オフィスの使い勝手やレイアウトなど、現状のオフィスに不満や課題感をお持ちの方も多いのではないでしょうか。そのような場合は、オフィスをリニューアルすると生産性や企業イメージの向上が期待できます。
本記事では、オフィスリニューアルのメリットや注意点、成功のポイントなどを説明します。現状のオフィスに課題を感じているならオフィスリニューアルを検討してみましょう。実際の事例も紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
目次
オフィスリニューアルとは？
「オフィスリニューアル」とは、オフィス空間をより快適で働きやすい環境に生まれ変わらせることです。内装やレイアウトを一新し、オフィスデザインを刷新することで、従業員の満足度向上や業務効率化が期待できます。
「リノベーション」は、修復や刷新の意味で使われますが、「リニューアル」は現状のオフィスの質をより高めるという意味合いが強く、従業員が快適に過ごせるような空間作りを目指します。
オフィスリニューアルについて
前述の通り、オフィスリニューアルは、現状のオフィスの機能をより向上させるために行います。オフィスを社員が働きやすい空間にできるようレイアウトやデザインなどを検討しましょう。ワークスタイルの変化に合わせて環境を整備することも大切です。
全体リニューアルと部分リニューアル
オフィス全体の改装は、デザインやレイアウトを自由に設計できるため、全く新しいオフィス空間を作り出すことができます。ただし、工事規模が大きいため、費用や工期がかかる点が特徴です。オフィスが老朽化していたり、企業イメージを一新したい場合に最適な選択肢といえるでしょう。
オフィス全体を改装するほどではないけれど、特定の場所だけを新しくしたい場合は、部分的な改装が適しています。例えば、企業ブランディングのために受付を改装する、生産性アップのために会議室やリフレッシュスペースを改装する、フリーアドレス導入のために執務スペースを改装するなど、目的を定めた改装であることが重要です。
オフィスリニューアルのメリットとは？
オフィスをリニューアルすることによるメリットは様々です。具体的には、従業員の業務効率やモチベーションのアップ、企業ブランディングや、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
それぞれのメリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。
1.従業員の業務効率が向上する
従業員が働きやすいようなオフィスにリニューアルすることができれば、業務効率もアップします。具体的には、オフィスの設備を見直したり、業務における動線を意識したりしましょう。
例えば、仕事に集中できるスペースやちょっとした打ち合わせができるスペースを作ったり、会議室やコピー機、資料室などへの動線を改善したりすると、仕事のしやすさが格段にアップします。業務効率が向上すると残業が減って人件費の削減につながるだけでなく、従業員満足度のアップが期待できるなど多くのメリットがあります。
2.従業員のモチベーションが向上する
オフィスをリニューアルすることによって、従業員のモチベーション向上が期待できます。
綺麗でおしゃれなオフィスにすれば、多くの従業員に喜ばれるでしょう。会社へ好印象を抱く従業員が増えれば、帰属意識が高まり優秀な人材の流出も防ぐことができます。従業員のモチベーションは業績に影響するので、従業員が「ここで働きたい」と思えるようなオフィス作りは重要な要素です。
3.企業のブランド力が向上する
エントランスや会議室など来訪者が訪れるエリアもリニューアルしておくと、外部からの印象が良くなり企業のブランド力向上が期待できます。また、パンフレットやWebサイトにリニューアルしたオフィスの写真を載せれば、就職活動中の学生や転職を考えている人材の目に留まり、採用力の強化にもつながります。
このように、オフィスのリニューアルは社内だけでなく社外へのアピールにも効果的です。
4.社内コミュニケーションが活性化する
オフィスリニューアルを検討する際、社内コミュニケーションも考慮してオフィス空間を設計しましょう。
フリーアドレスを採用したりミーティングスペースを充実させたりすると、コミュニケーションの活発化に繋がります。他にも、休憩ができるリフレッシュスペースは従業員の交流の場になります。会話をする機会が増えて上司部下の関係が良くなったり、他部署との会話で新しいアイデアが生まれたりすることがあります。社内コミュニケーションの活性化は企業にとって、様々なメリットをもたらします。
5.ランニングコストが削減される
オフィスリニューアルを通じて、照明や空調といった設備の見直しを行うことで、ランニングコストを大幅に削減することができます。
例えば、照明器具をLEDに交換したり、壁や天井の素材を反射率の高いものに変えることで、電気代を削減できます。また、空調設備の効率化や、フリーアドレスの導入によるオフィススペースの縮小なども、ランニングコスト削減に効果的です。
6.リノベーションよりも短期・低コストでオフィスを変えられる
オフィスを改修する場合、レイアウトを大幅に変える工事が必要な「リノベーション」を行うケースもあります。
