日々、業務を行うオフィスの内装やレイアウト、デザインは、会社のイメージや業績にも影響を与える重要な要素です。「従来のオフィスを改装して、もっと働きやすい空間にしたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。しかし、実際にリフォームを行うとなると、進め方や予算など、さまざまな問題が出てくるものです。
この記事では、オフィスリフォームを検討している方に向けて、リフォームのメリットや注意点、リフォームとリノベーションの意味の違いなどを網羅的に解説します。オフィスリフォームの計画を立てる際にはぜひ参考にしてください。
目次
オフィスのリフォームとは？
リフォームとは、建物の古くなった部分や壊れたところの工事・修繕を行い、新築に近い状態に戻す作業を指します。企業がオフィスをリフォームする目的はさまざまです。
＜リフォーム例＞
- 長年使って古くなった備品や内装などを新しく取り換える
- 社員数が増えたためデスクやPCなどを増設する
- オフィスの使いづらい部分を改善する
- 社員のために休憩所などリフレッシュスペースを新設する
リフォームと類似した言葉にリノベーションがありますが、両者の違いを確認してみましょう。
リノベーションとの違い
リノベーションもリフォームと同様に、古くなった建物を新しくするための工事です。リフォームが原状回復を主な目的としているのに対し、リノベーションは壊れた箇所を直した上で新たな機能や価値などを付け加える点が異なります。
イメージとしては、リフォームがマイナスをゼロに戻す工事なら、リノベーションはさらに価値を高めてプラスにする工事といえます。そのため、一般的にリノベーションはリフォームよりも大規模な工事になるケースが多くなります。
直すだけじゃない！オフィスリフォームのメリットとは
リフォームというと、壊れたところを直したり、汚れた壁紙を張り替えたり、「もとに戻す」というイメージが強くなります。しかし、実際のオフィスリフォームでは、リノベーションのようにプラスαのメリットが得られる場合も多いのです。ここからは、直すだけにとどまらないリフォームから生まれるメリットについて、採用強化や企業プランディング、エンゲージメント向上など複数の視点から解説していきます。
ブランディング・PR
リフォームは、企業ブランディングやPRにつなげられる点は代表的なメリットの一つです。テーブルや椅子が壊れたままだったり、床や壁紙が汚れていたり、電球が切れた状態で放置されていたりすると、企業のイメージダウンになりかねません。
リフォームにより、綺麗でおしゃれな空間にオフィスが生まれ変われば、来客者にポジティブな印象を与えることができて、企業イメージの向上に貢献します。また、オフィスの内装に自社のロゴやシンボルカラーなどを取り入れることで、顧客に対するブランドアピールにもつながります。
また、ブランディングは社外だけでなく、社内にもプラスの影響が期待できます。企業理念やシンボルなどが目につきやすい場所にあれば、従業員の会社に対する帰属意識、愛着なども自然と高まり、仕事への意欲やパフォーマンスの向上にもつながるでしょう。
コスト削減
オフィスリフォームを行えば、業務にかかるコストが削減可能です。例えば、蛍光灯をLEDに変更したり、空調や電化製品などを最新の機器に交換したりすれば、古いタイプを使い続けるより省エネ効果が期待できます。
また、仕切りを撤去したり、太陽光が差し込む窓を設置したりするなど、細かな変更によっても空調の効き目がアップしてコスト削減につながるでしょう。
ほかにも、内装によって照明を少し暗めに設定しても不自然に見えないようにする、経年変化が起きても趣を感じられるようなデザインにして将来のリフォーム費用を抑えるなど、設計面の工夫によってもコスト削減を見込めるケースがあります。
業務効率化
オフィスのリフォームは、業務効率化につながるメリットもあります。リフォームの際に、本棚や複合機など導線をふさぐ什器の配置を見直したり、Web会議に対応できるよう防音スペースを追加で設けたりすれば、より快適で効率的なオフィス環境ができるでしょう。
社員数の増加や組織体制の変化により、会社にとって必要なオフィス環境も常に変化します。その時々の働き方にあったオフィスにリフォームすることで、業務がスムーズに進められるようになり、生産性向上が期待できます。社員からも広く意見や要望などを聞いて、リフォームすべき箇所の洗い出しを行っていきましょう。
採用広報
リフォームでオフィスを綺麗にすれば、採用活動の際に企業のアピールポイントとして活用できます。オフィスの什器や備品が壊れたまま放置されていたり、オフィスが古いままだったりすると、求職者に良い印象を与えることができません。社員の労働環境に無頓着な会社だと思って、応募辞退につながる可能性もあります。
トレンドにあわせてオフィスのリフォームを定期的に行う、社員の意見を聞きながら快適なオフィス家具を取り入れるなど、付加価値のあるリフォームを実施して採用広報の強化に役立てましょう。
エンゲージメント向上
リフォームによる環境改善は、実際にオフィスで働いている社員のエンゲージメント向上にも貢献します。エンゲージメントとは社員の会社に対する愛着心を指す言葉です。エンゲージメントが改善すれば、離職率の低下やパフォーマンス向上などが期待できます。
リフォームによって使いやすいオフィス、居心地の良いオフィスができれば、社員も快適に仕事に取り組めるようになり、日々の業務に対するモチベーションがアップするでしょう。
オフィスリフォームの注意点3つ
オフィスリフォームを実施する際には、業者の手配やスケジュールなど、事前にしっかり調整しておかないと工事をスムーズに進められません。ここからは、オフィスリフォームのよくある注意点を3つ取り上げて説明していきます。
1.複数の施工会社や管理会社との調整
