オフィスをリニューアルするメリットや注意点は?成功事例も紹介!

12オフィス リニューアル

「もっとオフィスをおしゃれにしたい」「今のオフィスは使い勝手がイマイチ」など、オフィスを改善したいと考えている企業担当者もいるでしょう。オフィスをリニューアルすると生産性や企業イメージの向上が期待できるので、現状のオフィスに課題を感じているならリニューアルを検討してみてください。

本記事では、オフィスリニューアルのメリットや注意点、成功させるポイントなどを解説します。実際の事例も紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

オフィスをリニューアルするメリット

オフィスをリニューアルすると、以下のようなメリットがあります。

  • 従業員の業務効率が向上する
  • 従業員のモチベーションが向上する
  • 企業のブランド力が向上する
  • 社内コミュニケーションが活性化する
  • ランニングコストが削減される
  • リノベーションよりも短期・低コストでオフィスを変えられる

それぞれのメリットについて、以下で詳しくみていきましょう。

1 従業員の業務効率が向上する

従業員が使いやすいようにオフィスをリニューアルすると、業務効率の向上が期待できます。

例えば、仕事に集中できるスペースやちょっとした打ち合わせができるスペースを作ったり、会議室やコピー機、資料室などへの動線を改善したりすると、仕事のしやすさが格段にアップするでしょう。業務効率が向上すると残業が減って人件費の削減につながるだけでなく、従業員満足度のアップが期待できるなど多くのメリットがあります。

2 従業員のモチベーションが向上する

快適に仕事ができるオフィス環境を整えることは、従業員のモチベーションが向上するのもメリットのひとつです。

きれいでおしゃれなオフィスにリニューアルすれば、多くの従業員に喜ばれるでしょう。会社へ好印象を抱く従業員が増えれば、優秀な人材の流出も防げます。仕事へのモチベーションは業務効率や生産性を左右するので、従業員が「ここで働きたい」と思えるようなオフィスを目指すことは企業にとって重要です。

3 企業のブランド力が向上する

エントランスや会議室などお客様が訪れるエリアもリニューアルしておくと、外部の人からの印象も良くなり企業のブランド力向上が期待できます。また、パンフレットやWebサイトにリニューアルしたオフィスの写真を載せれば、就職活動中の学生や転職を考えている人材の目に留まり、採用力の強化にもつながります。

このように、オフィスのリニューアルは社内だけでなく社外へのアピールにも効果的です。

4 社内コミュニケーションが活性化する

フリーアドレスを採用したりミーティングスペースを充実させたりすると、社内のコミュニケーションが活発になるのもメリットです。

ちょっとした休憩ができるリフレッシュスペースがあれば、業務上は関わりがない従業員同士の交流の場になるかもしれません。会話をする機会が増えて上司部下の関係が良くなったり、他部署との交流で新しいアイデアが生まれたりすることがあるので、社内コミュニケーションが活性化するのは企業にとって大きなメリットでしょう。

5 ランニングコストが削減される

オフィスのリニューアルは、ランニングコストの削減効果が期待できるというメリットもあります。

例えば、壁や天井の素材を反射率の良いものに変えて照明にかかる電気代を削減したり、フリーアドレスでオフィスエリアを縮小して賃料を抑えたりできる可能性があります。

6 リノベーションよりも短期・低コストでオフィスを変えられる

オフィスを改修する場合、レイアウトを大幅に変える工事が必要な「リノベーション」を行うケースもあります。

リノベーションはオフィス環境をがらりと変えられるのがメリットですが、工事のための時間やコストが大きくなりがちです。一方、リニューアルは工事を行わず、レイアウトやデスクなどの備品を一新する方法で、工事を行うにしても一部だけの小規模なもので済みます。そのため、リノベーションよりも短期・低コストでオフィスを変えられるというメリットもあります。

オフィスをリニューアルするときの注意点

オフィスをリニューアルする際には、以下の点に注意しましょう。

  • 原状回復できる範囲で行う
  • 内装改装に関する規制を確認する

上記2点について以下で詳しく解説するので、リニューアルを実施する前にチェックしておいてください。

1 原状回復できる範囲で行う

現在のオフィスが賃貸物件の場合、リニューアルは原状回復できる範囲に抑えなければなりません。原状回復とは、物件を解約する際に入居前の状態に戻すことです。

例えば、もともと設置されていた仕切り板を撤去してしまうと、退去時に再設置を求められる可能性があります。「退去時にどこまでの原状回復が必要なのか」「どの程度のレイアウト変更が認められるのか」などを、オーナーや管理会社に事前に確認しておきましょう。

原状回復できない場合は、弁償しなければならないケースもあるため、工事を行う場合は施工会社に原状回復が可能かどうかの確認も必要です。

2 内装改装に関する規制を確認する

オフィスの内装を変更する場合、関係する規制を確認しておきましょう。法律上、施工できる範囲の制限や満たすべき条件が定められています。以下は、内装工事に関係する法律です。

  • 労働安全衛生法
  • 消防法
  • 建築基準法

それぞれの法律について、以下で解説します。

2-1 労働安全衛生法

労働安全衛生法では、従業員が安全で快適に働けるようにオフィス環境に関する基準が定められています。具体的には、以下のような点に配慮すべきとされてます。

  • 作業環境:空気の汚れ、温度、照明、臭気、騒音 など
  • 作業方法:こまめに休憩を取れる仕組みづくり、休養室の整備 など
  • 疲労回復支援施設:休憩スペースの設置 など
  • 職場生活支援施設:洗面所やトイレの整備 など

