オフィスに関するさまざまな悩みのなかでも、「従業員の増加により事務所が手狭になってきた」「十分なスペースがないため収納や通路の確保に苦労している」という課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。とくに、狭いワンルームの事務所であれば尚更です。
しかし、狭い事務所でも、レイアウトの工夫次第で、空間を広く見せることは可能です。何も手を加えず狭いと感じる状態を放置してしまうと、生産性が下がったり、従業員のストレスにつながったりするリスクもあります。
本記事では、事務所が狭すぎることによるデメリット、限られたスペースを上手に使うレイアウトのポイント、広く使うテクニックなどを詳しく解説します。マンションオフィスの場合でも活用できるノウハウとなっておりますので、是非ご覧ください。
目次
狭い事務所の基準とは？
「狭い事務所」の基準は、個人の感覚や働き方によって異なるため、明確に定義することはできません。一般的には、従業員1人あたりの面積や通路幅などから、適当な広さを試算することができます。
まずは、「人が狭さを感じやすい空間」について、具体的な数値データを確認しましょう。
1 従業員1人あたりの面積
労働安全衛生規則では、オフィスの気積に関して、”労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない”（出典：安全衛生情報センター）と、定めています。気積とは「床面積×高さ」のことで、天井が2.5ｍのオフィスの場合は、10㎥ ÷ 2.5ｍ の計算式で求められる「4㎡」が、従業員1人あたりに最低限必要な面積です。
ただし、4㎡は約2.2畳。多くの人が「非常に狭い」と感じる
ほどのスペースしかありません。実際のオフィスでは、従業員1人あたり8〜10㎡ = 約4.4畳〜5.5畳ほどの広さを確保していることが多くなっています。
2 通路幅
作業スペースだけでなく、通路幅も狭さを感じやすいポイントです。一般的には、下記より狭いと、圧迫感や狭さを感じやすいと言われてます。
・デスクとデスクの間 ：90cｍ
・座席と壁の間 ：90cｍ
・座席と座席：160cｍ
座席の後ろの通路幅が狭いと、人が通るたびに椅子を机側に引く必要があり、座っているほうにも、通路を通るほうにも負担となります。よって、事務所のレイアウトでは、動線を意識するこが重要です。
事務所が狭すぎることによるデメリット
事務所が狭すぎることで、さまざまな問題が発生するリスクがあります。ここでは、事務所が狭いことで生じるデメリットを4つ紹介します。
1 従業員の精神的負担となる
人には他人に侵入されると不快に感じる「パーソナルスペース」が存在します。パーソナルスペースの広さは、家族・友人・同僚などによって異なり、企業のオフィスなどの改まった場では、他人との距離が120〜350cmほど必要だといわれています。十分なパーソナルスペースが確保されていないと、従業員がストレスを感じやすくなり、精神的な負担が大きくなります。
2 従業員の仕事に対するモチベーションが下がる
「通路が狭くて移動しづらい」「スペースが足りず作業しづらい」など、小さなストレスが蓄積することで、業務効率や生産性の低下につながるケースもあります。ストレスが従業員間で伝染することで、職場の雰囲気が悪くなり、仕事に対するモチベーションが下がってしまう可能性もあるでしょう。
3 人によっては集中力・生産性が低下する
生産性の高い職場は業務に集中できる環境が整っています。周囲との距離が近すぎると、他人の視線や音が気になるため、人によっては仕事に集中しづらくなります。社外の人と電話でやり取りするときも、距離が近すぎることで音が入り込みやすくなり、セキュリティ上の懸念も生まれます。
4 社内でコミュニケーションが取りづらい
狭い事務所は人との距離が近くコミュニケーションが活発なイメージがあるかもしれません。しかし、通路幅が狭い事務所は、気軽に目当ての人がいる場所まで移動しづらいため、コミュニケーションが阻害される可能性があります。コミュニケーションが取りづらいと、報告・連絡・相談が疎かになり、予期せぬトラブルに発展することも考えられます。
狭いワンルームの事務所のレイアウト考える前に確認しておきたいポイント
狭いワンルームの事務所の環境を改善したい場合は、具体的なレイアウトを考える前に、確認しておきたいポイントがあります。ここでは、とくに重要な3つの事前準備について紹介します。計画的にレイアウトを作り上げることで、快適な事務所を目指しましょう。
1 業務に必要なスペースを精査する
まずは、業務に必要なスペースを精査します。事務所の現状を把握して、「業務に最低限必要なスペース」「不要なスペース」「兼用できるスペース」を洗い出していきましょう。
業務に必要なスペースは、具体的な広さと優先度を決めておくと、レイアウト作業がスムーズに進みます。兼用できるスペースは、「防音性の高い個室を作って、集中ブースとWeb会議室を兼用させる」といったように、具体的な用途を考えることがポイントです。
2 各スペースの割合を決めてレイアウトのイメージを固める
つぎに、各スペースの割合を決めてレイアウトのイメージを固めていきます。優先度の高いスペースから順番に配置を行い、事務所の全体像を作り上げましょう。