オフィスリフォームでは、複数の施工業者との連絡調整が欠かせません。改修の箇所にもよりますが、通常、工事には内装業者や電気工事会社、水道工事会社など複数の会社が関係します。
リフォームを依頼する際は、各業者の作業内容を確認した上で、電気や水道の業者スケジュールを先におさえ、内装業者やオフィス家具の調達は工事後半に依頼するなど、細かい日程の組立てが必要です。賃貸オフィスでは、工事業者だけでなく管理会社との調整も行わなければなりません。
必ずしもこちらが希望する日程で工事してもらえるとは限らないため、全体スケジュールと関わる全ての協力会社、管理会社の役割を把握して発注を進めてください。初めてオフィスリフォームを行う場合は、オフィス構築全般をサポートしてくれる専門会社に協力依頼をするのもおすすめです。
2.工事スケジュールの確認
工事前には、リフォーム業者が作業をスムーズに進められるよう、スケジュールをよく確認しておきましょう。立ち合いの有無、書類等の提出期限や社員への協力依頼など、さまざまな確認事項をチェックしていきましょう。
また、大規模なリフォームになると、数ヶ月の長期工事になったり、夜間や休日作業が入ったりする場合があります。工事期間中は通常の業務ができなくなるケースもあるため、工事中に仕事をするスペースを加味して計画を立てていきます。
3.施工範囲の確認
オフィスリフォームは、自宅のリフォームと異なり簡単に工事ができない部分があります。賃貸物件の場合、改装が許可されているのは一般的にテナントの専有部分のみで、共用部分は対象外です。希望するリフォームができるかどうか、早い段階でオーナーに問い合わせをしておきましょう。
また、リフォーム内容が建築基準法や消防法、労働基準法などの各種法令に違反しないかの配慮も必要です。法律に関しては自社で確認するのが難しい部分もあるため、設計時点からリフォーム業者や専門家と綿密な打ち合わせを行い、助言を受けると安心です。
さらにリフォーム後に発生する原状回復義務についても注意が必要です。
詳細についてはこちらの記事で紹介していますので、ご確認ください。
オフィスリフォームの流れ
実際にオフィスリフォームを行う場合、どのような手順で進めていけばいいのでしょうか。工事内容の計画や施工業者選定など、リフォーム工事がはじまるまでの流れを3つのステップで紹介します。
リフォーム目的を決める
オフィスリフォームでは、はじめに工事の目的を明確にする必要があります。オフィスを改装する理由は、前述のようにいくつかの目的が複合的に重なっている場合もあるでしょう。
目的がはっきりしていないと、無駄な工事を行ったり、必要な改修ができなかったりする恐れがあります。
リフォームを行いたい箇所が多くて決めにくい場合は、社員の意見を聞き、優先順位をつけていく方法も有効です。場合によっては、部分的なリフォームではなく大規模な工事を行ったり、オフィス移転を検討したりする方が良いケースもあります。リフォーム要件を明確化するため、オフィス構築支援をしている協力会社に問い合わせるのもおすすめです。
リフォーム範囲と予算を検討する
続いて、リフォームの範囲と予算を決めていきます。
オフィスリフォームでは、改修する部位や仕様素材、デザインなどで必要予算が変動します。最初に決めた目的からずれないよう意識しながら、どの部分のリフォームを行い、予算はどの程度まで許容できるかを調整してオフィスデザインを進めていきましょう。
不動産の契約によっては、希望した場所が工事不可だったり、工事日程に制限が入ったりする場合もあります。あらかじめ、管理会社に計画通りに作業ができるかどうか確認しておいてください。
リフォーム会社に見積り依頼＆スケジュールを立てる
リフォームの見積りをとる際は、専門のリフォーム会社だけでなく、デザイン会社やオフィス家具を扱う業者など、オフィスデザインやオフィス構築を一括サポートしてくれる会社を含めて幅広く見積りをとることをおすすめします。
依頼する業者を決めたら、次はスケジュールです。前述のように、スケジュール調整には大きな手間がかかります。また、業務に影響が出にくい休日や長期休暇はリフォーム業者も忙しくなるため、希望通りのスケジュールを組めるよう、早めに業者を決めて日程を確保しておきましょう。
オフィスリフォームの補助金
オフィスリフォームを検討する際、多くの企業が気にかけるのが予算の問題でしょう。なかには、余裕がないためリフォーム自体を諦めてしまう会社もあるかもしれません。そんなとき、調べてみてほしいのがオフィスリフォームに利用可能な補助金・助成金です。
支給対象や時期に制限があり、必ずしも適用されるとは限らないものの、利用できれば金銭的な負担を軽減してくれます。以下、オフィスリフォームにも活用できる補助金・助成金の一例です。
ものづくり補助金
生産性向上を目的とする設備投資に対する補助金。リフォームと生産性の関係について証明を求められますが、業務効率改善目的の改装なら適用できる可能性があるでしょう。
受動喫煙防止対策助成金
中小企業で受動喫煙防止を目的とした施設・設備に利用できる助成金。喫煙室の設置などの際に検討してみると良いでしょう。
IT導入補助金
中小企業が業務効率化などでITを導入する際に申請できる補助金。コロナによるリモートワーク関連でリフォームが必要になったときなどに活用できる可能性があります。
※本記事で紹介している補助金などは執筆時点の情報です。リフォームの際は必ず最新情報を公式ページにてご確認ください。
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オフィスリフォームは、室内が綺麗になるだけでなく、生産性の向上や社員のモチベーションアップ、社外へのブランディングなどさまざまな効果があります。自社のオフィスを最適化し、今よりも効率的な業務を進めるために、ぜひオフィスリフォームを検討してみてください。
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