オフィスの原状回復義務の範囲は？費用・流れ・注意点をまとめて解説
オフィス移転時にアクシデントになりやすいのが原状回復工事。余計な出費や費用負担を巡ってオーナーとトラブルに発展する事例もあるので、計画的に準備を進めなければなりません。とはいえ、工事に不安を感じている担当者も多いでしょう。
本記事では、オフィスの原状回復義務の範囲について解説します。費用・流れ・注意点の解説に加え、原状回復工事に必要な期間なども分かるため、移転予定の企業の担当者はぜひご一読ください。
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目次
賃貸オフィスの原状回復とは？
賃貸オフィスの原状回復は、個人向けの居住用賃貸とは異なります。そのため、工事の準備段階で賃貸オフィスの原状回復に関する知識がないと、後々トラブルに発展する恐れも。
ここでは、原状回復の概要と退去時に適用される民法について解説します。
1-1 原状回復＝賃貸物件を借りた時の状態に戻す工事
原状回復とは、賃貸物件を借りた時の状態に戻す工事のことです。事業目的の賃貸物件の原状回復は改正民法621条「賃借人の原状回復義務」義務付けられていて、借主が全て負担しなければなりません。
このときに、オーナーとトラブルになりやすいのが原状回復の範囲。自然損耗や経年劣化は対象外となるものの、物件によって原状回復義務の範囲が異なるため注意しなければなりません。
そこでまずは、賃貸借契約書の記載を確認しましょう。なお、小規模オフィスや内装工事を行っていないオフィスの場合は、一般的な賃貸物件程度の範囲で収まるケースもあります。
1-2 2020年4月以前の契約の場合は改定前の民法が適用される
2020年4月の民法改正で「民法第621条 賃借人の原状回復義務」の一部が改訂されました。改訂により「通常損耗や経年変化にあたる例」が明確化され、通常損耗や経年変化といった「賃借人の責めに帰することができない事由によるもの」の負担義務はオーナー側に生じます。
ただし、2020年4月以前の契約は適用されず、通常損耗や経年変化による原状回復義務は借主側に生じることに。契約年月日も忘れずに確認しておきましょう。
賃貸オフィスはどこまで原状回復する義務があるのか？
民法改訂があったものの、居住用賃貸とは負担する範囲が一部異なる点があるため注意が必要です。原状回復をスムーズに進められるよう、借主側が負担しなければいけない義務を把握しておきましょう。
ここでは、借主側に生じる義務と原状回復の例を解説します。
2-1 賃貸オフィスはほぼ100％原状回復工事を行う義務がある
居住用賃貸とは違い、賃貸オフィスの工事費用は、ほぼ100％を借主が負担するのが一般的。改正民法では経年劣化・通常損耗は原状回復の義務がないとされていますが、賃貸オフィスの場合は内装工事をしたり配線工事を行ったりするケースもあり、経年劣化や通常損耗の範囲が不明瞭なため全て借主側の負担となります。
ただし、オフィス兼住宅として契約している場合は、一般の賃貸住宅と同様の扱いになるケースも。また、契約内容によっても負担するべき範囲が異なるため、賃貸契約書内に記載の「特約」の項目を確認しましょう。
2-2 必要となる原状回復工事の例
賃貸オフィスの退去時に必要となる原状回復工事の一例です。
- 入居後に設置した什器の撤去
- 電気・電話回線・床下配線などの回復・撤去
- コンセント・カーペットなどの増設物の撤去
- 新設した間仕切り壁の解体
- 階段、水道、空調などの造作物の撤去
- 壁・床・天井などのクリーニング
- 床板・壁紙・天井ボードの張り替え・補修・交換・再塗装
- 管球・照明器具の交換
- 看板・パーテーションなどの撤去
例外として、オフィスを居抜きで退去・入居すると、「居抜き」という原状回復義務を次の入居テナントに移譲できるケースがあります。つまり、造作物や設備をそのまま承継できるため、原状回復が不要となるわけです。コストと手間を大幅に省けるため、場合によっては「居抜き」という選択肢を検討するのも一つの手といえるでしょう。
