業務効率化の進め方とは？具体的な手法8選を解説！
業務効率化を実現できれば、コスト削減・従業員のモチベアップ・利益の増大につながります。一方で、「業務効率化を推進したいが、どこから着手すべきかわからない」といった声も聞かれます。
この記事では、業務効率化の進め方や具体的な手法を解説します。自社に最適な手法を見つけて、業務の効率アップを目指しましょう。
目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、仕事を進めるプロセスからムリ・ムダ・ムラをなくすことです。非効率な業務を減らすことで、次のような効果が期待できます。
- ムリな働き方を改善することで従業員のモチベーションが向上する
- ムダな業務をなくすことで利益が増大する
- ムラのある人員計画を見直すことでコストが削減できる
業務効率化は、生産性向上のための1つの施策として捉えることも可能です。生産性が向上すると少ない人員でも滞りなく業務が進めやすくなり、新しいプロジェクトや主力の事業にリソースを注げます。
【4ステップ】業務効率化の進め方
気になるところから手あたり次第に業務効率化を推進しても、高い効果は見込めません。業務効率化を成功させるためには、正しい手順を知っておくことが大切です。
- 現状の把握
- 課題の洗い出し
- 業務改善策とスケジュールを検討
- 業務改善策の実施・改善
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1.現状の把握
業務効率化を図る際は、まず現状の把握からはじめます。会社の規模が大きくなるほど手間がかかりますが、業務の実態が把握できていないと、次のステップである”課題の洗い出し”ができないので業務効率化は実現できません。
現状の把握では、「数値化できる定量的なもの」「数値化できない定性的なもの」の2つの基準を設けるのがおすすめです。「案件の所要時間」「業務に関わる人数」は定量的、「ストレスを感じるポイント」「負担の大きい業務」は定性的なものに分類されます。
定量・定性の2つの視点から部門ごとに業務を棚卸することで、より正確に現状把握が可能です。
2.課題の洗い出し
「従業員の負担となる業務は何か」「形骸化している会議はないか」「人員は適切に配置できているか」など、課題を洗い出していきます。
課題の洗い出しでは、現状の把握から一歩踏み込んだ分析が必要です。たとえば、効率よく処理できている仕事であっても、他部門と重複していたらムダな作業となります。システムを導入しているからといって、効率化が実現できているとは限りません。
棚卸した情報を整理し、多角的な視点で分析することで、解決すべき課題が見えてくるでしょう。
3.業務改善策とスケジュールを検討
業務改善策を実施するときは、現場の負担を軽くするためにも、優先順位をつけることが大切です。すべての課題を「重要度」「緊急度」ごとにレベル分けすることで、優先順位付けがしやすくなります。
重要度と緊急度が共に高い課題は早急な対処が必要なことがわかりますが、重要度が高く緊急度が低い課題は見逃されがちです。緊急度が低いからといって後回しにせず、中長期的な視点でスケジュールを立てていきましょう。
4.業務改善策の実施・改善
優先順位の高い課題から順番に業務改善策を実施していきます。業務改善は実施して終わりではなく、「どのくらい効率化が実現できたか」を検証し、見直していく必要があります。
場合によっては、業務改善策を取り入れた結果、新たな課題が生じる可能性もあるでしょう。改善策を適宜見直し、軌道修正していくことで、さらなる業務効率化が期待できます。
業務効率化に有効な手法8選
業務効率化には、さまざま手法があります。今回は、有効な手法として8つをピックアップしました。
- 業務を廃止・統合・分散する
- 業務を自動化する
- 業務プロセスを見直す
- ITツールを導入する
- 人材配置を最適化する
- 業務マニュアル・フローチャートを作成する
- 業務をアウトソーシングする
- オフィス環境を改善する
大切なのは、「課題を解決するのに、自社にとって最適な手法はどれか」を考えることです。手法によっては、導入までにコストや時間がかかるものも存在します。それぞれの手法の効果を知り、自社の現状に合うものを取り入れていきましょう。
1.業務を廃止・統合・分散する
業務の廃止・統合・分散は、自社内で簡単に取り組みやすい効率化の手法です。廃止しやすい業務としては、資料作成や会議が挙げられます。手間をかけて作成したのにほとんど活用されていない資料や形骸化して成果の低い会議は、廃止を検討しましょう。
複数の部門が似たような業務を行っている場合は統合し、負担の大きい業務については分散することで、効率化が推進できます。
2.業務を自動化する
日報の作成や見積書作成、在庫管理など、同じ作業を繰り返すような業務は、自動化がおすすめです。
自動化というと大規模なシステムをイメージするかもしれませんが、Excelのマクロ機能を使うだけでも、業務効率はアップします。近年では、RPA（Robotic Process Automation）やAI技術を活用した自動化も注目されています。
3.業務プロセスを見直す
業務プロセスの見直しは、一連の流れを把握することで実行しやすくなります。たとえば、営業活動は、次の業務プロセスで成り立っています。
- 見込み顧客の発掘
- 案件化
- 提案
- クロージング
- 受注
- アフターフォロー
受注件数が目標より低い場合、「見込み顧客の発掘」「アフターフォロー」で時間が取られている可能性があります。対策としては、「見込み顧客の発掘」「アフターフォロー」を別の担当者に振り分けることで本来の営業活動に集中しやすくなり、目標の達成に近付きます。
4.ITツールを導入する
業務効率化で活用できるITツールには、タスク管理をサポートしたり、社内コミュニケーションを活性化させたりするものがあります。
タスクの内容や進捗をツールで管理することで、関係者がステータスを把握しやすくなり、全体の生産性が上がります。テレワークを推進している企業は、離れた場所からでもコミュニケーションが取りやすいツールの導入がおすすめです。
5.人材配置を最適化する
従業員の得意分野や性格を把握することで、適材適所の人材配置が実現できます。
たとえば、簿記の資格を持っているからといって、経理が最適な部門だとは限りません。従業員本人が異動を希望しているなら、業務を変更するのも1つの方法です。経理の経験を持つ人が営業職に異動することで、「職場全体が数字を意識しながら働けるようになった」というような、良い影響を及ぼすこともあります。
6.業務マニュアル・フローチャートを作成する
新しく配属された人に付きっきりで業務を教えていては、本来の仕事がまったく進まず、効率的ではありません。簡単な作業であれば、業務マニュアル・フローチャートを作成することで、初心者でも1人で仕事に取り組めます。
業務マニュアル・フローチャートの手順通りに作業をすることで、ミスや抜け漏れといったトラブルも回避できます。
7.業務をアウトソーシングする
業務のアウトソーシングも効率化には有効です。特定の業務を外注することで、主力の事業へ社内の人材を注ぎやすくなります。また、専門性の高いリソースを確保できるのもアウトソーシングのメリットです。
外注しやすい業務としては、採用や事務、コールセンターなどがあります。アウトソーシングによって、顧客満足度の向上やコストダウンなどの効果も見込めます。
8.オフィス環境を改善する
オフィス環境が原因で業務効率が低下している可能性もあります。「オフィスが広く無駄な移動が多い」「他人の声や視線が気になって集中できない」「椅子や机が古く使い勝手が悪い」といった場合には、オフィス環境の改善が必要です。
多様化する働き方に合わせてオフィスの在り方も変化しており、オンライン会議用の個室ブースや気軽に利用できるミーティングスペースを採用する企業も増えています。自社の課題を明確にしたうえで、働きやすい環境を整備しましょう。
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業務効率化は従業員・企業の双方にメリットがあります。さまざまな手法のなかから、自社の課題に合ったアプローチをすることで、業務効率化は実現できます。
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