職場環境は、組織の生産性に大きな影響を与えます。「オフィスが寒くて仕事に集中できない」「コミュニケーションが取りづらい」といった場合は、環境を改善することで企業にも従業員にもメリットがあります。
本記事では、職場環境の基礎知識と改善する重要性、具体的な改善のアイデアを紹介します。改善策を参考にしながら、快適な職場環境の構築を目指しましょう。
目次
職場環境が注目される理由とは？背景と課題
働き方改革やリモートワークの普及により、職場環境の質は、企業の生産性や人材確保に直結する重要なテーマとなっています。
たとえば、「オフィスが寒くて仕事に集中できない」「社内でのコミュニケーションが取りづらい」といった状況は、職場環境の課題によって生じるものです。こうした問題に対して環境を見直すことで、企業と従業員の双方にとって多くのメリットが生まれます。
本記事では、職場環境の定義や改善の重要性を解説したうえで、すぐに実践できる具体的な改善アイデアや事例をご紹介します。ぜひ参考にして、快適で働きやすい職場づくりにお役立てください。
職場環境とは？定義と構成要素を解説
職場環境とは、一般的に就業場所における温度や湿度、照明といった物理的な環境条件を指します。さらには、トイレや更衣室、騒音対策や有害物質への対応、受動喫煙の防止といった安全衛生面の配慮も重要です。
また、業務スペースのレイアウトや作業中の姿勢なども、職場環境の重要な要素です。スペースが過密にならないように配置を決めたり、負担がかからない作業環境にしたりして、社員が快適に働くための工夫を施しましょう。
物理的環境（オフィス・設備など）
オフィスには、デスクやチェアなどのオフィス家具、複合機などの設備や備品が設置されていますが、これらも職場環境の要素に含まれます。
また、広い意味では、人事評価や福利厚生などの制度や、人間関係などもオフィスの環境に含まれます。物理的な環境を整備しても、制度やコミュニケーション面での満足度が低い組織は、働きやすい職場環境とはいえません。
また、近年はリモートワーク時の環境改善に力を入れる企業も増加しています。リモートワークを円滑に行うためのオフィス家具やインターネット環境を用意することも、現代においては重要な要素です。
人的環境（人間関係・組織文化）
会社内コミュニティの推奨によって、業務の推進力になったり、社員のエンゲージメントが向上したりなどのメリットがあります。社内サークルや勉強会、ワークショップなどで会社コミュニティを形成することができます。
会社の人間関係は、社員の働きやすさやモチベーションに大きく影響します。会社のコミュニティ作りを助ける施策を行い、社員が安心して働ける環境を目指しましょう。
業務環境（仕事内容・裁量など）
業務の内容も社員が快適に働くうえで欠かせない要素のひとつです。
社員の経験やスキルに合った業務でない場合は、モチベーションの維持や高いパフォーマンスの発揮は難しくなります。他にも、業務量が過剰であれば、残業が慢性化し、健康面のリスクも増加してしまいます。
適材適所の人員配置を行ったり、適切な休憩時間を確保することも、職場環境において重要な要素です。加えて、休暇取得の促進なども働きやすさに影響するでしょう。適切な業務内容になっているか、定期的に見直すことがおすすめです。
職場環境を改善することの重要性
働きやすい職場づくりは、社員の生産性や満足度、さらには採用力にも影響を及ぼします。近年では働き方改革や人的資本への注目が高まり、職場環境の見直しは経営課題の一つとしても認識されるようになっています。
生産性やモチベーションに与える影響
快適な職場環境は、社員の集中力やモチベーションを向上する効果があります。作業環境に加えて、心理的な安心感や人間関係なども影響するでしょう。結果として、生産性が向上し、企業全体の業績にも好影響を与えます。
離職防止・人材定着への効果
働きやすい環境が整っている職場では、社員の不満やストレスが軽減され、長期的な就業意向が高まります。福利厚生の充実やコミュニケーションの活性化が、離職率の低下と人材の定着に大きく寄与します。結果的に、採用コストの削減やノウハウの蓄積にもつながるでしょう。
企業ブランドや採用活動にもプラスに働く
オフィスは会社の顔になるため、外部に対する印象にも影響します。オフィスデザインや柔軟な勤務制度の整備は、企業の魅力として求職者に伝わりやすく、採用活動においてもプラスに働く要素です。SNSや口コミなどを通じて、企業イメージも向上するでしょう。
働きやすい職場環境を作るための改善アイデア
働きやすい職場環境とは、社員が安心して業務に集中でき、生産性や満足度が高まるような環境を指します。物理的な快適さはもちろん、働き方の制度やコミュニケーションの円滑化など、総合的な視点から職場環境を見直ましょう。
1. 快適な室内環境を整える
空調や湿度管理、照明、騒音対策、空気清浄など、物理的な職場環境は従業員の集中力や快適性に大きく影響します。ここからは、オフィス空間における快適な環境の要素について解説します。
温度・湿度
快適な温度・湿度は業務の集中力や健康状態に直結します。オフィスでは季節や天候に応じて適切な空調管理を行いましょう。
照明
一般的な事務作業は「300 ルクス以上」、付随的な事務作業は「150ルクス以上」が基準となります。ルクスとは、照度を表す単位で、数値が大きいほど明るいことを示しています。自然光を取り入れつつ、作業に適した昼白色の照明を使用すると効果的です。
雑音
不要な音は集中力を妨げる原因になります。大きな作業音が発生する職場では、パーテーションを設置し、雑音を最小限に抑えましょう。
空気環境
換気が不十分なオフィスでは、一酸化炭素や二酸化炭素の含有率が増加し、頭痛やめまいなどの健康被害を引き起こすリスクがあります。換気を徹底することに加え、空気清浄機や植物の導入で空気の質を保つことも重要です。
オフィスレイアウト