賃貸オフィスの原状回復の流れ
賃貸オフィスの原状回復をスムーズに進めるために、どのような作業が必要か把握しておかなければなりません。
ここでは、工事前に行うべき準備から引き渡しまで、オフィスの原状回復の流れを6ステップで解説します。
3-1 ①賃貸借契約書を確認
退去を検討する際にまず行うべきことは賃貸借契約書の確認です。例えば、住居兼オフィスの場合は原状回復義務の範囲が変わるうえ、オフィスの規模や内装によっては通常よりも工事期間が長くなるでしょう。
このように使用状況はテナントごとに異なるため、賃貸契約書で原状回復工事の範囲・費用・期間を確認してください。
3-2 ②施工業者またはビル管理会社に原状回復工事について問い合わせる
賃貸契約書に記載の施工業者、またはビル管理会社へ原状回復工事について問い合わせをします。指定がない場合は自社で施工業者の選定が必要です。
内容としては、原状回復が必要な範囲のすり合わせを行うために現地調査に来てもらい、見積もり依頼を行います。滞りがないようにオフィスの間取りや契約内容など必要な情報をまとめておきましょう。
3-3 ③工事内容をすり合わせる
問い合わせ後、施工業者が現地調査に訪れます。自社担当者とオーナー立ち合いのもとオフィスの状況を確認し、原状回復が必要な範囲や費用面、工事内容などのすり合わせを行います。
トラブルを避けるための大切な工程なので、気になる点があれば説明を求めて疑問を解消しておきましょう。すり合わせ後は見積もり依頼を行います。
3-4 ④工事の見積り費用とスケジュールを確認する
見積もりを受け取ったら、工事費用の内訳とスケジュールの確認です。見積もりに不明点がある場合を考慮して、やり取りの期間をある程度確保しておくのがベターでしょう。
合意後は工事の開始時期や完了予定日などのスケジュールを確認します。季節によっては天候で工期が長引くケースもあるため時間には余裕を持たせてください。
3-5 ⑤原状回復工事・中間検査を実施する
本契約締結後はスケジュールに沿って工事が始まります。工事中は進捗状況を把握するために、定期的に報告をもらうよう依頼しましょう。
また、すり合わせ通り適切に工事が行われているか確認する目的で中間検査も実施します。中間検査を行うことで、万が一不備があった場合にリスケがしやすく大きなトラブルを回避できます。
3-6 ⑥工事完了後にオフィスが引き渡される
すり合わせの内容通りに工事が完了したら、オフィスを引き渡します。場合によっては追加工事が必要になるケースもあるため、念のため施工が完了する前にも、工事内容を確認する機会を設けておくと良いでしょう。
オフィスを引き渡す際にはオーナーにも立ち合ってもらい、双方に意見の相違がないか最終確認を行ってください。
オフィスの原状回復工事の費用
オフィスの原状回復工事の費用は、オフィスの面積によって異なります。例えば、個人オーナーが経営する10〜50坪の小規模なオフィスの場合、1坪当たり3〜5万円で費用相場は90〜150万円。50坪以上の大規模なオフィスビルの場合、1坪当たり10〜20万円と高額になり費用総額が500〜1,000万円かかると予想できます。
また、小規模なオフィスであっても、工事内容によって1坪あたり10〜20万円と高くつくケースも珍しくありません。改装を行っているオフィスは、原状回復の範囲が広い分コストもかかるでしょう。
その他、築年数やビル管理の体制なども影響するため、相場以上に費用がかさむ可能性は十分にあり得ます。
オフィスの原状回復工事に必要な期間とタイミング
オフィスの原状回復工事のタイミングは賃貸契約書に記載されています。退去後または契約期間内のどちらかですが、一般的には契約期間内と定められていることが大半です。なかには退去後でも可能な場合もあるため、必ず契約書を確認してください。
