会議室は「情報の秘匿性を守る」「新しいアイデアを生み出す」といった重要な役割を担っています。会議室を使いやすいレイアウトにすることで、会議の活性化や業務効率の向上につながります。
この記事では、会議室の基本レイアウト7種類について、それぞれの特長を紹介します。人数別のおすすめレイアウト、近年のトレンド、注意したいポイントについてもまとめているので、会議室レイアウトでお悩みの方はぜひ参考にしてください。
目次
会議室のレイアウト7種
会議の目的によって、適切なレイアウトは異なります。ここでは、7種類の基本レイアウトの特長・向いているシーンについて解説します。メリット・デメリットを比較しながら、レイアウトを決めていきましょう。
口の字形式
口の字形式は横長の机を漢字の「口」のように並べるレイアウトです。一般的には「くちのじ」と読みますが、カタカナで「ろのじ」と表現するケースもあります。口の字形式は重役会議・有識者会議など、比較的フォーマルな場で採用されることの多いレイアウトです。会議室の広さが限られている場合は、「口」の中央部分を狭くすることでスペースを有効活用できます。
【メリット】
- 適度な距離感で議論ができる
- 参加者全員の顔が見えやすい
【デメリット】
- 慣れていないと緊張感を抱きやすい
コの字形式
コの字形式では、横長の机をカタカナの「コ」の字型に並べます。長机のない場所に、モニターやプロジェクターを設置することができるので、資料を投影しながら会議をしたいときに向いています。たとえば、進捗会議・業務報告・プレゼン発表におすすめです。ただし、使わないスペースが多くなるため、大人数の会議ではなく、チーム単位での小規模な会議に適しています。
【メリット】
- 資料を見ながら議論ができる
- 参加者全員の顔が見えやすい
【デメリット】
- デッドスペースが生まれやすいため広い会議室が必要
島型形式
島型形式とは、会議室のなかに複数の机を独立して配置することで、少人数のグループに分けるレイアウトです。アイランド形式と呼ばれることもあり、グループディスカッション・作品制作などで用いられます。参加人数の多い会議では、4〜6人ほどのグループに分けられることが多く、一人一人が発言しやすいシチュエーションを作り上げることが可能です。
【メリット】
- 少人数に分けることで発言の機会を増やすことができる
- グループごとの成果を比較しやすい
【デメリット】
- 交流できる相手が限定される
対面形式
対面形式では、机を挟んで2つのチームが向かい合って座ります。長方形型の短辺にあたる場所には椅子を並べず、各チーム横一列で着席します。社内では営業チームとサポートチームのディスカッション、社外では自社の代表者と取引先の代表者との話し合いなどで使われることの多いレイアウトです。取引先との挨拶・契約時に対面形式で着席する際は、同等の役職の人と向かい合うようにします。
【メリット】
- チームとしての一体感が生まれやすい
- 改まった場にもふさわしい
【デメリット】
- 人数が多くなると両端に座る人がディスカッションに参加しづらい
スクール形式
スクール形式は、すべての机と椅子が同じ方向を向くように配置されたレイアウトです。学校の教室のように、正面に立つ話し手に注目しやすい形式となっており、社員研修・講演会・セミナーなどに適しています。一人ずつ机が独立しているスタイル、2〜3人で長机を共有するスタイルなどがあります。
【メリット】
- 授業のようなスタイルで集中しやすい
- 話し手は参加者の反応を見ながら進めることができる
【デメリット】
- ディスカッションには不向き
シアター形式
シアター形式は、スクール形式と同様にすべての座席が同じ方向を向いています。ただし、シアター形式では、メモを取るための机は並べません。机を使わないため、スクール形式より省スペースで会議を行うことができます。シアター形式は、大会議室やホールを使用する大人数の会議に向いています。入社式・講習会・発表会などで採用されることも多いレイアウトです。
【メリット】
- 省スペースで多くの人が参加しやすい
- 机を動かす必要がないためレイアウト変更の手間が削減できる
【デメリット】
- ディスカッションやメモ取りには不向き
正餐（せいさん）形式
