オフィスコミュニケーションはどうすれば活性化する?活性化のメリットとおすすめのレイアウトを紹介

皆さんはオフィス内でのコミュニケーションに課題を感じたことはありますか?
本記事では、オフィスコミュニケーションの活性化にどのような施策があるのか、紹介していきます。

オフィスコミュニケーションが重要な理由

オフィスコミュニケーションは仕事の生産性を高める観点で非常に重要です。オフィスコミュニケーションが不足すると、伝えるべき正しい情報が社員間で伝わらず、プロジェクトの停滞や社員一人ひとりの作業効率の低下を招きます。

また、リモートワークやABWをはじめとした多様な働き方を導入する企業が増える中、オフィスコミュニケーションの取り方は今まで以上に工夫が求められます。

リモートワーク、ABWについてはこちらの記事で紹介しています。

オフィスコミュニケーションがもたらすメリットとは?

オフィスコミュニケーションには生産性を高める役割がありますが、具体的には以下の効果が期待できます。

一人ひとりの生産性、業務効率化の向上

オフィスコミュニケーションの活性化により社員間の情報共有が活発になることで、自身のタスクの目的と役割が把握しやすくなります。

他にも、他部署の動向やプロジェクトの進捗状況を知ることで、管理職以外の社員もより柔軟で迅速な行動を取ることが可能となるでしょう。

社員エンゲージメントの強化

一般的な退職理由の一つとして、コミュニケーションの不足が挙げられます。オフィスコミュニケーションが活性化していることで、仕事に困っている社員の早期発見に繋がります。

日頃のコミュニケーションが活性化するような機会を会社が設けることで、社員同士が助け合い、働きやすい環境を作っていくことができます。

働き方の多様化と共にオフィスコミュニケーションも変化している

実は、オフィスコミュニケーションの変化には、オフィスレイアウトが大きく関係していることをご存知でしょうか? オフィスのレイアウトは、働き方と共に常に変化しており、これからもその流れは続くでしょう。ここでは、従来のオフィスコミュニケーションと、これからのオフィスコミュニケーションについて説明します。

これまでのオフィスコミュニケーション

従来一般的なオフィスレイアウトは、対向式(島型)レイアウトでした。対向式レイアウトが一般的だった理由としては、担当部署毎でのコミュニケーションがしやすいためです。そのため、他部署と交流する際は、社員一人ひとりが自発的にコミュニケーションを取りにいく必要がありました。

これからのオフィスコミュニケーション

現代では働き方の多様化によるオンライン会議やチャットツールの普及で、部署間だけでなく役職も超えたコミュニケーションが取りやすくなりました。オフィスレイアウトの面では、社員一人ひとりの座席を固定しないフリーアドレスやグループアドレスの導入が普及したことにより、社員間でのコミュニケーションがより自由で活発化しています。

ソーシャルインテリアでのオフィスコミュニケーションについて

ソーシャルインテリアの社員に聞いてみました

オフィス内コミュニケーションについて、ソーシャルインテリアの社員にアンケートを行ったところ、オフィス内コミュニケーションとオフィスデザインは密接な関係にあることが分かりました。

ソーシャルインテリアのオフィスは現在、東京港区の北青山にあるWeWorkジアーガイルアオヤマに入居しています。

参考:WeWork でビジネスが加速する仕組みとは? 今注目の「家具のサブスク」を提供する subsclife」へインタビュー

https://wework.co.jp/contents/interview/column27

オフラインでの交流がオフィス内コミュニケーションを活発化させる

ソーシャルインテリアの社員18名に以下の質問を行いました。

Q1:”社員同士のオフィス内コミュニケーションは活発であると感じますか?”
Q2:”会社が実施するオフィス内コミュニケーションを活発化させるイベントや仕組みに関して、印象的なもの・効果的だと感じるものはありますか?”

Q1への回答としては、63%が活発であると回答がありました。
Q2への回答としては、37.5%の社員がスクラムオフィスがオフィス内コミュニケーションに、25%の社員がオフィスナイトも効果的だと回答がありました。

※スクラムオフィス:指定された曜日と時間帯に社員が出社し、執務室内の決められたエリアで仕事を行うソーシャルインテリア独自の働き方※オフィスナイト:社内交流会

社内間の情報共有が、オフィス内コミュニケーションのポイント

オフィス内コミュニケーションの取り方や取りやすさは社員一人ひとりにとって大きく異なるため、どうすればコミュニケーションが今よりも活性化できるのかを以下の質問を通して聞いてみました。

Q3:”オフィス内コミュニケーションを取りやすくするために行って欲しい取組がもしあれば教えてください”

Q3への回答

  • 業務を部署間を超えて行う
  • 複数事業あり、それぞれの部署がどんな業務をしているのか見えづらいため、全社会で部署ごとに紹介の機会が今よりも増えると、想像しやすくなるのではないかと思います。
  • Wikiなどを使って必要な情報をアクセスしやすくなるような取り組みを行いたいと考えています

回答からは、他部署とのコミュニケーションや社内データベースのようなものがあったら良いという意見が見受けられました。

オフィスデザインはオフィスコミュニケーションに影響する

Q4:オフィスレイアウトやデザインはオフィス内コミュニケーションに影響すると思いますか?
Q5:オフィス内コミュニケーションが取りやすい社内の場所はどこになりますか?

Q4への質問ではは100%影響すると思う、と回答がありました。

Q5への回答

  • weweorkのラウンジ(特に窓際のベンチソファ席)
  • weworkラウンジのソファ席
  • Wework6F ラウンドテーブル:全員の顔が見える

オフィス内コミュニケーションが取りやすい場所としては、圧倒的にWeWorkのラウンジという回答が多い結果に。執務室ではなく、開放的でリラックスできるスペースにニーズが集まりました。

ソーシャルインテリアのオフィスデザイン

社内全体が見渡せる明るく開放感のあるレイアウトで、グループアドレスを採用しているため、オフィス内に心理的な壁もなく、コミュニケーションが取りやすいオフィスです。

オフィスデザインについてはこちらの記事でも紹介しています。

オフィスコミュニケーションにお困りなら「ソーシャルインテリア」にお任せ!

オフィス内でのコミュニケーションを活性化するためには、働き方やオフィスレイアウトの工夫が必要です。それぞれの企業に合った施策を取りましょう。

ソーシャルインテリアでは、オフィスの課題解決についてトータルサポートしています。オフィスでのコミュニケーション不足にお悩みの際はお気軽にお問い合わせください。