オフィス移転は、生産性の向上や企業ブランディングなど様々なメリットがある効果的な手法です。しかし、オフィス移転にどのくらい費用がかかるのか分からず、不安な方は多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィス移転にはどのような費用がかかるのか、その相場、費用を節約するポイントをご紹介します。オフィス移転を検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オフィス移転の費用内訳
オフィスの移転費用は、現在のオフィスの状態や新オフィスの規模とその他諸費用によって変動します。今回は、オフィス移転にかかる費用と相場を解説します。自社の状況と照らし合わせて、どのくらい予算が必要になるか確認しましょう。
また以下の資料では、オフィス移転にかかる費用に関わる内容を含め、オフィスづくりプロジェクトのロードマップと成功のポイントを解説しています。
現オフィスに関する費用
新しいオフィス要件だけでなく、現在のオフィス状況によっても必要な予算は変動します。次からは、現オフィスに関連する移転費用を解説します。
1.引越し費用
現オフィスで使用している家具や書類、パソコンや複合機などの備品を新オフィスへと運ぶための引っ越し費用です。一般的な引越し業者に依頼した場合、社員一人当たりの金額目安は2～5万円程度と言われています。
社員数によって引越し費用が変動する他、引越しの距離や時期によっても見積りは上下します。移転の際は各引っ越し会社の対応範囲を確認し、見積りを比較するようにしましょう。
オフィス引越し業者の種類や選び方、おすすめ業者について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
「オフィスの引越し業者の種類や選び方・おすすめ6つを紹介」
2.不用品処分費
オフィス移転によって使う必要のなくなったオフィス家具や備品の処分費もかかります。処分する物品の量によって金額が異なり、2トン車なら1台で7～8万円、4トン車なら12～15万円ほどが目安です。処分費用を把握するために、何を処分すべきかを早めに検討しましょう。
机やロッカーなどの家具類やパソコン、テレビなどの電気機器類などは産業廃棄物にあたるため、処分するときは正式な許可をもった業者に依頼します。
エアコンや冷蔵庫、パソコン、電話、FAX、携帯電話などの家電製品やガラス、プラスチック製品などはリサイクル業者に依頼すれば買い取ってもらえる可能性があるため、上手く利用すれば処分費用を抑えられます。
また、廃棄品の処分まで一括で対応してくれるパートナー企業もあるため、見積りの際などに一度相談してみましょう。
3.原状回復工事費
現在使用しているオフィスを入居時の状態に戻すための工事費用です。パーテーションの撤去や床や壁の補修、やクリーニング代がかかります。
費用相場は50坪以下の小規模オフィスなら1坪あたり3～5万円、50坪以上の大規模オフィスなら1坪5万～12万円程度です。建物の立地や等級、工事の内容などで異なり、空調設備工事を一緒に行った場合、1坪20万円を超えるケースもあります。
原状回復工事は業者が指定されている場合もあるので、事前に確認しておきましょう。
新しいオフィスに関する費用
次からは、新しいオフィスに関連する移転費用をご紹介します。
1.不動産取得費
新しいオフィスの賃貸契約時にかかる費用です。賃貸住宅を借りる場合と同様に、敷金・礼金や仲介手数料、火災保険料、前家賃、保証会社への加入費用などがかかります。
以下は、それぞれの費用の詳細と金額の目安です。
<不動産取得費の内訳>
| 敷金 | 物件を借りる際に貸主に預ける保証金。家賃滞納や退去する際の原状回復費として使われます。 | 小規模オフィス：賃料3～6ヶ月大規模オフィス：賃料6～12ヶ月分 |
| 礼金 | 入居時、物件の持ち主に慣例的に支払われるお金。大手のビルでは必要ない場合もあります。 | 賃料1～2ヶ月分 |
| 仲介手数料 | 賃貸契約時に事務費用などとして不動産会社に支払う手数料。 | 賃料半月～1ヶ月分 |
| 火災保険料 | 基本的に、オフィスを借りる際には火災保険への加入が義務付けられます。 | 2年契約：2～3万円 |
| 前家賃 | 契約時、前もって賃料を請求される場合には、支払わなければなりません。 | 賃料1～2ヶ月分（入居月と翌月分） |
| 保証会社の委託金 | 保証会社に加入するために支払う費用。 | 賃料半月～1ヶ月分 |
