業績アップのために、企業が業務効率化や生産性の向上を目指すという話はよく聞かれます。業務効率化により社員のモチベーションアップや離職率の低下などを目指すため、業務や部署に最適なツールを導入、運用することが重要です。
本記事では、業務効率化ツールを活用するメリットやおすすめのツール、業務効率化とオフィス環境の関係性などについて解説します。企業成長を促進するために役立つ業務効率化ツールを取り入れるために参考にしてください。
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目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、プロセスを改善することで、より効率的に業務を行う手法です。業務の「ムリ・ムダ・ムラ」とは、以下のようなものを指します。
- ムリ：高すぎる目標やスケジュール設定により、社員や設備に対して処理しきれないような大きな負荷がかかっており、パフォーマンスが低下している状態
- ムダ：不要なプロセスや定例会議が多く形骸化している状態や、業務に必要以上の時間がかかっている状態
- ムラ：人員配置が適切ではなく、チームごとの業務の偏りが大きい状態、あるいは時期によって業務量が大幅に異なる状態
上記の「ムリ・ムダ・ムラ」を減らすことで、時間や費用コストの削減、仕事の質や量の向上といった効果が期待できます。その結果、企業全体の生産性や業績の向上につながります。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化と生産性向上は、同じような場面で使われますが、意味は異なります。業務効率化が、現状の「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、時間や費用などのコストを削減することを意味するのに対し、生産性向上はより少ないリソースで、業績を向上させることを指します。
業務効率化は手段の効率化を、生産性向上は売上などの成果の最大化を重視します。つまり、生産性向上のための1つの手段と言い換えることができるでしょう。
業務効率化ツールが必要不可欠な理由
業務効率化を促進するために、ツールの活用は欠かせません。業務や部署に適したツールを導入することで、人為的ミスが削減され、社員はクリエイティブな仕事に専念できます。
また、ツールを使えば専門知識やスキルがない人でも高度な業務を遂行でき、業務効率化が進みます。ここでは、業務効率化ツールが必要不可欠な理由について解説します。
人為的ミスを減らすため
業務効率化ツールを活用し、作業を自動化することで、人為的ミスが減ります。一度作業を設定しておけば、機械は正確に繰り返してくれるため、人間の手作業での「ムダ」「ムラ」やうっかりミスを防げます。
特に、データ入力などの単純作業では、集中力の低下や焦りなどで入力ミスが起こることがありますが、業務効率化ツールを用いて作業を自動化すれば、ヒューマンエラーによるミスを防ぎ、同じ品質の成果を得られます。
創造性の高い作業に集中するため
業務効率化ツールの導入により、クリエイティブな作業に集中できます。単調な作業や誰でもできる作業をツールに任せることで、人間は創造性の高い仕事に専念でき、短時間でより多くの業務が完了します。
クリエイティブ性の高い仕事は、集中して取り組むために、ある程度まとまった時間が必要です。ツールを利用すれば社員が自由に使える時間が増え、イノベーションや画期的なアイデアが生まれる可能性もあります。
専門知識がなくても高度な業務に取り組めるため
業務効率化ツールでは、専門知識がなくても高度な業務を遂行するサポートが可能です。例えば、CSSやWebデザインの知識、コーディングのスキルを持たずに、おしゃれなホームページや画像・動画を用いた見やすいマニュアルを構築できるツールなどです。
また、会計・経理専門のツールがあれば、簿記や帳簿の細かな知識がない人でも毎月の精算業務を効率的に進められる場合もあります。
その他にも、専門性の高い業務の中には、意見を出し合いながら進めた方が良いものもあります。クラウドツールなどを活用することで、ミーティングを設定しなくても情報共有が可能となり、リソースの削減につながります。また、活発な意見交換が生まれ、より良い成果を導ける可能性も高まるでしょう。
おすすめの業務効率化ツール
ここからは、各テーマごとにおすすめの業務効率化ツールを紹介していきます。多数あるツールの中から目的に合ったものを選ぶために参考にしてください。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、個人が割り当てられたタスクやプロジェクトの進捗を管理し、チーム内で情報共有するためのツールです。
タスク管理ツールの例としては、「Trello」や「Notion」があります。Trelloは、タスクを記載したカードを使用して、視覚的にタスクを管理できるツールです。繰り返し機能によるカードの自動生成など多くの機能を搭載しており、プロジェクトの大小を問わず、あらゆるワークフローに対応しています。
Notionは、プロジェクトやタスクの管理に加えて、メモやデータベースなど幅広い機能を1つのプラットフォームで行えるツールです。初心者向けテンプレートも豊富で、さまざまな用途やシーンで活用できます。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、オンラインでコミュニケーションが取れるツールで、社内コミュニケーションの活性化や効率的な情報共有に役立ちます。
コミュニケーションツールの代表的なものには「Slack」や「Chatwork」などがあります。Slackは、外部サービスとの連携やグループチャット機能に優れたビジネスチャットツールです。対話のやり取りだけでなく、ファイル共有やリマインダー機能も搭載しており、連絡手段とタスク管理ツールを組み合わせた使い方が可能です。
Chatworkは、38万社以上の企業で導入されている業務用チャットツールです。チャット機能やビデオ・音声通話機能に加えて、ファイル管理やタスク管理機能を備えています。エンタープライズプランに登録すると、特定のIPアドレスやモバイル端末からのアクセスを制限できる機能が使えるため、セキュリティ面でも安心です。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、オンラインサーバーにデータを保存できるサービスです。代表的なものには「GoogleDrive」や「DropBox」などがあります。
GoogleDriveは、Googleが提供するクラウドストレージです。Googleアカウントを持っていれば無料版で15GBまで使用でき、GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシートなど、Gアカウント対応サービスと簡単に連携できます。
Dropboxは、国内でも有名なファイル共有サービスです。インターネット接続さえあれば、モバイル端末から簡単にアクセスできます。ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定できるため、ポジションや担当業務などでの使い分けが可能です。無料プランでも容量は2GBまであり、ファイル履歴も利用できます。
業務効率化を促進するにはオフィス環境の改善も重要
業務効率化にはツールの導入も効果的ですが、オフィス環境の改善も有用です。オフィス環境は業務効率と深く関係しており、快適に働けるオフィス環境が整っていないとツールによる効果が薄れてしまう可能性もあります。
室内の温度や湿度が高い、照明が暗くて手元が見えづらいなどの課題があるオフィスでは、どんなに便利なツールを導入しても業務効率化は進みづらいといえます。また、整備されていないオフィス環境で長時間働いていると、社員のストレスが増え、健康状態に悪影響が出る可能性も。
オフィス環境を見直し、社員が心身ともに健康的に働けるよう整備することで、業務効率化が促進され、結果として企業の生産性の向上が見込めます。
社員が快適に働けるオフィス環境のポイントや事例は、下記記事で紹介しています。
オフィス環境の改善をしよう｜快適で働きやすいオフィスとは？企業事例を紹介
ツールを活用して業務効率化に取り組もう
業務効率化は、企業の事業成長を目指す上で欠かせない課題の1つです。繰り返し発生する単調作業を業務効率化ツールに任せることで、人為的ミスが減る上、社員はクリエイティブな仕事に集中できる、といったメリットが期待できます。
業務効率の改善には、オフィス環境の影響も無視できません。部署や業務に合った業務効率化ツールを選ぶとともに、オフィス環境を見直し、必要な改善策を取り入れることで相乗効果が期待できるでしょう。
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