リノベーションはオフィス環境をがらりと変えられるのがメリットですが、工事のための時間やコストが大きくなりがちです。一方、リニューアルは工事を行わず、既存のレイアウトを一部変更したり、デスクなどの備品を交換したりする方法で、工事を行うにしても一部だけの小規模なもので済みます。そのため、リノベーションよりも短期・低コストでオフィスを変えられるというメリットがあります。
オフィスリニューアルを成功に導くポイント・進め方
次にオフィスリニューアルを成功させるためのポイントや、進め方について紹介します。
1.リニューアルの目的を明確にする
はじめに、オフィスリニューアルの目的を決めましょう。現状のオフィスの良い点と改善したいポイントを整理し、具体的にどのようなオフィスにしたいのかを明確化します。
「活発にコミュニケーションできるオフィスにしたい」「集中して仕事ができる環境を整えたい」「オフィスの動線が良くない」など、オフィスの解決したい課題があるはずです。目的を明確にしておかなければ、リニューアルの内容を検討するときに軸がぶれてしまい、本当に求めているオフィスとは乖離したものになってしまうかもしれません。
2.リニューアルの目的に合わせた動線・デスクレイアウトを採用する
オフィスリニューアルの目的を実現するための動線やデスクレイアウトを検討しましょう。
まずは現状のオフィスで、執務室から会議室やコピー機、資料室などに行く頻度や経路を確認します。よく使う設備はアクセスしやすい場所に置くなど、動線を考慮して設計をしましょう。また、コミュニケーションを活性化したいなら、デスクレイアウトの見直しが有効です。ロングデスクを設置し、フリーアドレス制度を導入してみるのも良いかもしれません。集中できるスペースを増やしたい場合は、ブース型のデスクやフォンブースなどを活用してみてください。
3. 施工実績が豊富な業者に依頼する
オフィスリニューアルの実績が豊富なパートナーに依頼するのがおすすめです。施工の技術や知見があるため、安心して任せることができます。Webページやパンフレットに実績を載せているケースが多いので、必ずチェックしましょう。
自社のオフィスリニューアルに必要な工事内容や、採用したいデザインのテイストに似たオフィスの実績のあるパートナーを見つけてみてください。
4. 機能性を重視しつつ企業のカラーを出す
オフィスをリニューアルする際は、機能性を高めることはもちろんですが、企業のカラーを出すことも意識しましょう。企業カラーをアピールすることによって、ブランディングの強化や従業員の貴族意識を高めることに繋がります。例えば、エントランスはオフィス来訪者の第一印象を左右する場所なので、積極的に企業ロゴやコーポレートカラーを取り入れるなどの工夫をしましょう。
5. 予算内で実現できるリニューアルを行う
オフィスリニューアルにかけられる予算を確認しましょう。理想のオフィスを追い求めすぎると予算をオーバーしてしまうので、予算内で実現できる方法を探さなければなりません。
予算内で工夫してオフィスリニューアルを進めてもらえるパートナーを見つけることも大切です。施工だけでなくオフィス家具や空間全般をトータルで依頼すれば、費用が安く済む可能性があります。他には、中古家具や家具のサブスクリプションサービスなどを利用すると、オフィス家具の導入費用を抑えることができます。
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担当者必見、オフィスリニューアルを進める上での注意点
オフィスリニューアルを進める際には、管理会社の確認や法律など、注意点がいくつか存在します。担当者の方は参考にしてください。
1. ビル管理会社への確認
管理会社によってオフィスビルの規約やリニューアルできる範囲が異なります。オフィスリニューアルの際は、必ず事前に管理会社に確認を行いましょう。
1-1 原状回復できる範囲で行う
原状回復とは、物件を解約する際に入居前の状態に戻すことです。オフィスが賃貸物件の場合は、原状回復できる範囲でオフィスリニューアルをしなければなりません。
例えば、設置されていた仕切り板を撤去してしまうと、退去時に再設置を求められる可能性があるので注意しましょう。原状回復の条件や、どの程度までレイアウト変更が認められるのかを、オーナーや管理会社に事前に確認しておくことが大切です。
1-2 施工範囲や管理規約の確認
オフィスリニューアルは、工事できる範囲が決まっているため注意しましょう。建築基準法上の規定によって改装してはいけない箇所もありますし、共用部分は基本的には改装できません。変更や改装できない箇所については事前にしっかり確認しておきましょう。
他にも、
1-3 事前連絡や事後連絡、提出物の確認
改装に必要な許認可や法的手続きを確認しましょう。賃貸物件の場合、事前にオーナーの許可が必要な場合があります。条件詳細は、「賃貸借契約書」を確認しましょう。また、「レイアウト変更により避難経路を変更した場合」や「間仕切りを設置し1部屋から2部屋に変更した場合」などは、管轄消防署への届出が必要です。適切な手続きを踏むことで、後々のトラブルを避けることができます。
2. 内装改装に関する法律や規制を確認する
オフィスの内装を改装する際は、関係する法律や規制を確認しましょう。施工できる範囲の制限や満たすべき条件が法律で定められている場合があります。以下は、内装工事に関係する法律です。
- 労働安全衛生法
- 消防法
- 建築基準法
- 2-1 労働安全衛生法
- 2-2 消防法
- 2-3 建築基準法
次からは、それぞれの法律について説明します。 2-1 労働安全衛生法
