社内コミュニケーションを活性化する重要性とアイデア6選
リモートワークや自由出社というスタイルの普及により、社内のコミュニケーションの重要性が再認識され、関心が高まっています。社内コミュニケーションを活性化することで、生産性の向上をはじめ、さまざまなメリットが期待できます。
本記事では、社内コミュニケーションの重要性や活性化させるアイデア、企業が取り組んでいる施策を紹介します。
目次
社内コミュニケーションを活性化するメリット
会話がしやすい環境が整っており、良好な人間関係が築ければ、社内コミュニケーションは活性化します。まずは、社内コミュニケーションを活性化するメリットをみていきましょう。
1. 業務効率・生産性の向上
社内コミュニケーションが活性化することで、自然と従業員同士の会話が増えます。仕事の進め方で悩んだとき、気軽に上司や同僚に相談できれば、よりよい解決策が見つかりやすくなるでしょう。トラブルが発生したときも、こまめに情報共有を行うことで早急な対処ができ、組織全体の業務効率・生産性が向上します。
2. 従業員定着率の上昇
人間関係の悪化は、退職を決断する大きな要因の1つです。業務に関わる会話はもちろん、ちょっとした雑談も良好な人間関係の構築には欠かせません。社内コミュニケーションが活性化することで、オフィスにおける心理的安全性を高めることができます。自分の意見や気持ちを安心して表現できる環境は働きやすさに直結するため、従業員定着率の上昇が見込めるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化に取り組む企業が増加している背景
働き方が大きく変化している現代では、社内コミュニケーションの重要性がさらに高まっています。
- リモートワークが拡大してコミュニケーション不足になりやすい
- 急速に変化する時代でスピーディーなコミュニケーションが求められている
- 個人の価値観が多様化してお互いの理解が必要になっている
ここでは、社内コミュニケーションの活性化に取り組む企業が増加している背景を解説します。
1. リモートワークが拡大してコミュニケーション不足になりやすい
リモートワークの急速な拡大により、気軽なコミュニケーションをとりづらくなったことが背景の1つに挙げられます。感染症対策としてリモートワークを導入した企業のなかには、十分な準備期間のないまま運用に踏み切ったケースも少なくありません。
業務上の打ち合わせはオンライン会議システムなどで効率化できるものの、顔を見合わせて雑談したり体調を気にかけたりといった機会は出社時と比べるとどうしても減少します。企業はオンライン上でも気軽に人と接しやすい環境を整え、コミュニケーション不足を解消する必要があります。
2. 急速に変化する時代でスピーディーなコミュニケーションが求められている
テクノロジーの発展や多様化による影響により、世の中は急速なスピードで変化しています。この激動の時代を「Volatility（変動性）」「Uncertainty（不確実性）」「Complexity（複雑性）」「Ambiguity（曖昧性）」の頭文字をとって「VUCA時代」と呼びます。
VUCA時代では、従来の常識は通用しません。コミュニケーションの遅れが致命的な問題を引き起こす可能性もあります。リスクを軽減し、チャンスを掴むためにも、企業にはスピーディーなコミュニケーションが求められています。
3. 個人の価値観が多様化してお互いの理解が必要になっている
個人の価値観が多様化したことも、社内コミュニケーション活性化に取り組む企業が増加している理由の1つです。価値観の多様化によって、周囲をより深く理解しなければ良好な関係が築きづらくなっています。
たとえば、これまでは従業員全員が出社して、それぞれのデスクで業務を行うスタイルが一般的でした。現在はライフスタイルに合わせて、在宅勤務やサテライトオフィス、ワーケーションなど、選べる働き方が増えました。「介護と両立するために在宅勤務を行っている」「通勤が心身の負担だったためサテライトオフィスを利用している」など、働く仲間が抱える個々の事情がわかると、お互いの選択を尊重しやすくなります。
社内コミュニケーションを活性化させるアイデア6選
企業が主体となって仕組みづくりを行ったり、ツールを導入したりすることで、社内コミュニケーションは活性化できます。
