オフィス移転のスケジュールや計画を立てる際に、考えるべきことが多く、どこから手を付けていいか迷う場合もあるのではないでしょうか。オフィスの引越しをスムーズに完了するためには、新しいオフィスと現オフィスそれぞれのタスクを洗い出し、効率的に作業を進める必要があります。
本記事では、オフィス移転のスケジュールについて、全体の流れややることを時系列で詳しく説明します。オフィス移転に関してよくある質問と回答も紹介しますので、オフィス移転を検討中の方はぜひお役立てください。
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目次
オフィス移転のスケジュールは約6か月
オフィス移転にかかる期間は、おおむね6か月が平均です。それぞれの段階でやるべきことを以下にまとめました。
【6か月前】
- オフィス移転の目的決定
- おおまかな移転計画の検討
- 新オフィスの物件選定
- 現オフィスの解約予告
【5か月～4か月前】
- 移転業者・サービスの選定
【4か月～3か月前】
- 新オフィスのレイアウト設計の決定
- 必要な什器を揃える
【3か月～2か月前】
- 工事業者への正式発注
- 引越し費用などコストの調整
【2か月～1か月前】
- 引越し準備
- 官公庁や郵便局など各種届出・手続き
【1か月前～移転日】
- 移転にともなう取引先へのアナウンス
- オフィス引越し
- 社員への周知・マニュアル準備
- 現オフィスの原状回復工事
なお、実際の移転スケジュールは、オフィスの規模や移転距離などの条件によって変わるため、上記の情報はあくまで参考としてご確認ください。
【6か月前】オフィス移転の目的決定・物件探し
オフィス移転の計画をスタートするタイミングは、移転の6か月ほど前が目安です。ただし検討事項や手続きは膨大なため、できるだけ余裕を持って始めましょう。はじめのステップでは、オフィスを移転する目的を明確にします。
例えば、「社員が増えてより広いスペースが必要になった」「アクセスの悪さを改善したい」などの目的が考えられます。加えて、プロジェクトの概要や主要メンバー、おおまかな予算など、移転計画の骨組みを決めておきましょう。
移転の目的を明確にすることで、新オフィスの条件が自動的に絞られるため、条件に合ったオフィスの選定を並行して行います。立地や床面積、賃料などの条件を比較検討して移転先の候補を選んでいきます。
もう1つ重要なのが、現在のオフィスへの解約予告です。ビルのオーナーへ解約の予告を入れる時期は移転の6か月〜3か月前が目安ですが、タイミングは賃貸契約によって異なるため事前に確認が必要です。
【5か月～4か月前】業者・サービス選定
移転先のオフィスが決まったら、依頼する業者やサービスを決定していきます。オフィスの内装から、什器や備品、設備のリース、電話やインターネット通信、引越しなどさまざまな専門業者を選定、依頼することになります。
オフィス移転は、新しいオフィスの構築まで含めると6か月〜1年以上かかる長期プロジェクトです。また、移転後も最適なオフィス環境を維持するために、 継続的な改善やメンテナンスが欠かせません。
自社や担当者と並走するパートナーとして、長期に渡って継続的な取り引きができるか、自社の理想のオフィスづくりに対応できるかといった点も考慮し、正式に契約する業者を慎重に決めましょう。
【4か月～3か月前】オフィスレイアウト設計
業者の選定や依頼と同時期に、オフィスレイアウトを決定していきます。オフィスのゾーニングや設計を考える際には、導線を意識するとともに、現オフィスでの課題を解消できるよう心がけましょう。実際に利用する社員の意見も取り入れると、スムーズです。
新しいオフィスに必要な什器を揃えるのに、場合によっては買い替えも必要になるため、現オフィスからどこまで引き継ぐかも明確にしましょう。
家具を新しく選び、購入する場合は手間や費用がかかります。オフィス家具のサブスクリプションサービス「サブスクライフ」を活用すれば、豊富なラインナップから好きな家具を一定期間だけ導入でき、後で購入することも可能です。
なお、もう少し早い時期にオフィスレイアウトを決めるケースもあるため、あくまでも目安の流れとして認識しておきましょう。
