーカ）時代が加速したため、乗り越えるには組織の結束力強化が必要不可欠です。強化する手段として、ワークライフバランスを守り、社員のロイヤリティを高める働き方改革の重要性が増しています。
オフィス改革で期待できる効果
オフィス改革を実施すると、多方面にプラスの効果・メリットが期待できます。
期待できる効果・メリットは以下の5つです。
- 業務効率・生産性の向上
- 社内コミュニケーションの促進
- 社内の共通認識の形成
- イノベーションの創出
- 社員の心身の健康維持
オフィス改革には、オフィス空間に限らず、コミュニケーションツールや新たな福利厚生の導入・見直しも含まれます。総合的な改革により快適性が高まれば、業務効率向上やイノベーションの創出など、利益に直結する効果が期待できるでしょう。
また、人材確保が難しくなっている現代において、貴重な人材を失わないよう、社員の心身の健康維持は欠かせません。心理的安全性の高い空間は、円滑な人間関係の構築を促します。企業の経営方針や戦略、企業理念に対する共通認識を共有する場にもなり、団結力の強化に役立つでしょう。
働き方の選択肢を増やすことでワークライフバランスが実現すれば、社員の健康を守れます。
オフィス改革の具体的な取り組み例
アフターコロナ以降、在宅勤務のみならず、さらに自由度の高い働き方が浸透してきました。出社を推奨する企業でもより働きやすい工夫を施しています。
そこで、オフィス改革の具体的な取り組み例を5つまとめました。
- フリーアドレスの導入
- 業務のデジタル化
- リフレッシュスペースの設置
- ミーティングスペースの設置
- リモートワークの導入
1.フリーアドレス制の導入
フリーアドレス制とは、固定席を持たずに好きな場所で業務ができるワークスタイルです。他部署と接する機会が増えて社内の交流が活性化する他、意見交換が活発になりイノベーションの促進が期待できます。
なお、フリーアドレス制に代わり、近年はABW（Activity Based Working）も普及しています。ABWとは、その時々の仕事の内容に合わせて、働く場所を自由に選択するワークスタイルです。設計思想次第では、旅行先やカフェなども働く場所として定義する場合があります。
フリーアドレスの詳しいメリットは、「フリーアドレスとは？導入のメリットと失敗しないためのポイントを紹介」より確認できます。
2.業務のデジタル化
デジタル化とは、既存のシステムをデジタルに置き換えることです。デジタル化するメリットは多岐に渡ります。
例えば、書類をデジタル管理に切り替えるペーパーレス化では、業務プロセスの短縮が可能です。会議室にWEB設備やネットワーク環境を導入すれば、拠点以外の社員の交流の発展や、出張費の削減に役立ちます。
さらに、デジタルツールの活用で円滑な情報共有やタスクの一元化が実現し、生産性向上が見込めるでしょう。
3.リフレッシュスペースの設置
リフレッシュスペースとは、その名の通り社員がくつろげる空間のことです。一息ついてコーヒーを飲むなど、オンオフの切り替えが容易にできる点が魅力です。
ストレスの軽減はもちろん、コミュニケーション促進により意欲向上や離職率の低下が見込めます。さらに、働く環境を重視する求職者が増加しているため、イメージアップが期待できるでしょう。
また、社内外にアピールできることから、オフィス改革で重視するべき空間の1つといえます。
リフレッシュスペースの詳しいメリットは、「休憩室を導入するメリットは？役割や設計ポイントを紹介」をご覧ください。
4.ミーティングスペースの設置
ミーティングスペースとは、執務室などの一角に設けられたオープンスペースです。クローズド空間で機密性の高い情報を扱う従来の会議室とは違い、フランクな意見交換や短時間の情報共有を行う目的があります。
予約不要で少人数で気軽に使えることから、クリエイティビティの向上や交流の促進に有効です。スタンディングやソファ席、来客時にも最適なファミレス席など多種多様なため、オフィス改革の目的に合わせて導入しましょう。
「オフィスのファミレス席が人気の理由とは？おすすめのソファ・寸法目安も紹介」も参考にしてみてください。
5.リモートワークの導入
リモートワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した柔軟な働き方を表します。この点が遠隔地で働く勤務形態を表すテレワークとの大きな違いです。
