オフィスコストの削減方法とは？削減の進め方・事例を紹介
企業の業績を改善するためには、オフィスコストの削減や見直しが必要不可欠です。とはいえ、オフィスコストは闇雲に減らせばよいわけではなく、明確な目的・基準をもとに必要なものと削るべきものを仕訳けなければなりません。
本記事では、削減できるオフィスコストの種類とその方法について詳しく解説します。効果的なオフィスコストの削減を行い、企業の発展につなげるためにぜひ参考にしてください。
目次
削減できるオフィスコストの種類とは？
オフィスコストを削減するために、まずはオフィスコストを7つに分類・整理しました。意識的に使用しているコストと、普段何気なく使っていて無駄に気付いていないコストがあるはずです。各項目を確認し、自社ではどのオフィスコストが多くなっているか確かめてみましょう。
賃料
一つ目のオフィスコストは賃料です。賃料や共益費は、オフィスコストの中でも大きなウェイトを占めるため、最初に見直すことで大幅にコストカットできる可能性があります。オフィスコストは、立地や建物、専有面積に応じて金額がかなり上下するのが特徴です。
見直しのポイントとしては、最寄り駅から少し離れた場所を選ぶ、築年数が古い物件も探してみる、未入居の期間が長い物件の条件交渉をしてみるなどの方法が挙げられます。
エネルギーコスト（水道光熱費）
二つ目は、賃料と同じく日々の運営に欠かせない水道光熱費などのエネルギーコストです。特に近年の値上げラッシュにより、電気代に頭を悩ませている企業も多いでしょう。一般的に、フロアの広さに比例してエネルギーコストは増える傾向にあります。
テレワークが急増したことで出社率が下がり、エネルギー消費量が減った企業もありますが、コロナ禍で換気をしていても消費量はアップした事例も見られます。出社率にかかわらず、一定のエネルギーコストは必要なため、継続的なコスト削減を検討することも大切です。
ITコスト（通信・電話）
三つ目は、電話や通信などのITコストです。ITコストには、電話代や通信費、ハードウェアの購入費、ソフトウェアの導入・利用料金などが含まれます。固定電話の回線数を減らすことで機器本体の購入費用削減のほか、回線敷設工事などの工事費用を削減することができます。また、携帯電話は、料金プランの変更などにより節約が見込めます。
ただ、現在の企業活動はITツールなしでは成り立たないため、必要なコストとしてある程度確保しておく必要があります。
オペレーションコスト（人件費）
オペレーションコストとは、事業運営にかかる費用のことで、具体的には人件費などが挙げられます。社員の雇用には、毎月の給与やボーナス以外に通勤代や福利厚生費、残業代などさまざまな費用が発生します。
さらに、新たな人材を採用する際のコストや、出張が発生する部署では移動費や宿泊費がかかる場合も。オンライン会議やリモートワークにより、出張や残業、通勤を減らすといった対策が効果的な場合もありますが、健全な組織運営を維持するためには従業員満足が重要であり、安易なコストカットは避けるべきでしょう。
オフィス用品コスト
オフィス用品には、デスクやチェアなどのオフィス家具、コピー機やプリンターなどのOA機器のほか、パソコン、スマホ、トナーなどの備品、冷蔵庫、掃除機などオフィス家電、が含まれます。
こうした設備は快適なオフィス勤務に欠かせないものですが、購入費やリース代に加えて使用時の電気代も発生します。なお、オフィス用品コストの中でも大部分を占めるオフィス家具は、購入せずにサブスクリプションのサービスを使うことで費用をおさえることも可能です。
消耗品コスト
消耗品コストは、文房具や名刺、コピー用紙といった事務用品や、トイレットペーパー、洗剤、電球など、オフィスで使うもののうち、減るものの費用のことです。1個ずつは安価でも、オフィス全体での消費量を考えると無視できません。複数拠点分をまとめて購入する、無駄遣いをしないよう社内で啓蒙活動をするなどの取り組みが必要でしょう。
オフィス構築コスト
オフィスの新設や移転、レイアウト変更に伴い、内装費用や引っ越し費用、電話やインターネット回線の工事費などのコストが発生します。また、オフィス環境を整備するために、デスクや椅子、収納棚といったオフィス家具を買い替える際には、購入費や設置費用も必要でしょう。
働き方の多様化が進み、在宅勤務やフリーアドレス制を導入する企業も増えているため、将来的なオフィスの役割や働き方も踏まえた上で、必要なコストかどうか判断することが大切です。
オフィスコストの削減方法を紹介
ここからは、オフィスコストの削減方法を紹介します。各項目の具体的な対策を説明しますので、自社でのコスト削減にお役立てください。