レイアウトの際は、「おしゃれなパーテーションを使いたい」「デザイン性に優れたレイアウトを取り入れたい」と考えがちです。しかし、業務において何が最善かを考えながら、見た目と利便性を両立できるレイアウトを意識してください。
3 必要な予算を算定する
レイアウトのイメージが固まったら、何にどの程度の予算を割くのか決めていきます。オフィス家具・設備の購入費だけでなく、パーテーションなどの施工費も確認しておくことで、より正確な数値が算定しやすくなります。
見落としやすいのが、不要物の廃棄費用です。使用年数が短い有名メーカーのオフィス家具・設備であれば、引き取りや買い取りに対応している場合もあるので、廃棄方法と合わせて確認してみると良いでしょう。
狭いワンルームの事務所を上手に使うレイアウト改善9のポイント
狭いワンルームの事務所でも少し工夫するだけで、圧迫感や窮屈なイメージを軽減することができます。限られたスペースを有効活用するためのレイアウトについて、9つのポイントをピックアップしました。
1 家具・収納高さを抑えて圧迫感を軽減する
背が高い家具は圧迫感を与えるため、視界が通るような家具・収納の配置がおすすめです。
収納力を重視すると、どうしても高さのあるものを選びたくなりますが、あえて収納スペースを限定することで、不要な荷物を処分しやすくなります。家具・収納の高さを抑えることで、開放感のある空間になるだけでなく、地震などの災害時に家具が倒れたり、物が落ちてきたりするリスクを軽減することにもつながります。
2 必要最低限のサイズのオフィス家具に変更する
省スペースで利用可能なオフィス家具を導入することで、窮屈なイメージを軽減できます。とくに、事務所のなかで多くのスペースを占めるデスクの配置・レイアウトは重要です。
最適なデスクスペースは、職種や業務内容によって異なります。外出の多い営業職のデスクはコンパクトに、複数のモニターや専門機材を使う技術職のデスクはゆとりをもってレイアウトするなど、働き方に応じてどれくらいのサイズが必要かを検討することが大切です。
3 床の露出面積を意識する
荷物で足の踏み場がなかったり、配線がごちゃごちゃと絡まったりしていると、窮屈な印象が強まります。床がすっきりしていると空間が広く感じられるため、床の露出面積を意識しましょう。
コンパクトなデスクチェアやループ脚のデスクをはじめ、オフィス家具の種類や形状を工夫すると、床が見えやすくなります。また、デスク周辺の配線をすっきりまとめられる配線収納付きデスクもおすすめです。
4 フリーアドレス制にして社内にいない人のデスクスペースを削減する
フリーアドレス制とは、決まった自分の机を持たず、空いている席に自由に座って仕事ができるスタイルです。フリーアドレス制にすることで、従業員全員分のデスクを用意する必要がなくなります。
営業職が多い職場、テレワークが定着している企業にとっては、出社していない人のデスクスペースを効率よく削減できます。フリーアドレス制を導入することで、デスクの上に私物を置くことがなくなるため、事務所全体がすっきり片付くというメリットもあります。
フリーアドレスについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
5 自然光を取り入れて開放感を感じさせる
狭い事務所を広く見せたい場合は、自然光を取り入れることで、開放感を高めることができます。透明や半透明のパーテーションを採用すると、光が遮られることなく届くので、部屋全体も明るくなります。
ただし、明るすぎてもストレスになるため、窓の位置や大きさには注意が必要です。とくに、西日が差し込む場所は眩しくなりやすいので、ブラインドなどを活用しつつ、明るさと眩しさのバランスを考えながらレイアウトを決めていきましょう。
6 寒色・薄い色を使って部屋を広く見せる
配色によって、圧迫感を減らす方法もあります。色にはさまざまな特性があり、寒色や薄い色は、部屋を広く見せる効果が期待できます。青系統のカラーである寒色には、ものを遠くに見せる特性があるため、壁・天井・床などの広い面に向いています。薄い色である、白・グレー・ベージュなどは、空間を広く見せる特性があるため、オフィス家具にもおすすめのカラーです。
カラーコーディネートのポイントは、統一感のある空間を意識することです。基本となる薄い色を決めて、アクセントとして寒色を取り入れることで、メリハリのある空間に仕上がります。
7 デッドスペースも有効に活用する
デッドスペースを有効に活用することで、限られた空間を最大限使いこなすことができます。
たとえば、空いている壁にホワイトボードやスクリーンを設置すれば、ミーティングスペースとしても利用しやすくなります。ただし、ホワイトボードに雑然と掲示物が貼り付けられていると、ごちゃごちゃとした印象が強まり、事務所の狭さが強調されてしまいます。壁を有効活用したい場合は、きれいな状態を維持できるようなルールを決めておきましょう。
8 パーテーションを使って圧迫感を抑えつつパーソナルスペースを確保する
パーソナルスペースを確保する方法としては、パーテーションの使用がおすすめです。壁を作ると閉塞感が増すため、必要以上に視線を遮らないパーテーションが向いています。
