フリーアドレスが失敗する原因と対策｜導入前に確認すべきポイントとは？

フリーアドレスは、柔軟な働き方と効率的なオフィス運用を後押しする魅力的な選択肢です。しかし、フリーアドレスの導入に失敗したという声も多く聞かれます。

この記事では、フリーアドレスのよくある失敗例と対策方法について詳しく解説します。フリーアドレスの課題を解決し、成功に導くための戦略を学んでいきましょう。

フリーアドレスのよくある失敗例9選

フリーアドレスの導入において、失敗する原因はいくつかのパターンに分けられます。フリーアドレスのよくある失敗例を9つ紹介します。

1.導入目的が不明瞭

フリーアドレスの失敗例の1つとして、導入目的が不明瞭であることが挙げられます。どの施策にも共通する課題ですが、フリーアドレスの導入に際しては特に、明確な目的の設定が欠かせません。

多くの企業では、フリーアドレスを導入する目的が曖昧であり、現実の業務の課題との間にズレが生じています。また、中にはフリーアドレス自体を目的化してしまっているケースもあり、結果として、フリーアドレスの運用が形骸化する場合も多くあるでしょう。

2.導入目的や運用ルールが社内浸透していない

フリーアドレスの導入時に、目的と運用ルールが社内に十分浸透していないことが失敗原因となる場合も多くあります。せっかく決めたフリーアドレスの目的や導入メリット、運用ルールが社員に伝わらなければ、フリーアドレスの効果が半減してしまうおそれも。

フリーアドレスを導入する際は、事前に社内説明会を実施するなど、社員と十分にコミュニケーションをとり、疑問を解消しておくことが成功の鍵です。

3.フリーアドレスに適したオフィス環境が整っていない

フリーアドレスの導入に成功するためには、ただ座席を自由にするだけでなく、オフィス環境全体の見直しが求められます。必要な備品、オフィスインテリア、システム、ツールなど、フリーアドレスに適したオフィス環境が十分に整っていなければ、導入効果を感じにくくなるでしょう。

例えば、ノートパソコンやタブレットといった持ち運びができるデバイスの貸与、クラウドの共有システムの導入、通信環境の整備などが挙げられます。また、柔軟な働き方を支援するオフィスデザインの検討も重要です。

4.社員がいつも同じ席に座ってしまう

フリーアドレスを導入したにも関わらず、社員が毎日同じ席に座ってしまうというのも、多くの企業で聞かれる典型的な失敗例です。フリーアドレスの目的の1つに、部門間のコミュニケーションを促進することが挙げられますが、社員は無意識に親しい同僚の近くの席や、居心地のいい場所を選んでしまいがちです。

社員の席を流動的にするためには、座席管理システムの導入などが有効。また、導入当初は座席のローテーションルールを設定して、多様な社員と交流するというフリーアドレスの良さを実感してもらうのも一案です。

5.書類や備品管理がうまくいかない

フリーアドレス環境では、書類や備品の管理が難しくなることも、よくある課題の1つです。固定席がないと書類管理が社員個人の責任となってしまい、書類の紛失や管理不備が発生するリスクもあります。

また、共有プリンターや文房具などの備品管理も、ルールが確立されていないと混乱を招きかねません。クリアデスクポリシーの策定や、個人用ロッカーの設置、共有備品の使用ルールの明確化など、対策を講じることが必要です。

6.セキュリティ対策が不十分

フリーアドレスの導入は、セキュリティ対策の不足による失敗例もよく見受けられます。フリーアドレスでは日々異なる席に座るため、本当に自社の社員かどうか判断しづらくなるでしょう。顔と名前が一致できないと、とくに社員数が多い会社ではセキュリティ対策が不十分であり、不審者の侵入や情報漏洩の危険性も高まります。

フリーアドレスを導入する際は、入退室管理システムを強化する、身分証明書の携帯を義務付けるなど、セキュリティ方針を厳格に定めて対策を行いましょう。

7.人材育成が難しい

フリーアドレス制度では、人材育成が難しいと感じる人も多いでしょう。自分の仕事に関係する先輩社員がいつも傍にいるとは限らず、新入社員や若手社員が適切な指導を仰ぎづらくなる点が課題です。新しい社員が必要なスキルや知識を身につける機会が減少すると、長期的に企業の成長に影響を及ぼす恐れがあります。