原状回復工事に必要な期間は、オフィスの規模によって様々。目安としては30坪程度で1〜2週間、50〜100坪で2〜3週間、100坪以上なら1カ月程度です。また、モダンなカフェのように凝った内装を手掛けていると、その分必要な工事や期間に影響が出るので注意しましょう。
なお、9〜12月の年明け前や決算月は、移転する企業が増えるため、移転の繁忙期に重なってしまった場合は、通常よりも工事が長引くと考えておきましょう。契約期間内に工事が完了するよう余裕のある計画を立ててください。
オフィス原状回復を行うときの注意点
オフィスの原状回復工事を行う際に、オーナーや業者間でトラブルとなる原因の多くは準備不足です。しかし、やるべきことが多いため、確認が漏れてしまうことも。
そこで、オフィス原状回復を行うときに押さえるべき4つの注意点を解説します。
6-1 指定業者以外の施工業者に依頼できるか確認する
賃貸契約書に指定業者が記載されているけれど、指定業者以外に工事を依頼したいという借主も少なくありません。その際は、指定業者以外の施工業者に原状回復工事を依頼できるかオーナーに確認してみましょう。
また、見積もりの工事内容や費用、施工スケジュールなどが双方の希望と合わず、合意に至らない事態も想定されます。トラブルに発展した場合は、オーナーへ問い合わせて別の業者に依頼しても良いか交渉しましょう。タイムロスを避けるには、あらかじめ指定業者以外の業者を自社である程度ピックアップしておくのがおすすめです。
6-2 他社に相見積もりをとって工事費用の相場を確認する
想定額よりも高額な工事費用を提示されてしまい、合意しがたいときは、他社に相見積もりをとって工事費用の相場を確認しましょう。
オーナー側としては、手抜き工事をされないように信頼を寄せる業者へ工事を任せたいという考えを持っています。しかし、工事費用を負担するのは借主なので、高額な請求をそのまま受け入れるのは不本意なものです。
そのため、他社に相見積もりをとって工事費用の相場を知り、請求額が適切か判断しましょう。価格交渉の際に他社の見積もりを提示すると、交渉が有利に働いて費用を抑えられる可能性が高くなります。
6-3 入居時に支払った保証金の取り扱いを確認する
入居時に支払った保証金の取り扱いは、契約内容によって異なるため確認が必要です。賃貸オフィスの契約時に、債務保証の担保として敷金・保証金を支払います。敷金・保証金は6～12ヶ月分が相場で、家賃の未払いや修理費に充てられますが、原状回復費用として相殺される場合もあります。
一般的には、敷金・保証金から原状回復工事費用を引いた償却分が返還額となりますが、「工事費用＝敷金・保証金」という扱いも少なくありません。居住用物件とは違って敷金・保証金の額が大きいため、取り扱いを確認しておきましょう。
6-4 オフィスの明け渡しが遅れると追加の賃料・遅延損害金が発生する
原状回復工事を入居期間内で完了させる契約の場合、明け渡しが遅れてしまうと追加費用が発生します。オフィスの原状回復工事は、3週間以上かかるのが一般的で、オフィスの規模や内装工事の状況によっては、1カ月以上必要なケースも珍しくありません。
遅延損害金額は契約内容により異なりますが、次の入居者が決まっている場合は使用収益を得られなくなるため、請求が高くなる可能性があります。オフィスビルや周囲環境によっては工事可能な時間帯・曜日が限られる場合もあるので、余裕のあるスケジュールを立てて遅延を回避しましょう。
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オフィスの原状回復はオーナーや業者とトラブルに発展しやすいため、原状回復義務の範囲や流れを把握して入念に準備をしなければなりません。しかし、やるべきことが多く実務に支障をきたしてしまう企業担当者も少なくないでしょう。
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