従業員数に応じて必要なトイレの数も定められているので、労働安全衛生法に定められた基準に従って、従業員が快適に働ける設備を用意しましょう。

2-2 消防法

消防法では、「火災が広がらないようにする」「避難経路を確保する」という2つの観点から、防災・消防設備の設置と速やかに避難できる通路の確保が義務づけられています。

オフィスリニューアルで特に注意すべきポイントは、パーティションの設置です。背の低いパーテーションなら問題ありませんが、天井から床まである大きなパーテーションを設置する場合は、パーテーションで区切られた空間を一部屋とみなし、消防署への届出が必要になります。新たに作る部屋には、火災報知器やスプリンクラーの設置も求められるため、壁や部屋を増やす場合は消防法に違反しないよう注意してください。

2-3 建築基準法

建築基準法は建物の構造に関する基準を定めていて、オフィスのレイアウトを変える場合は通路の幅や窓付近のレイアウトに注意が必要です。

通路については、片側に部屋がある場合と両側に部屋がある場合で確保すべき幅が細かく定められているので、基準より狭い幅にならないようにレイアウトを考えなければなりません。窓については、消防隊が侵入するための窓や煙を逃がすための排煙窓を、パーテーションや荷物などで塞がないように注意してください。

オフィスリニューアルを成功させるために押さえておきたいポイント

オフィスリニューアルを成功させるために、以下の5つのポイントを押さえておいてください。

  • リニューアルの目的を明確にする
  • リニューアルの目的に合わせた動線・デスクレイアウトを採用する
  • 施工実績が豊富な業者に依頼する
  • 機能性を重視しつつ企業のカラーを出す
  • 予算内で実現できるリニューアルを行う

上記のポイントについて、以下で詳しくみていきましょう。最後に実際のオフィスリニューアルの事例も紹介しているので、チェックしてみてください。

1 リニューアルの目的を明確にする

はじめに、「なぜオフィスをリニューアルするのか」という目的を明確にしておきましょう。現状のオフィスの良いところ・悪いところを見直し、具体的にどのようなオフィスにしたいのかしっかり考えてみてください。

「活発にコミュニケーションできるオフィスにしたい」「集中して仕事ができる環境を整えたい」「今のオフィスは動線が良くない」など、目的や解決したい課題があるはずです。最初に目的を明確にしておかなければ、具体的なリニューアルの内容を検討するときに軸がぶれてしまい、本当に求めているオフィスとは乖離したものになってしまうかもしれません。

2 リニューアルの目的に合わせた動線・デスクレイアウトを採用する

リニューアルの目的を明確にしたら、それを叶えるための動線やデスクレイアウトを検討しましょう。

例えば、コミュニケーションを活性化したいなら、執務エリアの近くにちょっとした打ち合わせができるデスクやリフレッシュスペースを設けると効果的です。集中できるスペースを増やすには、個室ブースやパーテーションを活用してみてください。動線を改善する必要があるなら、現状のオフィスで執務室から会議室やコピー機、資料室などに行く頻度や経路を確認し、どこを改善すべきか洗い出してみましょう。

3 施工実績が豊富な業者に依頼する

安心して任せられるよう、施工実績が豊富なパートナーに依頼することも大切です。施工パートナーはWebページやパンフレットにこれまでの実績の写真を載せているところが多いので、実現したいオフィスに近い施工例がないかチェックしてみてください。

オフィスデザイン会社には得意不得意があるため、自社が行いたいリニューアルと同じような工事内容や、採用したいデザインのテイストに似たオフィスの施工実績があるパートナーを探しましょう。

4 機能性を重視しつつ企業のカラーを出す

オフィスは機能性の高さが重要ですが、企業のカラーを出すことも忘れてはいけません。特にエントランスは会社を訪れた人の第一印象を左右する場所なので、企業ロゴやコーポレートカラーを取り入れるなど工夫してみてください。

執務エリアもWebサイトやパンフレットに写真を載せることがあるため、機能性を重視しつつ企業の理念や特徴をアピールできる内装デザインやレイアウトを目指しましょう。

5 予算内で実現できるリニューアルを行う

オフィスリニューアルを行う際、ほとんどの場合予算の上限が定められているはずです。理想のオフィスを追い求めると予算をオーバーしてしまいがちなので、予算内で実現できる方法を探さなければなりません。

例えば、中古家具や家具のサブスクリプションサービスなどを利用すると費用を抑えられます。施工だけでなくオフィス家具を含めた空間全般をサポートしてくれる企業もあるため、予算内で工夫してオフィスリニューアルを進めてもらえる企業を探しましょう。

オフィスリニューアルの事例

オフィスリニューアルの事例として、ヤマトオフィスクリエイト株式会社と株式会社河野の2社を紹介します。

1 ヤマトオフィスクリエイト株式会社

ヤマトオフィスクリエイト株式会社は、「スタッフのモチベーションを上げる」「お客様の期待を高めるショールームの役割も持たせる」という2つの軸でリニューアルを行いました。行動指針をアートとして取り入れたり、執務チェアをサブスクリプションサービスですべて違う種類のものにしたり、企業の特徴が感じられるオフィスに仕上がっています。

2 株式会社河野

株式会社河野は、明治14年創業の140年の歴史が感じられる、レトロモダンなデザインを採用しています。エントランスの植物は、どうしても外せないと採用を決めました。費用を抑えながらオフィスリニューアルをするために、オフィス家具のサブスクリプションサービスも導入しています。

オフィスリニューアル【ソーシャルインテリア】に相談ください!

ソーシャルインテリアでは、オフィス空間の構築・課題解決を提案しています。家具のサブスクリプションサービスも提供していて、家具を含めたオフィス空間全般をサポートします。

本記事で紹介したとおり、オフィスリニューアルは目的を明確にして、それを満たすためのデザインやレイアウトを採用することが大切です。オフィスリニューアルを検討している方は、オフィス空間をトータルサポートするソーシャルインテリアにぜひご相談ください。

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