オフィスの解約予告はいつまでにしたらいい?移転作業の流れと注意点も解説

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感染症パンデミックや働き方改革の見直しをきっかけに、オフィス移転による環境整備を行う企業が増えています。しかし、移転の際に解約時期を確認しないと大きな損失が出る可能性があるため注意が必要です。

本記事では、オフィスの解約予告を行うタイミングを解説します。新しいオフィスを契約するタイミングや移転作業の流れ、移転の注意点もわかるので、オフィス移転を予定している企業担当者の方は参考までにぜひご覧ください。

オフィスの解約のタイミングは「解約予告期間」を確認

オフィスを解約するタイミングは、「解約予告期間」で確認しなければいけません。把握していないと移転スケジュールが組めないだけでなく、貸主に迷惑がかかります。まずは解約予告期間について理解を深めましょう。

1 解約予告期間とは

解約予告期間とは、オフィスビルの貸主側に解約の事前報告を行う期間です。期間は賃貸契約書の「中途解約条項」で確認できます。契約内容によって異なりますが退去日の6ヶ月前に設定されているのが一般的です。

なお、交渉によって解約期間を変更できる場合があります。新オフィスと重複契約をしていると賃料の二重支払いが発生して、賃料だけで数千万円のコストがかかってしまうケースも少なくありません。貸主によっては交渉次第で解約予告期間を短くしてくれることもあります。ただし、交渉すれば絶対に変更してもらえるとは限らないので注意が必要です。

2 解約予告期間が設定されいる理由

解約予告期間が設定されている理由は、貸主側の収入維持のためです。事前予告なしに突然解約されると賃料収入の見込みが立たなくなり、貸主の経営や生活に支障が出てしまいます。

家賃収入を確保するには早い段階で入居募集を行って、可能な限り空室期間を作らないことが重要です。しかし、解約後すぐに新しい入居者が見つかる保証はありません。余裕を持って次の入居者を見つける準備期間として、解約予告期間が設定されています。

3 解約予告は取り消しできない

諸事情で移転計画が流れてしまったら、解約を取り消せばいいと考える人もいるでしょう。しかし、原則としてオフィスの解約予告の取り消しはできません。民法540条2項で解除の意思表示は撤回できないと定められています。

不信感を与えるとトラブルに発展する恐れがあるので、解約予告の取り消しは極力避けるべきです。貸主によっては、入居者が見つからない場合は無理に退去させる理由がなく、解約予告を取り消してもらえる可能性があります。

4 解約予告のやり方

解約予告のやり方に決まりはありません。口頭でも書面でも構いませんが、賃貸契約書に指定がない限り「賃貸借解約通知書」で行う方法が確実です。誤認の心配がなく、手元に残るのでトラブル回避にも役立ちます。

明記する内容は、「通知年月日」「貸主名」「物件名」「所在地」「解約日」「立合い希望日」「移転先」「敷金の返還先」「契約者名」「連絡先」の10点です。到着日を予告日とする貸主もいるので早めに提出しましょう。

新しいオフィスを契約するタイミング

新しいオフィスを契約するタイミングは、オフィス解約日の3〜2ヶ月前が理想です。移転後、業務に支障が出ないように、早めに各種工事(回線工事・電気通信工事・内装工事)と什器の搬入を行いましょう。時間に余裕を持って環境整備を始めると、抜け漏れの心配がなく順調に作業が進みます。

また、現オフィスの原状回復工事の準備も始めておきましょう。万が一アクシデントが起こっても、無理のないリスケで立て直しを図れます。

オフィス解約の流れ

オフィスの解約・移転には煩雑な作業が伴います。オフィス解約の流れを把握していないと、作業効率が悪くなり社員の負担が増える一方です。ここでは、スムーズな移転を実現するために、移転計画の立案から移転完了まで解説します。

1 オフィス移転作業の担当者を決めて計画を立案

オフィス移転を成功させるにはプランニングが必要不可欠です。オフィス移転の目的とコンセプトを明確にする必要があります。

考えるべき項目は下記の4点です。

  • オフィス移転の目的
  • 職場環境の課題
  • 移転する時期
  • 移転後に想定されるメリット・デメリット

上記の軸をもとに移転先オフィスやレイアウト、作業スケジュールを決めていきます。計画立案が適当だと作業に迷いが出て、トラブルにつながります。また、移転後も赤字の立て直しや、職場環境の不備などの課題が増える原因です。大きな損失を出さないようにしっかりと計画を練りましょう。

2 新オフィスを決めてから解約予告

新オフィスを決めてから解約予告すると、解約予告の取り消しを交渉しなければならない事態を避けられます。移転先が見つからず、オフィスがなくなってしまうという最悪の事態を防げます。解約日までスケジュール通りに作業が行えるでしょう。

一方で、賃料の二重支払いによるリスクは避けられません。重複している期間の長さや物件によっては、コストがかさんでしまいます。コストを最小限に抑えるには、新オフィスの決定と解約予告のタイミングをよく見定めなければなりません。

3 解約予告を行ってから新オフィスを決定

賃料の二重支払いによるリスクを考え、先に解約予告を行うという手もあります。新オフィスを決める前に解約予告をするメリットは、新オフィスのフリーレント交渉がしやすい点です。貸主は空室のリスクを懸念していて、早くに入居者を確保したいと考えています。解約予告が先だと即入居できるためフリーレント交渉がしやすく、成立すれば二重支払いのコスト削減につながるでしょう。