なかでも、背の低いデザイン、光を通す半透明の素材のパーテーションを選ぶことで、圧迫感を抑えつつパーソナルスペースを確保できます。
パーテーションの使用を検討されている方はこちらの記事もぜひご覧ください。
9 スペースを兼用する
常時使用しないところは、兼用することで狭い事務所でもスペースを節約できます。目的や用途が近いもの同士は、兼用しやすくなります。
たとえば、区切られた空間で話し合いをする「会議室と応接室」、静かな場所で業務を行う「集中ブースとWeb会議用ブース」は、兼用しやすいスペースです。会議室とカフェスペースを兼用することもできますが、食事の匂いや汚れが残らないように注意する必要があります。
レイアウトの改善以外で狭い部屋を広く使うテクニック
レイアウトの改善以外でも、狭い部屋を広く使うテクニックがあります。ここでは、レイアウトを変えなくても、すぐに実践できる3つの方法を紹介します。
1 ペーパーレス化を進めて保管する書類を削減する
事務所そのものが狭いと、業務スペースだけでなく、書類の管理にも頭を抱えるものです。紙の保管はスペースを取るため、ペーパーレス化を進めて保管する書類を削減することが重要です。
紙で管理したい書類も、一定期間が過ぎたものは電子化を検討しましょう。あらかじめ書類の保管スペースを決めておき、入りきらなくなったものを定期的に廃棄・電子化することで、書類の保管スペースがどんどん拡大するといった問題を事前に防ぐことが可能です。
2 事務用品は一括管理で従業員みんなで共有して使う
従業員全員がそれぞれ事務用品を保管すると、個人用ワゴンやデスクを設置する必要があるため、どうしてもスペースを取ります。そこで、事務用品は個人で所有するのではなく、社内で共有することで、省スペース化が実現できます。
1か所にまとめて保管する場合は、管理や補充のルールを決めておくと快適に使いやすくなります。また、事務所内のどの位置からもアクセスしやすいレイアウトにすることも大切です。
3 省スペースで整理・収納できるアイテムを活用する
事務所全体をすっきりさせるためには、省スペースで整理・収納できるアイテムを活用するのもおすすめです。パソコンスタンド、オフィスチェアに装着できるカバン置き、ドリンクホルダーなど、オフィス用の便利グッズは数多くあるので、職場にあったものを選びましょう。
ただし、便利グッズであっても物が多すぎると雑然とした印象になってしまうので、取捨選択したうえで取り入れるのがポイントです。
狭いワンルームの事務所をレイアウトするときの注意点
事務所のレイアウトを考えるときは、従業員の安全に留意することも重要です。最後は、狭いワンルームの事務所をレイアウトするときの注意点について解説します。
1 災害時の安全性を確保する
広く見せるための工夫、使い勝手の良いスタイルを考えることも大切ですが、必ず災害時の安全性を確保できるレイアウトになっているかを確認しましょう。
地震への備えとしては、背の高い家具を使用しない、高い位置への収納を控えることがポイントです。避難しやすいように、出入口・エントランスや非常口へスムーズに移動できる配置にすることも重要です。防災備蓄品を保管する場合は、デッドスペースをうまく活用しながら、すぐに出せる場所に収納しておきましょう。
2 電源の場所を確認する
レイアウトによって電源がつぶれたり、延長コードが増えて配線が複雑になったりするケースがあります。
個人用キャビネットや背板の付いたラックは、電源をつぶさない場所に配置することを心がけましょう。コンセントからの距離が長くなると、配線が露出しやすく、より狭く感じるため、電源の場所と配線を考慮してレイアウトを考えることが重要です。
3 女性従業員に配慮する
レイアウトを考えるときは、女性従業員への配慮も忘れないようにしましょう。棚の位置を低くして背が低い女性でも取りやすいようにする、パーテーションを使ってパーソナルスペースを確保するなど、女性にとって快適に働ける環境を整えていきます。コミュニケーションを重視する女性も多いため、カフェブースやコミュニケーションスペースの設置も有効です。
「快適な職場環境」の概念は、女性と男性で違う可能性があるため、レイアウト案ができたら女性従業員に確認してもらいましょう。
4 今後従業員数が増えることも考慮する
現状に最適なレイアウトをかっちりと決めるのではなく、臨機応変に対応しやすいレイアウトを考えておくと、人数が増えても対応することができます。
事業拡大・新規採用の予定がなくても、急に仕事が忙しくなり、従業員数が増える可能性もあります。余裕のあるレイアウトにしておくことで、新しい従業員も気持ちよく働ける配置に変更しやすくなります。今のことだけで考えるのではなく、今後の可能性も考慮しながらレイアウトを決めていきましょう。
狭いワンルームの事務所のレイアウトに悩んだらプロの手を借りるのが有効！
狭いワンルームの事務所でも、工夫次第で広く見せることは可能です。レイアウトを考えるうえでのポイント、広く使うためのテクニックについて解説してきましたが、自社の事務所では具体的に、何をどう採用すべきか迷ってしまうケースも多いのではないでしょうか。
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