2.内装工事費
床や壁紙の張り替えや天井の塗装など、新しいオフィスの内装工事を行うための費用です。一般的には1坪あたり10～25万円が相場です。居抜きで入居する場合をのぞき、基本的にオフィスの内装費用は高くなる傾向があるので注意しましょう。
レイアウトやデザインなどにこだわったオフィスにしようとすると、プランニング費用として1坪3～5万円程度が必要なため高額になります。また、設計の関係から、追加の電気、空調、防災工事などが必要になる場合は、1坪20～35万円程度が相場です。
3.ネットワーク工事費
電話やインターネットなどのネットワーク回線を引くための工事費用で、1坪5～15万円程度が目安です。社員数によって金額が上下し、一人当たり5～8万円程度が相場です。また、複合機などOA機器の設置工事は1坪2～5万程度が相場になっています。
LAN工事は、無線LANか有線LANで金額が変わります。最近では、無線LANのみを使用するケースも増えてきました。また、有線LANの場合は、ポート数によって金額が変動します。同様の工事でも料金の違う場合があるため、複数社から見積もりを取り比較検討しましょう。
ほかにも、オフィスセキュリティを強化したり、大きなサーバーの設置や、ICTを整備したりする場合には追加の費用が発生します。
4.什器購入費
新しいオフィスで使用するデスクやロッカーなどの什器を購入する費用です。什器購入費は、新しい備品をどのくらい購入するかによって金額が変わってきます。
主なオフィス什器の価格相場は以下の通りです。
| デスク | 4万～8万円 |
| チェア | 4万～8万円 |
| ロッカー | 5万～10万円 |
| キャビネット | 4万～8万円 |
| 会議用テーブル | 10万～30万円 |
| フォンブース（個室空間） | 30万円～ |
すべて新品で揃えると、社員一人当たり10万～20万円程度はかかるでしょう。
その他の諸費用
オフィス移転では、引越しや新旧オフィスに関する費用の他に、諸々の費用が必要になります。
例えば、各種公的機関に対する手続き費用が必要になります。会社が事務所を移す際には、税務署や法務局、社会保険事務所や年金事務所などに住所変更を知らせなければなりません。届出の書類は、司法書士や行政書士に任せるのが一般的で、10万～20万円程度の費用がかかります。
また、名刺やパンフレット、封筒など会社の住所が入った印刷物を全て新しいものに作り直したり、ホームページなどの更新費用も見落とさず計画しましょう。予想外の出費が発生する可能性もあるため、あらかじめ予算を多めに見積っておくと安心です。
移転人伴うやることリストは、以下も参考にしてください。
オフィス移転費用 節約のポイント
オフィス移転は様々な費用がかかる大きなプロジェクトです。オフィス費用を削減したいと考える企業は多いでしょう。ここからは、オフィス移転費を節約するポイントを解説します。
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1.複数社に見積り依頼する
オフィス移転では、引越しや工事を依頼する業者を決める際、必ず複数の会社から相見積りをとるようにしましょう。事務所移転には引越し業者から内装業者、回線工事業者など、さまざまな会社が関わります。同じ内容の引越しでも見積り依頼先によって金額が大幅に異なるケースがあります。
業者選定の際には、複数の会社から見積りをもらって比較検討するのが大切。1社だけの見積りで安易に決めると大きく損をする可能性もあります。
また、デザイン設計の際は、コンペを実施して複数社から案を出してもらえば、最適な業者を選定できるでしょう。
ただ、物件によっては決められた指定業者に依頼しなければならない場合もあるため、事前に管理会社などに問い合わせておいてください。
2.依頼先の業者を絞る
移転の際は、引越しや工事などを複数の会社に依頼するのではなく、1社に絞るのもポイントです。それぞれ別個の業者に依頼するより、一括で引き受けてくれる会社のほうが手数料や打ち合わせなどの工数を削減できるため、価格を抑えられる場合があります。
トータルサポートしてくれるパートナー企業を1社選べば、余計な負担や費用がかからずに済み、オフィス移転をスムーズに進められるでしょう。
3.レンタルオフィス・シェアオフィスを活用する
移転先として、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用する方法もあります。