正餐（せいさん）形式とは、パーティーでよく用いられるレイアウトです。室内に複数の円卓を配置して、その円卓を取り囲むように椅子を並べていきます。結婚披露宴などで目にすることの多い形式で、ビジネスの場では食事を伴う会合などで採用されています。カジュアルなパーティーでは座席を指定せず、自由に着席できるようにすることで、活発な交流を促せます。
【メリット】
- 食事を楽しみながら親睦を深めることができる
- 非日常感を演出しやすい
【デメリット】
- 食事の手配や会場装飾がある場合は、準備に手間がかかる
- 席替えをしない場合は、交流できる相手が限定される
【人数別】必要な会議室の広さとおすすめのレイアウト
会議室に必要な広さは参加者の数によって変わります。ここからは、「4〜10人」「10〜30人」「30人以上」という3つの人数別に、最低限必要な広さや、向いているレイアウト形式、考慮したいポイントを解説します。
4～10人
小規模な会議に分類される4〜10人では、コの字形式・島型形式・対面形式が向いています。4人で対面形式を採用するのであれば、最低限5〜6平方メートルは必要です。会議室の広さとしては、3000mm×2000mm程度が目安です。
空間が狭いため、小さめの机と椅子を使うなどして圧迫感が出ないよう工夫しましょう。プレゼン発表等で移動が多い場合は、通路スペースもしっかり確保できると会議をスムーズに進行しやすくなります。
10～30人
中規模な会議に分類される10〜30人で、ディスカッションを目的としている場合は、コの字型形式・島型形式がおすすめです。フォーマルな会議は口の字型、研修スタイルはスクール形式・シアター形式が向いています。
12人のスクール形式を採用するのであれば、最低限20〜24平方メートルは必要です。会議室の広さとしては、6000mm×4000mm程度が目安です。シアター形式であれば、同じスペースで16人ほど参加できるでしょう。
30人以上
大規模な会議に分類される30人以上では、全員が参加するディスカッションは行えないため、少人数のグループに分かれる島型形式が向いています。研修目的であればスクール形式・シアター形式、パーティー目的であれば正餐形式も採用できます。
30人を超える大規模会議では、机のサイズ・1つの机に座る人数・移動の有無などによって必要な広さが変わってきます。設営に手間取ることがないよう、計画的に進めて行くことが大切です。参加者が30人以上になると決まった時点で、120〜200平方メートル程度の会議室を確保しておくと、レイアウトの幅が広がります。
近年のトレンド会議室・会議スペース
多様化する働き方に合わせて会議室も進化しています。近年の大きな変化として、テレワークの推進とWeb会議の急激な増加が挙げられます。新しい時代のニーズにマッチしたトレンド会議室・会議スペースを見ていきましょう。
ハイブリッドな会議室
コロナ禍による感染対策として注目されているのがハイブリッド会議です。ハイブリッド会議とは、対面とオンラインとを融合した会議を指します。オフィスに出社した人たちは対面で参加、テレワークの人たちはWeb会議システムから参加することで、密になるのを防ぐことができます。
企業のネットワークインフラが整っていないと、会議中に音声や映像が途切れてしまうことがあるため、Web会議がスムーズにできる環境を整備することがポイントです。マイクスピーカーやヘッドセットなど、会議スタイルにマッチした機器を導入すると、質の高いハイブリッド会議が開催できるでしょう。
リラックスできる会議室
従来の会議室は机や椅子といった必要な備品だけが置いてある無機質なものが大半でした。一方、近年は木材や観葉植物といったぬくもりを感じる素材・アイテムを取り入れるのがトレンドです。
会議室にぬくもりを感じる素材・アイテムが加わることで、リラックスしやすい雰囲気となり、コミュニケーションの活性化が見込めます。リラックスできる会議室は、「会議を開いてもアイデアがなかなか出てこない」「取引先との打ち合わせがいつも堅苦しくなってしまう」といった悩みを抱えている企業におすすめです。
オープン会議スペース
オープン会議スペースとは、個室の会議室ではなく、開かれた空間に設置された会議用のスペースを指します。予約が必要な会議室とは異なり、「メンバーで集まって話し合いたい」と思ったとき、すぐに使えるのがオープン会議スペースの魅力です。
