オフィスセキュリティは、企業の資産と顧客からの信頼を守るために不可欠な対策です。セキュリティに不安を感じており、オフィスの見直しを検討されている担当者もいるのではないでしょうか。
この記事ではオフィスセキュリティの重要性や施策の基本を理解し、安全性を高めるための具体例や注意点について詳しく紹介していきます。オフィスセキュリティについての知識を深め、安心で安全な働く場を築くための施策を学んでいきましょう。
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目次
オフィスセキュリティとは
オフィスセキュリティとは、企業が保有する資産を守るための対策の総称です。ネットワーク上での情報の取り扱いや管理に関わる安全対策である「情報セキュリティ」と、オフィスに訪れる人の動線から考えるオフィス内外の物理的な安全対策である「空間セキュリティ」の二つに大別されます。
オフィスセキュリティの確立は、企業の信頼性と競争力を高めるために必要不可欠です。企業は「情報セキュリティ」と「空間セキュリティ」の両面から適切な対策を講じることが求められています。
オフィスセキュリティの重要性
オフィスには、情報リスク、人的リスク、物理的リスクの3つのリスクが存在しています。企業はそれぞれのリスクからオフィスを適切に守っていかなければなりません。ここでは、オフィスセキュリティの重要性と、取り組むべき背景について見ていきましょう。
情報資産を守る
情報リスクとは、外部からの不正アクセスや誤作動により、企業が保有する情報が漏洩、改ざん、破壊などの危険に晒されるリスクのことです。事業計画や製品情報、営業戦略、財務・人事情報など、情報資産が他社に漏洩すると企業の競争力や信頼性が脅かされてしまいます。
特に、顧客データや社員データといった個人情報は、厳格な管理が必要です。「個人情報保護法」に従って、慎重な取り扱いが求められます。
社員を守る
人的リスクとは、社員が身体的に危害を被るリスクのことです。社員は企業の人的資産であり、企業はオフィス内で社員が安全に仕事ができるよう守らなくてはなりません。
不審者にオフィスへ侵入された、建物が放火されたなど、悪質な事件が起きている昨今の状況を鑑みると、オフィスセキュリティ対策は一層重要性を増しています。徹底した対策を講じることで、社員は安全な職場環境で業務に集中することができます。
物的資産を守る
物理的リスクとは、オフィス内に存在する物品が盗難や損害の対象となるリスクのことです。オフィスには現金や小切手、パソコン端末やタブレット、オフィス什器などがあり、これらは企業にとって財務的な価値を持つ資産といえます。情報資産だけでなく、金銭的価値の高い物品の盗難防止も大切です。
また、盗難以外にも、社用車や設備へ傷をつけられたり、地震や火事などの災害によって建物が損壊したり、オフィス内の書類が紛失したりするリスクも考慮しなければなりません。
オフィスセキュリティの基本方針
オフィスセキュリティの基本的な考え方として、「外部からの不正侵入を防ぐこと」「内部からの持ち出しを防ぐこと」の2つの視点が必要です。
外部からの不正侵入は、関係者以外が簡単にオフィスへ出入りできない対策が重要です。建物の出入口や窓などのセキュリティチェック、防犯カメラの設置、警備員の配置などを見直しましょう。
内部からの持ち出しを防ぐためには、技術的な対策だけでなく、従業員の関与と協力が不可欠です。文書や物品の管理方法、機密情報の取り扱い方針の周知を実施してください。
オフィスセキュリティの取り組み方
前述したオフィスセキュリティの重要性と基本方針を踏まえ、ここからは具体的な取り組み方を紹介します。
ステップ1：資産を可視化
まず最初のステップは、オフィス内に存在する資産を現状把握し、可視化することです。企業における資産は、以下のようなものが挙げられます。
- 顧客情報
- 製品開発情報
- 技術情報
- 財務情報
- 人事情報
- コンピュータ
- サーバーやUSBスティック
- クラウドサービス
- 紙媒体で保管している資料
パソコン、機器、文書などの物理的な資産だけでなく、データベース、クラウドサービス、社内システムなどの情報資産も含まれます。
ステップ2：課題を整理
次に、各資産に対する現在の課題や脆弱性を整理します。資産のある場所、利用している人、誰が責任者となっているのか、どこまで管理されているのかなど、確認を進めます。
確認した詳細は、資産管理台帳に記載して管理することがおすすめです。それぞれの重要度やリスクレベルを評価し、優先順位を付けてリスト化を行います。
ステップ3：施策を検討し実行
課題を整理した後は、それぞれの課題に対する適切なセキュリティ施策を検討します。情報リスク対策にはセキュリティツールの導入やアクセス制御システムの強化、人的・物理的リスク対策には入退室管理、金庫の導入、オフィスレイアウトの見直しなど、課題に応じてさまざまな対策が考えられます。施策を計画し、優先順位を設定した後は、実行に移しましょう。
ステップ4：規定や方針整理
最後のステップでは、計画した施策に対する規定や方針を整備します。明確なルールやガイドラインが無ければ、社員もセキュリティに関する適切な行動を取ることはできません。セキュリティポリシーの策定や就業規則の見直し、社員への運用ルールの周知、定着支援などを行います。
これらのステップを順番に進めることで、オフィスセキュリティの取り組みを効果的に実施できるでしょう。また、一度で終わりではなく、定期的な見直しと改善を行い、対策を更新していくことが重要です。
オフィスセキュリティに重要なゾーニングとは
ゾーニングはオフィス内のスペースを機能や用途ごとに区分けし、適したセキュリティ対策を実施することです。ゾーンは、以下の種類に分けられます。
- パブリックゾーン：ビルのエントランスなど不特定多数が出入りするエリアで、簡易な防犯対策が必要です。
- 来訪者ゾーン：受付やロビーなど外部来訪者が利用するエリアで、身元確認が必要です。
- 内部ゾーン：社員が利用するデスクや会議室エリアで、社員証による入退室管理が望ましいです。
- 機密ゾーン：最も重要な資産が保管されるエリアで、高度なセキュリティ技術が必要です。
業種によって、守らなければ営業できない対策もあります。適切なゾーニングを行い、オフィスセキュリティを強化しましょう。
オフィスセキュリティの具体例
オフィスセキュリティの具体例として、以下のような事例があります。
アクセス制御システムの導入
社員証やパスワードを用いた入退室管理システムを導入し、内部ゾーンや機密ゾーンへの不正な侵入を防止します。
防犯カメラの設置
パブリックゾーンや来訪者ゾーンに防犯カメラを設置し、不審な行動や不正な侵入を監視・記録します。
オフィス内対策
セキュリティゲートや鍵付き収納スペースを設置し、機密文書や貴重品の保管を強化します。また、文書の適切な破棄手続きの確立も重要です。
自社の業務、オフィスレイアウトに合わせた対策を総合的に実施することで、オフィスセキュリティを強化し、情報・人的・物的資産を強固に保護できます。
情報資産を守れるオフィス作りに取り組もう
オフィスセキュリティは自社の大切な資産を守るだけでなく、顧客や取引先との信頼関係を維持するためにも大切な施策です。オフィスセキュリティ対策には、適切なゾーニングが欠かせません。
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