レンタルオフィスとは、決められた個室を月額料金などでレンタルする方式で、スペース内のデスク、チェアなどは自社専用となります。一方でシェアオフィスとは、決められた部屋や座席をもたないフリーアドレス方式で、デスクやチェアなどを他人と共有します。
料金はシェアオフィスのほうが安いものの、セキュリティ面の不安もあるため、それぞれのメリットを比較して利用するか検討しましょう。
レンタルオフィスやシェアオフィスを活用することで、内装工事や什器費用、オフィス移転費用を抑えることができます。
4.居抜き物件を探す
居抜き物件とは、以前のテナントが使っていた家具や内装、設備などをそのまま引き継ぐ形で入居するタイプのオフィスです。移転先に居抜き物件を探せば、内装工事や什器費用などが節約でき、費用を抑えることができます。電話やネットの回線工事などを済ませれば即移転できるため、費用だけでなく手間も削減できます。
しかし、自社の探している条件に合う居抜き物件を見つけるのは難しい場合も。また、備品や什器の状態なども物件によってさまざまでトラブルが起きるケースもあります。居抜き契約は通常の賃貸契約と異なる点も多いため、契約内容はしっかりと書面で確認しましょう。
5.オフィス家具をレンタルを活用する
オフィス家具を新しく購入するのではなく、レンタル家具を活用すると大幅に節約することできます。
家具等の購入費用は、オフィス移転費のなかでも大きなウェイトを占めています。移転費用を節約するためには、現オフィスの家具で使えそうなものはなるべく継続して使いましょう。
しかし、これまでの什器と新しいオフィスが合わない場合も。買い替えはまとまった費用が必要なので、レンタル家具の活用を検討しましょう。使い方次第では、費用を抑えながら高級感のあるオフィスやおしゃれなレイアウトも実現可能です。最近では、オフィス家具のサブスクリプションサービスなども登場しているため、様々な手法を検討してみてください。
家具のサブスクリプションをご検討の際は、ぜひソーシャルインテリアをご利用ください。
6.フリーレントの交渉
フリーレントとは、入居後の賃料を一定期間無料になる契約のことを指します。新オフィスの不動産オーナーに、フリーレント交渉が可能か、事前に確認してみましょう。交渉次第なので、成立しないケースも多くあります。閑散期と言われている6月から8月を狙ってみるのも良いでしょう。
オフィス移転の成功の秘訣をご紹介
オフィス移転の際は、様々な手続きや作業が必要です。トラブルが発生する可能性もあるので、早めに計画を立て進めましょう。ここからはオフィス移転成功のポイントを紹介するので、参考にしてください。
オフィス移転の目標設定
オフィス移転によって達成したい目的を策定しましょう。まずは「交通アクセス」や「オフィスが手狭」など現在のオフィス課題を整理します。例えば、社内コミュニケーションが課題の場合は、休憩スペースを設けるなど社員が交流しやすいオフィス空間にすることが目的です。また、旧オフィスが手狭になってしまっている場合は、スペースの広さを重視して物件を選定します。
オフィス移転の目的を策定し共有することで、社員の理解を得ることができます。オフィス移転後の満足度も高くなるため、目標設定の工程は怠らないようにしましょう。
スケジュールの策定とタスク管理
前述の通り、オフィス移転では様々な手続きや業務が発生します。オフィス移転のスケジュールを策定し、進行管理することが重要です。オフィス移転日から逆算していつまでに何をしなければならないか、各工程のタスクを整理しましょう。
タスクを洗い出したら、担当する部署や担当者を決めてプロジェクトの管理をします。進捗度合を担当に適宜チェックすることで、スケジュール通りにオフィス移転を進めることができます。
オフィス移転なら「ソーシャルインテリア」にお任せ！
今回は、オフィス移転にはどのような費用がかかるのかと、節約のポイントについて解説しました。
オフィス移転を検討の際は、費用を抑えるために、自社にあったパートナー企業を選定することが重要。ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。具体的なオフィスデザインやオフィス移転費用節約のポイントをご提案いたします。また、生産性の向上や、企業ブランディング、社員の定着など、それぞれの課題に合ったオフィス移転のアドバイスも可能です。オフィス移転を検討中なら、まずは以下よりお気軽にご相談ください。
