レイアウト変更のタイミングで、新しい働き方へチャレンジ

レイアウト変更のタイミングで、新しい働き方へチャレンジ

弊社は住友商事100%出資の子会社で、住友商事の人事総務業務の受託会社です。
今回レイアウトを変えた部分は、主に人事の受託業務を行っているエリアです。今後の事業拡大・発展のため、体制を整え、人員を増やす過程で手狭になったことが、レイアウト変更を行うきっかけです。

今までの座席数では足りなくなる見込となったこともあり、オフィスエリアを広げられれば良かったのですが叶いませんでした。そこで、オフィス内にあった会議室だったところをオフィスエリアに変更することで、場所は変えずに課題への解決を図っていきたいと思っていました。
コロナ禍による全社的なテレワークという働き方から出社が戻りつつある中でのレイアウト変更でもあり、働き方を変えていこうという大きなテーマにも併せて対応することができたら働く社員がもっと働きやすく、生産性を上げることに繋がるのではないか、というタイミングでもありました。

働き方については、一緒に協働することも多い住友商事の方針に合わせていかないといけない部分もありますが、「社員の働く環境を整える」というところでは会社独自の色も出せたらと思っていました。

今後の変化にも柔軟なサブスクを活用

家具を導入するにあたって、購入ではない形を検討していました。
自社のレイアウト変更は急務となっているものの、数年後には再度、レイアウト変更の可能性が見込まれるためです。
変化の激しい中で、数年後には再び働き方も変わっている可能性もありますし、家具を購入してしまうと、数年度のレイアウト変更が柔軟に行えないのではないか、家具をすぐに処分することになってしまうのではないか、そのバランスをとるために、選択肢の幅を広げておきたいと思っていました。

レンタルとは少し異なるサブスクリプションモデルでも、利用後の選択肢が増え、設置だけではなく撤去対象となる既存家具の回収（リユース）までサービスに含まれていて「このようなサービスもあるんだな。」と学ばせていただきました。
導入する家具はリユース前提なので、使う社員にも「綺麗に使ってください。」という呼びかけができるのもオフィス環境を維持していく上で魅力でした。

さらに、自分たちでレイアウトをゼロから考えるのは難しいため、提案してもらえるところを探していました。
天井の高さと窓が広がっている明るさといった立地条件を生かしたプランだけではなく、家具の色のチョイスなど、サンプルで見るのと実際では見え方が異なる点など、細部まで気を遣っていただき「取り入れて良かった。」と感じる的確なアドバイスを沢山いただきました。

また、はじめは課題解決へのアプローチとして限られた時間と人数でどう対応するかという悩みがありましたが、提案から引っ越しの手配、設置撤去までワンストップで対応いただき、質問や、依頼に対するレスポンスも早くとても助かりました。

テーマは“安心して働ける居場所”

新しい働き方へのチャレンジといっても、まず一番忘れてはならない点は、オフィスを使う社員が安心して業務に取り組めることと、レイアウト変更によって課題が解決される状態にすることです。

提案いただいたレイアウトプランを基に社内アンケートを取り、実際に使用する社員の意見を少しでも多く反映させられるように工夫しました。折角導入しても、弊社に馴染まず、導入した後で結局使われなかった、というミスマッチをなくすためです。急激な環境変化に対応することは社員も大変なため、ベースは残しつつ「弊社らしいオフィスはどういうものか？」という点を意識しました。

アンケート内では、コロナ禍におけるテレワークの静かな環境に慣れたことによる「音」対応への希望が多くありました。会議室や個室を希望する声も多くありましたが、場所の制約もありました。吸音効果のある個人ブースを入れることとし、密接させてしまうと、かえって音の問題が発生してしまうため、分散して配置してもらいました。
また、ミーティングスペースの間に集中ブースを入れるようにして、機能面もあわせてスペースを効率化しました。

もともと事業特性上、機密性を高めたいという意識は社内に強いのですが、必要な情報を話せる場所がオフィスなので、意識しすぎてオフィスが仕切りだらけになってしまうのは、逆に非効率です。オフィスでしっかりコミュニケーションがとれるように、窓際側面にあるミーティングエリアは予約制ではない形でつかえる運用としました。

部署内の連携はスムーズに行いたいという要望が多かったため、レイアウト変更時にフリーアドレスからグループアドレスにしたことも大きく変化した点です。

このように、丁寧にコミュニケーションを取らせていただき社員の希望も取り入れたプランのアップデートを行い、最終的に弊社にあったプランになり、とても満足しています。オフィスを利用する運用ルールについては、状況の変化に対応し、今後も柔軟に対応していきたいと思っています。