オープン会議スペースは2〜6人程度の少人数ミーティングに適しています。個室ではないため、省スペースでも設置が可能です。ただし、視線や声を遮る壁がないため、機密情報を取り扱うような重要なミーティングには向いていません。ちょっとした確認や相談をしたいときに便利なスペースといえます。
スタンディングミーティングスペース
スタンディングミーティングスペースとは、立った状態で打ち合わせができるスペースです。限られた広さしかなくても設置が可能で、会議室の省スペース化を実現します。テレワークの推進などで、オフィスの縮小を考えている企業を中心に導入が進んでいます。
立った状態で会議をすることで、身体を動かせるためリフレッシュ効果が期待でき、健康にもインスピレーションの促進にも役立ちます。座った状態での会議よりもカジュアルな雰囲気になりやすく、気軽に発言しやすいため、ミーティングがスムーズに進むところもメリットです。
ハドルルーム
ハドル（Huddle）とは、「群がる」「詰め込む」「密集」などの意味を持つ用語で、アメリカンフットボールでは「プレイとプレイの間に行う作戦会議」を表しています。ハドルルームは、この「作戦会議」にインスピレーションを受けており、4〜8人程度の小規模な会議室で、短時間の使用が推奨されています。
質の高い「作戦会議」にするためには、設備投資が重要です。従来の小規模な会議室は、大会議室と比べるとWeb会議システムや備品が整っていないことが多々ありました。成果や効率を重視するハドルルームでは、短時間でも高いパフォーマンスを発揮しやすいよう、環境を整えることがポイントです。
会議室のレイアウトを考えるときに注意したいポイント
ここからは、会議室のレイアウトを考えるときに注意したいポイントを3つ紹介します。「新しく会議室を設置したい」「オフィス家具を購入したい」と考えている方は、これらのポイントを意識しながら、レイアウトを決めていきましょう。
騒音対策・防音対策を講じる
会議室はオフィスのなかでも、騒音対策・防音対策を講じる必要性の高いスペースです。会議室から音が漏れていると、情報漏洩のリスクが増えるだけでなく、他の従業員の生産性低下にもつながりかねません。
重要な会議を行う会議室は、「壁に吸音性の高い資材を使う」「隙間を作らない」など、機密性を高められるよう注意しましょう。開かれた空間に会議スペースを設置する場合は、パーテーションで仕切ったり、個人デスクから離れた場所に作ったりすることで、騒音対策ができます。
オフィス家具の最大寸法・有効寸法を考慮する
オフィス家具を導入する際は、最大寸法・有効寸法を考慮するのがポイントです。たとえば、幅1400mmの長机の最大寸法は天板と同じ「1400mm」となります。しかし、実際のテーブル下の寸法は、最大寸法からテーブルの脚の幅を引いた数値となります。テーブルの脚の幅が30mm×2脚だとすると、有効寸法は「1340mm」です。
最大寸法が十分なサイズがあっても、脚の幅が大きかったり、斜めにデザインされたりしていると、有効寸法が狭くなるケースがあります。オフィス家具を選ぶときは、座ったときに窮屈になりすぎないよう有効寸法も考慮することが大切です。
用途やレイアウトに応じた会議用テーブルを導入する
会議用テーブルは、大きく「据え置きタイプ」と「可動式タイプ」の2つに分類されます。小規模な会議室はレイアウトを変更する必要がほとんどないため、サイズが固定された据え置きタイプがおすすめです。
中規模～大規模会議室では、レイアウト変更や拡張性に優れている可動式タイプが向いています。可動式タイプには、「スタック式テーブル」「折り畳み式テーブル」といった種類があります。
スタック式テーブルは、キャスター付きで移動もしやすく、天板を折りたためば省スペースで保管ができます。折り畳み式テーブルは、脚まで完全に折りたたむことができるので、よりコンパクトに収納したい場合に向いています。用途・レイアウト・収納方法などを総合的に考えながら、自社に向いている会議用テーブルを選定していきましょう。
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