賃料
オフィスの賃料を削減する方法として、まずオフィスの移転が挙げられます。物件の立地や築年数など、条件次第では賃料を抑えることが可能です。また、テレワークやフリーアドレス制を導入することで、面積の狭いオフィスに引っ越し、賃料を下げることができます。
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エネルギーコスト（水道光熱費）
オフィスの電気代を節約する方法はいくつかあります。照明をLEDに変更することで、消費電力を抑えられる上、寿命が伸びるため交換コストの削減も見込めるでしょう。
エアコンは運転開始直後が最も電力を多く消費します。日差しの影響や時間帯などにもよりますが、つけたり消したりせず、可能な限りつけっぱなしにすることで、電気代の節約につながります。
また、使っていない部屋の照明は消す、就業時に空調をOFFにして退社する、といったルールを設定し、社員に呼び掛けることで、オフィス全体での効果が期待できるでしょう。
ITコスト（通信・電話）
会計管理システムなどのITコストは、定額料金で契約する方が、購入や自社開発よりも初期コストを抑えられる場合があります。
また、インターネットや携帯電話のプランを見直し、ビジネスプランなどに変更することで月額料金を抑えられる場合も。固定電話を使っている場合は、IP電話やクラウドへと移行することでコスト削減につながります。
加えて、社内のコミュニケーションツールや管理システムを、一元管理できるものにまとめることでも、利用料の削減が見込めるでしょう。
オフィス用品コスト
パソコンやスマホ、OA機器やオフィス家電などのオフィス用品も、ITツールと同様にレンタルやサブスクリプションサービスを活用することで導入費用を抑えられます。最近では、業務用ソフトウェアや複合機などのサブスクリプションサービスも多く登場しており、ランニングコストと合わせて比較検討することでコスト削減につながるでしょう。
オフィス移転時の費用のうち、約3割を占めているといわれているオフィス家具の購入費用。デスクやチェア、キャビネットといったオフィス家具のサブスクリプションサービスを活用することで、初期費用を抑えることができます。
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消耗品コスト
消耗品は、まとめて購入することで割引を受けられることもあります。使用状況や追加購入のタイミングを見て、まとめ買いができないか検討しましょう。
また、資料のデジタル化やデータベースの作成など、ペーパーレス化を進めることもコピー用紙代や印刷代、書類廃棄費用の節約につながります。どうしてもカラー印刷が必要な書類以外は白黒印刷に統一すれば、トナー代も削減できるでしょう。
部署ごとに在庫管理や発注を行っていたものは定番品を決めて、共有備品とすることで各部署における発注コストや手間を削減できます。使用頻度が低い文房具をコピーコーナーに設置して一括管理する「サプライドック」は、補充カードを使って整理や在庫管理が簡単に行える上、無駄な買い物を防ぐことが可能です。
オフィス構築コスト
ここまで紹介してきたコスト削減対策により、書類や消耗品、備品などが整理され、オフィススペースの縮小が可能になれば、レイアウトコストの削減につながります。とはいえ、社員が快適に働けるオフィス空間を構築するためには、コストだけでなく機能性やデザイン性などの要素も考慮する必要があります。
日常業務をこなしながら自社だけでオフィスレイアウトを考えるのは大変なので、オフィス構築のプロであるソーシャルインテリアにご相談ください。オフィス移転やレイアウト変更の実績が豊富なため、予算や目的に合った最適なオフィスプランをご提案可能です。
オフィスコストの削減はオフィスデザインのプロに相談を
オフィスコストは、事業を運営する上で必要な費用ですが、無駄なコストを削減することは売上向上や業績増大にとって重要なポイントです。必要なコストは企業やビジネスによって異なり、コスト削減方法も多数あります。
自社の現状を細かく確認し、継続的に対策を取り入れることで、社内コストの最適化が進むでしょう。ただし、やり方次第では業務効率が下がる可能性もあるため、実績のあるプロに相談することをおすすめします。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間の構築をトータルでサポートいたします。オフィス家具のサブスクリプションサービスにより、初期費用の削減も可能です。まずは自社オフィスに関するお悩みや課題について、お気軽にお問い合わせください。