皆さんは業務効率化の意味を知っていますか？業務効率化とは生産性向上のための一つの施策です。この記事では、業務効率化のメリットや進め方、改善のポイントなどを紹介します。
目次
業務効率化とは？
多くの企業で業務上の「無理・無駄・ムラ」が発生しています。これらの要素を排除することにより、時間やコスト、人的リソースをカットし、自社の利益向上や競合企業との競争力強化が期待できます。
社員のモチベーション向上
業務効率化がもたらすメリットの一つとして、労働時間の改善が挙げられます。労働時間の改善により、社員のワークライフバランス向上が期待できるため、モチベーション強化に繋がります。
業務フローの最適化とコストの削減
業務フローの最適化にあたり、現状とこれまでの仕事のプロセスの振り返りを行います。振り返りを行うことで、業務フローの課題点を見つけることができ、見落としていた「無理・無駄・ムラ」の改善を行なうことができます。これまでかかっていた時間コストや人的コストの削減にも効果が見込めるでしょう。
業務効率化の進め方とは？
業務効率化を実施するにあたり、適切な5つのフローを紹介します。
- 課題の抽出
- 課題解消に向けた施策の計画
- スケジュールの策定
- 施策の実行
- 振り返り、施策の改善
課題の抽出
業務フローの最適化でも説明しましたが、業務効率化には現状の自社の課題を正しく把握する必要があります。社員一人ひとりが課題を認識することで、業務効率化を目的としたアクションプランを立てることができます。課題の抽出には、分析フレームワークの活用と各部門へのヒアリングが重要なポイントです。
パイプライン管理
自社の課題抽出にあたり、代表的な分析フレームワークの一例として、パイプライン管理を紹介します。パイプライン管理は、主に営業部門での課題分析フレームとして用いられ、営業フローの川上から川下までの過程を分解し、どの工程に問題があるのか課題を見つけ出すフレームワークです。
課題解消に向けた施策の計画
課題の抽出ができたら、解消に向けた具体的な施策を立てましょう。業務効率化の原則として改善の8原則があります。改善に向けて定量的な指標となるKPIも併せて設計を行い、計画を行うことがおすすめです。
業務プロセス改善の8原則とは？
業務効率化において重要な考えである改善の8原則があります。以下の順で施策を計画することが効率化に繋がると考えられております。
- 廃止の原則：やめられるものはないか
- 削減の原則：頻度や回数を減らすことはできるものはないか
- 容易化の原則：削減、簡略化できるものはないか
- 標準化の原則：ルール化できるものはないか
- 計画化の原則：事前に計画を立ててからできるものはないか
- 同期化の原則：統合できるものはないか
- 分担検討の原則：分業できる業務はないか
- 機械化の原則：自動化できるものはないか
スケジュールの策定
具体的な実行施策が決まったら、スケジュールを決めましょう。決め方のポイントとしては”いつまでに”、”誰が”、”何を”、”どのように”実行するのかを明確にすることが重要なポイントです。また、施策が複数上がっている場合優先すべき施策は何か、なぜその施策の優先度が高いのかを、関わる社員一人ひとりが認識できる状態であることも重要です。
施策の優先度を決める考え方としてKSF（Key Success Factor）の設定があります。KSFは日本語では、重要成功要因といい、自社の課題を解決するため何が必要かを定めることをいいます。
施策の実行
業務効率化に必要な施策を、策定したスケジュールに則って実行します。施策実行にあたっては効果検証の期間を設け、途中経過を把握することが重要な要素となります。
振り返り、施策の改善
実行した施策の途中経過から、施策改善の必要性を検討しましょう。業務効率化を実現するためには、紹介した課題抽出から施策実行までの一連のプロセスを継続して行うことがポイントです。このような一連の流れはPDCAサイクルと呼ばれます。
PDCAサイクルとは、”Plan=計画”“Do=実行”“Check=評価”“Action=改善”の頭文字をなぞったビジネスフレームワークを指します。最初のPlanからはじまり、最後のActionが完了したら、その過程の中での課題を抽出し、それを解消するための計画を立てるまでの過程を回し続けるフレームワークです。
業務効率化にあたってのポイント４選
ITツールの導入と自動化
現代では、業務効率化を助けるツールが数多く存在します。例えば、ツールの導入によりこれまで手動で行っていた業務を自動化することができるなど、ツールの導入は業務効率化において大きな効果を期待できる場合があります。
業務のアウトソーシング
全ての業務を自社のリソース資源だけで完結させる必要はありません。基幹事業の利益を上げるために自社リソースを投下し、その他の業務を外部にアウトソーシングすることで業務効率化を測ることも可能です。
オフィス環境と働き方の見直し
オフィス環境や働き方を整えることも業務効率化に繋がります。リモートワークやABWをはじめとした新しい働き方を導入する会社が増えています。そうした働き方に合わせ、オフィス環境の見直しを行うことで、社員一人ひとりの生産性向上に期待することができるでしょう。
リモートワークについてはこちらの記事でも紹介しています。
ABWについてはこちらの記事でも紹介しています。
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業務効率化のためには、それぞれの企業ごとの課題を見つけ、的確な対策を取ることが重要です。
ソーシャルインテリアはオフィス構築をトータルサポートしており、企業規模や業種に合わせた最適なプランをご提案します。従業員の増減やリモートワークへの移行などの変化が必要になるときは、オフィス環境を見直し、業務効率化を実現するチャンスです。空間デザインから家具選定までワンストップで対応いたしますので、お気軽にお問い合わせください。