一方で、移転先が見つからないリスクは覚悟しなければいけません。解約予告は基本的に取り消しができないので気をつけましょう。

4 オフィスデザイン業者を選定して新オフィスのデザインやレイアウトを決定

新オフィスが決まったら、計画立案の軸に沿ってオフィスデザインを検討します。業者を選定する際は、デザイン・提案力・コストなど優先したいポイントを押さえて選びましょう。

オフィスデザインを決める時のポイントは下記の4つです。

  • 移転目的を達成するレイアウトを考える
  • コンセプトを決定する
  • コーポレートカラーを取り入れる
  • 機能性・導線を考慮する

快適なオフィス環境はモチベーションアップや業務効率の改善、円滑な業務連携など多くのメリットをもたらします。ストレス緩和によって離職率を下げる効果も期待できるでしょう。

5 旧オフィスの原状回復工事を依頼

賃貸オフィスは、退去時にフロアを入居当時の状態に戻す原状回復工事が必要です。民法第621条に賃借人の原状回復義務が記載されています。費用は原則として借主負担となり工事期間中も賃料が発生します。契約期間内に終わらせるのが一般的で、引渡期日に遅れると賃料・共益費の倍額相当の損害賠償金を払わなければいけません。

工事期間は一般的な規模のオフィスで1ヶ月程度です。工期の遅延を想定して、解約日の2ヶ月前に原状回復工事の着手にとりかかるのが理想的です。最低でも解約日の1ヶ月前までにはオフィスを空にしましょう。

6 引っ越し業者を選定

オフィスレイアウトが固まったら引越し業者を選定します。引っ越し業者を選ぶときは、移転作業で重視する内容で決めましょう。たとえば、荷物の運搬だけでなく、ネットワークのセットアップや産業廃棄物の処理まで行う業者を選べばタスクを減らせます。

また、レイアウト調整から移転に伴う各種手続きまでまとめて任せたい場合は、オフィス引っ越しの専門業者が便利です。複数の業者から見積もりを取って、業者ごとの特色を調べましょう。作業範囲やアフターフォローの有無、金額など優先順位を考慮して希望に近い業者を見つけてください。

7 取引先への通知・契約サービスの解約や変更

移転の際に行う事務作業に、取引先に送る移転通知の作成と各種契約サービスの変更・解約手続きがあります。移転通知はメールでも書面でも構いません。1ヶ月前に送付先リストと文章を作成して、遅くても10日前までには届くように調整しましょう。

手続きが必要となる契約サービスの一例を下記に4つ挙げます。

  • 通信(電話・インターネット)
  • 銀行口座・クレジットカード
  • OA機器レンタル
  • オフィス用品通販サイト

通知や手続きが遅れると業務が滞るだけでなく、取引先の信用を失くす恐れがあります。リスト化して漏れを防ぎましょう。

8 社内で移転作業

移転当日に向けて社内で作業を行います。
主な作業の例として下記4つがあります。

  • 全体スケジュールの確認
  • 荷物整理・梱包作業
  • データのバックアップ
  • 不用品の処分

効率的に作業を進めるために全体スケジュールを確認して、誰がどのエリアで何の作業を行うか決めて共有しましょう。荷物整理をした後に必要な物は梱包しておきます。データのバックアップや不用品の処分など面倒なタスクは、業者へ任せて負担を減らすのも手です。

9 各機関へ届出

移転の際は各機関に届出します。業務に影響がないようにあらかじめ把握しておきましょう。提出期限が設けられているものもあるため、移転計画を立てる時にあらかじめ確認しておくことが重要です。

機関名提出書類
郵便局 郵便物届出変更届
消防署防火対象物使用開始届出書、防火対象物工事等計画届出書
警察署 自動車保管場所証明
運輸局 車検証の住所変更
法務局 本店移転登記申請書
税務局 事業年度、納税地、変更異動届出書、本店移転登記申請書、給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
社会保険事務所 適用事業所所在地変更(訂正)届
都道府県税事務所 事業開始等申告書、納税地異動届出書(本社の場合)
労働基準監督署 労働保険名称、所在地等変更届、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届など
公共職業安定所 事業主事業所各種変更届 

オフィス移転の注意点

オフィス移転には多大なコストや労力、時間がかかります。一度失敗するとやり直しがきかないため、注意点を知ってリスクを回避しましょう。移転作業の中でも特に注意が必要な工程と起こりうるトラブルを紹介します。

1 オフィスの途中解約は高額な違約金が発生する可能性がある

途中解約でオフィスを移転すると、逸失利益の補填として数ヶ月分の賃料にあたる高額な違約金を請求される場合があります。また、残存期間分の賃料・共益費の支払いを求められるケースも少なくありません。

ただし、貸主側にも不備があれば減額になる可能性があります。また、残存期間が1年以上残っていたものの、補填限度を1年分にとした判例もあるようです。途中解約については賃貸契約書の「解約条項」に記載されているため、把握していなかったという言い訳は通用しません。移転を計画する前に予告期間と違約金を必ず確認しておきましょう。

2 特に労力がかかる工程は「オフィスレイアウトの決定」

移転作業の中でも特に時間と労力がかかる工程は、オフィスレイアウトの決定です。やり直しが効かないため綿密にプランニングを行わなければいけません。単に配置を決めるだけでなく、業務導線や企業イメージを考慮しながら決定します。さらに、法令も意識しなければいけません。消防法や建築基準法、労働安全衛生法などに基づいてオフィスの安全を図りましょう。同時に館内規則や避難経路をまとめた新オフィスのマニュアルも作成します。

また、理想のオフィスレイアウトを実現するには、オフィスデザイン業者の選定が重要です。安易に業者を決めてしまうと、構想通りの仕上がりにならない恐れがあります。複数社から比較して信頼できる業者を見つけましょう。

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