【3か月～2か月前】工事業者の発注・コスト調整
オフィス移転の3～2か月前には、移転業者へ正式に手配します。引っ越しにかかる費用は、荷物の量だけでなく時期や発注業者によって変動します。複数の会社から相見積りを取りつつ比較検討して決めましょう。
移転にかかるコストを確認し、経営者や管理層へ中間報告を実施するタイミングとしても、この時期が適しています。また、現オフィスの原状回復工事では、ビルのオーナーによって工事業者が指定されている場合もあります。
オフィス移転にかかる費用について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【2か月～1か月前】引越し準備・各種届出
オフィス移転の2か月〜1か月前には、引越しに向けて準備を進めます。引越しの荷造りはすぐに使わないものから手を付けるのが無難です。また、不用品の廃棄の手配も忘れずに行いましょう。
他にも、郵便局や電話、インターネット、配送会社への連絡、官公庁への届け出、名刺やWebサイトなどの住所変更など、各種届出を済ませておきます。
加えて、新オフィスの施工管理も重要です。図面の通りに工事が進んでいるか、計画通りに入居できるか、といったスケジュール確認を行い、調整が必要な場合は早めに各所へ連絡する必要があります。
【1か月前～移転日】引越し・原状回復工事
オフィス移転の1か月前には、取引先の企業へオフィス移転の案内を送付します。オフィス移転のお知らせメールの例文や作成ポイントについては、下記記事もご参照ください。
『事務所の移転のお知らせ例文｜メール文とホームページの掲載内容を紹介』
オフィスの引越し当日に向けて、主にやることとしては以下が挙げられます。
- 内装工事、什器の搬入
- 電気やインターネット、電話などの設備工事
- 社員向け移転マニュアルの準備：オフィス移転スケジュールや梱包・搬入方法、移転日当日の社員の動きなど
- 新オフィスの運用ルール作成
- 現オフィスの原状回復工事の確認
原状回復工事は契約書に沿って行いますが、廃棄物があれば産業廃棄物処理の手配が必要です。
オフィス移転のよくある質問
オフィス移転に関してよくある質問に回答していきます。
内装工事の費用はどのくらい？
オフィス移転における床や間仕切り壁、ドアなどの設置や受付の開設といった内装工事が別途発生する場合があります。オフィスの広さや工事箇所、材質などによって差はありますが、平均すると坪単価約15万円〜40万円が目安です。また、居抜きかスケルトン物件かによっても変わります。
内装工事の費用については、下記記事で詳しく解説していますのでご覧ください。
オフィス移転のコストを抑えるには？
オフィス家具や什器をレンタルすれば、購入する場合よりも費用を抑えられます。サブスクライフでは、11万点ものラインナップから好みのアイテムを導入可能です。他にも、造作物を減らす、物件の状態を活かした内装を意識する、といった方法もコスト節約につながります。
オフィス移転の引越し業者の選び方は？
オフィス移転の引越し金額は、ケースバイケースで異なりますが、社員1人あたり約2万〜5万円が相場とされています。業者選びでは、見積もり金額だけでなくオフィス移転の実績や依頼できる業務内容、アフターフォローなどを確認すると、目的に合った会社を探しやすいでしょう。
オフィスの移転業者の選び方については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
オフィス移転は少なくとも半年以上前に計画を立てよう
オフィス移転は、検討や準備段階から引越し後の旧オフィスの現状回復完了までを含めると、半年以上かかるケースも多く見られます。今回紹介したスケジュールを参考に、まずはオフィス移転の目的を明確にし、計画的に新しいオフィスへ入居できるよう準備しましょう。
日常業務と並行して移転計画を進めるのは非常に骨の折れるプロジェクトです。細かな作業手順や進め方については、オフィス構築のプロに相談することをおすすめします。
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