労働安全衛生法は快適な職場環境を整える目的で制定された法律です。具体的には、以下のような点に配慮すべきです。
作業環境：空気の汚れ、温度、照明、臭気、騒音 など
作業方法：こまめに休憩を取れる仕組みづくり、休養室の整備 など
疲労回復支援施設：休憩スペースの設置 など
職場生活支援施設：洗面所やトイレの整備 など
他にも、従業員数に応じて必要なトイレの数も定められているので注意しましょう。
（参考：“衛生関係 4 快適職場づくりを進めましょう“厚生労働省 東京労働局）
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/anzen_eisei/kaiteki.html
このように、労働安全衛生法に定められた基準に従って従業員が快適に働ける設備を用意しましょう。
2-2 消防法
消防法は、火災が発生した場合に、人命や財産を守るために定められた法律です。この法律では、建物に火災報知器やスプリンクラーなどの消防設備を設置することや、避難経路を確保することなどが義務づけられています。
特に、オフィスでは多くの人が集まっているため、火災が起きた時の避難ルートや、火災を最小限に留められるような設計にしましょう。例えば、パーテーションの設置の仕方には注意が必要です。背の低いパーテーションなら問題ありませんが、天井から床まである大きなパーテーションを設置する場合は、パーテーションで区切られた空間を一部屋とみなされ、消防署への届出が必要になります。新たに作る部屋には、火災報知器やスプリンクラーの設置も求められるため、壁や部屋を増やす場合は消防法に違反しないよう注意してください。
パーテーションの設置方法や導入のメリット、選び方はこちらの記事でも紹介しています。
参考：（“消防法とは？主な規制内容（防火管理者・危険物・定期点検）や罰則などを分かりやすく解説！“株式会社LegalOn Technologies）
https://keiyaku-watch.jp/media/hourei/shoboho/
2-3 建築基準法
建築基準法は、「建築物の最低の基準」のルールが定められた法令です。社員の安全や健康を守るため、リニューアルの際は通路幅や窓付近のレイアウトに注意しましょう。
通路については、片側に部屋がある場合と両側に部屋がある場合で確保すべき幅が細かく定められているので、基準より狭い幅にならないようにレイアウトを考えなければなりません。窓については、消防隊が侵入するための窓や煙を逃がすための排煙窓を、パーテーションや荷物などで塞がないように注意してください。
参考：（“「建築基準法とは？規制の全体像・改正の沿革・用途規制などを分かりやすく解説！」“株式会社LegalOn Technologies）
https://keiyaku-watch.jp/media/hourei/kenchikukijunho/
3. 業務継続をしながらのオフィスリニューアルの場合
オフィスリニューアル中のワークスペースを確保しましょう。
簡単な方法は、現状のオフィスの代わりとなるシェアオフィスやレンタルオフィスを利用することです。必要なスペースを一定の期間中だけ契約できるので、工事中に業務スペースを確保できない場合はこの方法を検討しましょう。
一方で、リニューアルを何工程かに分けて進める場合など、工事期間中も現状のオフィスで業務を行える場合もあります。一時的に会議室や休憩室を執務スペースとして使用するなど、段階的にリニューアル工事を進める方法もあります。
オフィスリニューアルの工事をどのように進めるかによって対応方法を変えると良いでしょう。
リニューアル後のアフターケア
オフィスリニューアル後のアフターケアも大切です。リニューアル後に問題が発生した場合の対応方法について事前に整理しておくと安心です。リニューアルを依頼するパートナー企業と綿密に確認しておきましょう。
オフィスリニューアルの事例
オフィスリニューアルの事例として、ヤマトオフィスクリエイト株式会社と株式会社河野の2社を紹介します。
1. ヤマトオフィスクリエイト株式会社
ヤマトオフィスクリエイト株式会社は、「スタッフのモチベーションを上げる」「お客様の期待を高めるショールームの役割も持たせる」という2つの軸でリニューアルを行いました。行動指針をアートとして取り入れたり、執務チェアをサブスクリプションサービスですべて違う種類のものにしたり、企業の特徴が感じられるオフィスに仕上がっています。
詳しくは以下のページをご覧ください。
2. 株式会社河野.
株式会社河野は、明治14年創業の140年の歴史が感じられる、レトロモダンなデザインを採用しています。エントランスの植物は、どうしても外せないと採用を決めました。費用を抑えながらオフィスリニューアルをするために、オフィス家具のサブスクリプションサービスも導入しています。
詳しくは以下のページをご覧ください。
オフィスリニューアルは【ソーシャルインテリア】に相談ください！
今回は、オフィスリニューアルのメリットや注意点について紹介しました。本記事で紹介したとおり、オフィスリニューアルは目的を明確にして、それを満たすためのデザインやレイアウトを採用することが大切です。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。オフィスリニューアルでお困りの方には、おしゃれなオフィス空間づくりやオフィス家具の選定に関するご提案をいたします。オフィスリニューアルを検討する際は、以下よりお気軽にお問い合わせください。