- フリーアドレス制を導入する
- 気軽に使えるを交流スペース設置する
- 社内ブログや社内報で情報発信する
- 社内イベントを開催する
- 社内サークル・部活の活動を行う
- コミュニケーションツールを導入する
ここからは、社内コミュニケーションを活性化させる具体的なアイデアを6つ紹介します。
1. フリーアドレス制を導入する
フリーアドレス制とは、デスクを固定せず、自由に働く場所を選べるワークスタイルです。フリーアドレス制には、次の2種類があります。
- 完全フリーアドレス
- グループアドレス
所属部門に関わらず自由に席が選べる完全フリーアドレスは、業務で関わりの少ない従業員同士のコミュニケーションを促せます。移動できる範囲が限られるグループアドレスは、チーム内のコミュニケーションを活性化したいときにおすすめです。
2. 気軽に使える交流スペースを設置する
社内コミュニケーションの活性化には、気軽に使える交流スペースの設置も効果的です。交流スペースとしては、次の事例が挙げられます。
- オープンスペース
- リフレッシュスペース
- キッチン
オープンスペースは、ちょっとした打ち合わせを行ったり、休憩を兼ねて雑談をしたり、フレキシブルな使い方ができる空間です。リフレッシュスペースは、従業員がリラックスしやすいようソファや照明などにこだわって構築していきます。ドリンクやちょっとした食べ物が作れるオフィスキッチンは、新しい交流スペースとして注目されています。
3. 社内ブログや社内報で情報発信する
社内ブログや社内報で情報発信することで、従業員同士の会話のきっかけが作れます。とくに、規模が大きくなった組織やリモートワークがメインの企業では、会社への帰属意識が希薄になりがちです。
そこで、新入社員の1日を社内ブログで紹介したり、新規事業の動向を社内報で取り上げたりすることで、直接接することのない従業員でも組織の一員としての仲間意識を生むことができます。交流スペースや会議などで顔を合わせたときにも、相手のことを知っていれば話しかけやすくなるでしょう。
4. 社内イベントを開催する
社内イベントの開催によって、従業員同士の親睦を深めることができます。社内イベントには、次の事例が挙げられます。
- 歓送迎会
- 新年会・忘年会
- スポーツ観戦
- シャッフルランチ
- オンライン総会
- オンライン懇親会
社内イベントは大きく、対面式・オンライン式の2つに分類されます。対面式で歓送迎会や新年会、忘年会を行うときは、気軽に参加しやすい社内の交流スペースで開催するのもおすすめです。オンライン総会やオンライン親睦会では、フードデリバリーサービスを利用して、離れた場所でも同じ食事を手配することで、一体感や非日常感が演出できます。
5. 社内サークル・部活動を行う
企業が社内サークル・部活動を後押しすることで、従業員同士が新しいコミュニティを形成しやすくなります。社内サークルとして人気が高いのは、フットサルや野球などのスポーツ関連や英会話・読書といった場所を選ばずできる文化会です。
とくに、英会話サークルは、業務で関わりの少ない従業員同士の交流が生まれるだけでなく、スキルアップにも直結します。運営費用の一部を支給するなど、会社としても積極的にバックアップすることで、従業員の満足度向上や企業のイメージアップにつながるでしょう。
6. コミュニケーションツールを導入する
在宅勤務やサテライトオフィスなど、多様な働き方を実現するためには、コミュニケーションツールがあると便利です。メールや電話だけでも業務は進めていけますが、チャットルールや社内SNS、バーチャルオフィスツールがあると、コミュニケーションの幅が広がります。
たとえば、SlackやChatworkでは、送信されたメッセージに絵文字でリアクションが示せます。わざわざ文章を考える必要がないので、容易に一次返信ができるうえ、感情に合わせた絵文字を選べるため実際に顔が見えなくても気持ちをダイレクトに表現できます。
社内コミュニケーションの活性化に取り組む企業のアイデア事例
【株式会社セキュア様】
館内増床プロジェクトでオフィス環境を整えることによって、コミュニケーションの活性化を図りました。
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