クラウドサービスやプロジェクト管理ツールなどのICTの導入は業務効率を高めます。もちろんワークスタイルの選択肢が広がるため、雇用の確保や社員の満足度向上にも有効です。
つまり、オフィス改革では働く場所・時間の選択に加えて、ICTを上手く取り入れる工夫が必要です。
リモートワークのメリットは、「テレワークとリモートワークの違いは？導入時のメリットや必要な準備も紹介」よりご確認ください。
オフィス改革で押さえておきたい実施時のポイント
オフィス改革を成功させるには事前準備が重要です。理想のオフィス環境を叶えるには、多角的な視点を持ってイメージを具体化しなければいけません。
オフィス改革で押さえておきたい実施時のポイントは以下3つです。
- オフィス改革を行う目的や方針を明確に示す
- ワークショップや社員アンケート等を実施して従業員の意見を反映する
- 評価基準や業務フローなど制度面の見直しも進める
1.オフィス改革を行う目的や方針を明確に示す
オフィス改革の軸となるのが、オフィス改革を行う目的や方針です。
導入したシステムなどが社員のニーズに合わず機能しなければ、新たな課題を生み出す恐れがあります。さらには、組織の一体感を崩す要因にもなりかねないため目的や方針を明確にしましょう。
【オフィス改革の目的や方針の例】
- 業務効率化
- 多様な働き方の推進
- 創造性の促進
- 社内交流の活性化
経営陣や管理職だけでなく社内で課題を見つけて共通認識を持つことが重要です。
2.ワークショップや社員アンケート等を実施して従業員の意見を反映する
オフィス改革を行う共通の目的は、自社の働き方に見合ったオフィスの最適化です。それを叶えるには、社員全員が理想のオフィスを実現するプロセスを考える必要があるため、ワークショップや社員アンケート等の社員が意見を出しやすい施策を実施しましょう。
【ワークショップの例】
- 組織の課題を洗い出す
- 他社の事例を調査する
- アイデア発表
- アイデアの選定
ワークショップは単なるヒアリングの場ではありません。社員の意見を反映し、写真やパースを用いてイメージを具体化しましょう。
3.評価基準や業務フローなど制度面の見直しも進める
物理的にオフィスを改革するだけでは、従来の業務が円滑に行えなくなる可能性があります。
例えば、フリーアドレス制によって、チームの業務フローが確認しにくくなるといったケースが考えられるでしょう。そのため、評価基準や業務フローなどの制度面の見直しも進める必要があります。
多様な雇用形態を設ける場合は「働き方改革関連法」の再確認も行いましょう。また、勤務体系や教育研修制度、福利厚生の見直しも行うと効果的です。
オフィス改革の成功事例○選
最後は、オフィス改革の成功事例をまとめてみていきましょう。官民問わず紹介するので、オフィス改革の参考にしてみてください。
1.総務省
総務省では、全省的にテレワークを推進するなどの環境整備に取り組んでいます。感染症や不安定な社会情勢に対応するために、一例として以下を実現しました。
【オフィス改革の実践例】
- テレワーク勤務
- Web会議の利用
- 新規採用者向け局内リモート研修の実施
接触を減らすために、原則テレワーク勤務・Web会議を徹底した働き方へとシフトしました。新規採用者のメンターもリモートを利用して先輩社員との交流の機会を設けています。
※参考：総務省 行政管理局｜新型コロナウイルス感染症拡大防止に対応した働き方の試み
2.内閣人事局
内閣人事局では「職員一人一人の生産性を高め、働きがいを向上させる」などを目的に、2022年3月にモデルオフィスを完成させました。
オフィス改革の実践例は以下の通りです。
【オフィス改革の実践例】
- 退社時のクリアデスク
- 会議のペーパーレス化
- フリーアドレス制の導入
改装前よりオフィスの書類・物品の60％削減に成功しています。また、10席を12名で共有するフリーアドレス制の導入で、部署外の交流促進に成功しました。
※参考：内閣人事局｜令和4年度 国家公務員の執務環境整備に関する調査業務 調査報告書
【ソーシャルインテリア様】
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オフィス改革では、多様な働き方の実現や業務効率の向上など、多方面でプラスの効果が得られます。将来の予測が困難なVUCA時代に突入しているため、官民問わず早い段階でオフィス改革に取り組む必要があるでしょう。
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