動線を意識したオフィスレイアウトに変更することで、働きやすさは向上します。
備品や複合機などの設備、共有スペースはアクセスしやすい場所に配置すると、移動の手間が省けます。また、人通りが多い通路は幅を確保することも大切です。部署の連携や作業効率が高まるように配置を見直しましょう。
2. 勤務制度の見直し
社員の働きやすさを高める手段として、勤務制度の見直しをしましょう。
例えば、テレワークやフレックスタイム制を導入すると、通勤時間の削減、育児や介護との両立など、柔軟な働き方をサポートできます。
社員の状況に対応できる制度を整え、長期的に働き続けてもらえる環境を目指しましょう。
3. 社内コミュニケーションの活性化
ウェルカムランチ制度や共有スペースの配置、定期的な1on1ミーティングなどで、部署や立場を超えた交流の場を増やすことが大切です。
社内コミュニケーションを活性化するアイデアについては、こちらの記事でも紹介しています。
4. 人事評価制度を見直して公正公平なものにする
人事評価制度への不満が高まると、仕事に対するモチベーションが低下して、離職につながるリスクがあります。
人事評価では、振り返った時に明確に判断できる評価基準を策定し、社員への理解を促しましょう。また、成果や貢献が給与に反映されているかといったポイントも重要です。
成果とプロセスをバランス良く取り入れた評価制度の設計によって納得感が増し、社員のモチベーション向上にもつながります。
5. 福利厚生を充実させて生活の基盤を支える
福利厚生は、社員の生活を支える重要な制度です。給与以外の面から生活の安定や充実を支援することで、安心して長く働ける職場づくりに貢献します。
福利厚生には、導入が義務付けられている「法定福利厚生」と、企業が独自で用意する「法定外福利厚生」の2種類があります。法定外福利厚生についてご紹介しますので、自社の社員に合った制度の導入を検討しましょう。
食堂やカフェスペースの導入
社内にリフレッシュスペースを設けることで、社員同士の交流、休息の質と業務効率の向上も期待できます。
住宅手当
住宅費の負担軽減は生活の安定につながり、転居を伴う採用にも効果的です。
スポーツジム費用の補助
社員の健康維持やストレス解消をサポートできます。健康意識の向上は、欠勤や離職のリスク軽減だけでなく、業務パフォーマンスの向上にもつながります。
ベビーシッター料金の補助
子育て中の社員を支援し、仕事と育児の両立を実現します。柔軟に働ける環境を整えることで、離職防止や女性活躍の推進も後押しします。
結婚・出産祝い金
ライフイベントを会社が祝う姿勢は、社員の帰属意識を高めます。
特別休暇制度
有給とは別にリフレッシュ休暇や誕生日休暇を設ける企業が増えています。特別休暇制度は、働きやすさを実感しやすくなる制度です。
持ち株制度
社員が経営に参加している意識を高め、エンゲージメント向上施策として活用できます。
6. 社員の健康チェック
企業が社員の健康維持に配慮することは、退職者や休職者を減らすことにつながります。定期健康診断に加え、ストレスチェックや産業医面談など、社員の心身をケアするための体制を整えましょう。
社員が心身の負担になるような働き方をしている場合は、労働時間の見直しと勤怠管理の徹底が急務です。また、ハラスメントや人間関係のトラブルを相談できる窓口設置も効果的です。
7. IT化を進めてどこでも効率的に働けるようにする
テレワークやリモートワークの定着により、時間や場所にとらわれず働ける環境づくりが重要になっています。
業務効率を高めるだけでなく、情報共有やコミュニケーションを円滑にするITツールの導入は、生産性向上にも寄与します。ここからは、IT化を進めるための具体的なアイデアをご紹介します。
ペーパーレス化
書類のペーパーレス化は業務効率の向上だけでなく、保管スペースの削減や環境配慮にも貢献します。
チャットツールの活用
メールよりも迅速かつ柔軟なコミュニケーションを取ることができ、チームでの業務スピードを高めるのに役立ちます。
業務管理システムの導入
タスクの進捗状況を可視化できるため、プロジェクト管理やメンバー間の連携がスムーズになります。
8. 仕事に必要な設備・備品は会社側が揃える
椅子やデスク、モニター、文房具など、業務に必要な備品は会社が用意することで、作業効率が向上します。
原則として、オフィス家具や業務で必要なデバイスやその他設備、備品は、会社側が貸与するものです。リモートワークであっても、オフィス家具や業務用デバイス、設備・通信費などのコストは、会社が負担すべきものです。
労働基準法では、社員に費用を負担させる場合、就業規則への明記と本人の同意が必要とされています。会社で負担しない費用に関しては、リモートワークを始める前にあらかじめ取り決めておきましょう。
在宅でも快適な職場環境がないと、作業効率の低下だけでなく、ストレスの増加や離職リスクの上昇にもつながります。社員が本来の業務に集中できるよう、業務に必要な設備・備品は会社側で整えることが重要です。
職場環境改善の事例をご紹介
以下では、職場環境改善の事例を紹介します。是非、参考にしてみてください。
株式会社朝日ネット様
株式会社朝日ネット様のCSセンター長崎では、リフレッシュスペースの導入により部署間の交流が活性化。
開放的な空間で、自然な会話や情報共有が生まれる設計となっています。休憩中の雑談やサイネージでの情報発信を通じて、職場の一体感とエンゲージメントが向上しました。
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今回の記事では、職場環境の改善についてご紹介しました。
現状のオフィスの課題を把握するには、アンケートや聞き取り調査が有効です。社員が働きづらさを感じている点を明らかにし、最適なアプローチ方法を模索しましょう。
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