フリーアドレスの導入後も効果的に人材育成を行うため、メンター制度や定期的なフィードバック面談の実施、段階ごとの研修プログラムなど、人材育成に特化した施策を講じることが重要です。

8生産性の低下

フリーアドレスで社内コミュニケーションを活性化させるつもりが、ただ単に雑談が増えて、生産性が下がったと感じる例もあります。フリーアドレスで社員間の交流を生み出し、イノベーションにつながる可能性もありますが、一定のルールがなければ成果に結びつかない雑談が増え、業務への集中力も下がってしまいます。

フリーアドレスの導入前に、適切なワークスペースの管理やマネジメントルールの整備など、社内の体制を整える必要があるでしょう。

9.導入コストがかかりすぎる

フリーアドレスの導入時に、予想外にコストがかかり困った人もいるでしょう。フリーアドレスデスクや新たな什器の購入と、不要なオフィス備品の処分も必要となり、予算を大幅に超過するケースも見られます。

コストを抑えるためには、ソーシャルインテリアのサブスクリプションサービスを活用してフリーアドレス用の備品を準備する方法があります。気になるオフィス家具をサブスクで利用できるため、初期費用を抑えることが可能です。

失敗要因と3つの対策方法

フリーアドレスの導入に失敗する要因は、ほとんどが以下の3つに集約されます。

• 課題分析と目的設定、企画が不十分
• 社員への情報周知やルール浸透が不足
• 環境整備や対応漏れ

ここでは、各失敗原因と対策方法について詳しく解説します。

課題分析と目的設定、企画が不十分

多くのフリーアドレスの導入失敗例では、初期段階の課題分析や目的設定、企画が不十分であることが主な原因です。導入目的が不明瞭であったり、フリーアドレスの適用部署が適切でなかったり、そもそも明確な目的が定まっていなかったりするケースが多くあります。

また、フリーアドレス制度が企業にとって適していない場合も。フリーアドレスの基礎知識はこちらの記事で詳しく解説していますので、自社がフリーアドレスに適しているかの参考にして下さい。

社員への情報周知やルール浸透が不足

フリーアドレス導入に関して経営層や人事担当者間では目的の共通認識があり、課題分析や適用部署も問題ないのに失敗したと感じる場合も多いようです。このケースでは、社員への周知方法に問題がある可能性が高いでしょう。

人事総務がフリーアドレスの目的や運用方法を丁寧に伝えているつもりでも、社員には十分に伝わっていないことは多々あります。

社内周知の質を高めるためには、フリーアドレスの推進役となる社員やプロジェクトチームを置いたり、社内周知に関連付けた施策を練ったりする方法があります。他にも、運用ルールの内容を見直したり、一部の部署から徐々に導入したりするなど、多角的な視点で解決法を検討すると良いでしょう。

環境整備や対応漏れ

フリーアドレス導入において、環境準備や対応漏れも失敗の原因です。せっかく運用ルールを整えたにもかかわらず、企画通りに進めていなかったり、フリーアドレス導入時の必須事項をほったらかしにしたりすると、導入効果を得られません。

例えば、「フリーアドレスに適したセキュリティシステムの導入が後回しにされている」、「書類保管のルールが未整備である」、「フリーアドレスに関する不満やトラブルの相談窓口が設置されていない」などが挙げられます。いずれも、フリーアドレス導入前に検討と対策が必要な項目です。

フリーアドレスを導入する際は、必要な対応事項を全てリストアップし、抜け漏れがないよう進めることが重要でしょう。

まとめ

フリーアドレスの導入は、企業に新たな働き方の可能性をもたらします。この記事で紹介した失敗例を参考に、適切な対策と準備を行いましょう。

ソーシャルインテリアは、オフィスづくりをトータルでサポートする「併走型オフィス構築」に強みを持つ専門家集団です。フリーアドレスの最新戦略に関するイベントも主催しており、フリーアドレスはもちろん、オフィスづくりに関するあらゆるお悩みに対応いたします。

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