コロナ禍を経て働き方が変わり、人員の増加などを受けてオフィス移転を検討している企業が増えています。本記事では、スムーズなオフィス移転を実現するためのスケジュールと成功のポイントをご説明します。
目次
オフィス移転成功のポイント
オフィス移転の目的によってスケジュールは異なります。まずは、オフィス移転を成功させるためのポイントをご紹介します。
オフィス移転目的の策定
オフィス移転によって達成したい目的を策定しましょう。まずは「交通アクセス」や「オフィスが手狭」など現在のオフィス課題を整理します。例えば、社内コミュニケーションが課題の場合は、休憩スペースを設けるなど社員が交流しやすいオフィス空間にすることが目的です。
オフィス移転の目的を策定することにより、どんなオフィスにすべきなのかが明確化し、移転後の満足度も高まります。
目的の策定が具体的なオフィスの作り方のロードマップがわからない場合は、以下からオフィスの作り方ロードマップがダウンロードできます。是非参考にしてみてください。
オフィス移転の要件整理
移転の目的が決まったら、希望の新オフィスに向けて要件を整理しましょう。主なオフィス移転の要件は、次の通りです。
- 予算
- オフィス移転の対象人数
- 新オフィスのレイアウト
- 移転時期
オフィス移転の要件が決まると、どの会社にどの範囲まで依頼したら良いかが明確になります。
オフィス移転の目標とコンセプト設定
オフィスの要件が決まったら、新オフィスのコンセプトを設定します。コンセプトは、オフィスデザインやレイアウトの軸になるものです。コンセプトを明確にすることで新オフィスの方向性が定まり、社員の協力も得ることができるでしょう。
また、オフィス移転の目標を設定する前に、社員に向けて現状調査を行うことも検討しましょう。
オフィス移転前 費用やスケジュールの確認
予算内に収まるようオフィス移転にかかる費用を算出したうえで、移転スケジュールを確認しましょう。ここからは、オフィス移転で発生するさまざまな業務について解説します。
管理体制の確認
オフィス移転業務における管理体制を確認します。企業によって得意分野が異なりますが、各工程で専門知識が備わった体制が整備されているかをチェックしましょう。管理体制を整理することで、オフィス移転業務における不安や課題を速やかに解決できます。
移転先のオフィスビル選定
希望のオフィスコンセプトに沿った物件がすぐに見つかる訳ではありません。オフィス移転の目的が達成できるよう、慎重に検討することをオススメします。移転先が決定するまでの現オフィスの解約条件も確認し、解約通知も行いましょう。
不用品の整理
オフィス移転は、使用しなくなったオフィス家具を処分する良いタイミングです。不用品の処分に費用も発生するので、不要なものと必要なものを整理しましょう。
また、移転後スムーズに業務が行えるよう、オフィス移転当日までに必要なオフィス家具を手配しておくことも大切です。
原状回復費用の確認
原状回復とは、借りたオフィスを入居前の状態に戻すことです。現オフィス解約日までに完了できるよう、適宜進捗の確認が必要です。
また、原状回復工事について担当の企業が指定されている場合もあります。工事の範囲によって費用が異なるので、きちんと把握しておきましょう。
オフィス移転 当日までの流れとスケジュール
オフィス移転は大がかりなプロジェクトです。移転日から逆算してやるべきことを解説します。
オフィス移転に伴うやることリストは以下からダウンロードできます。
オフィス移転のスケジュール 6～3か月前
オフィス移転の6か月前からは、オフィス移転における具体的な業務を進行しましょう。ここからは、オフィス移転の6～3か月前にすべきことをご説明します。
現オフィス解約通知
原状回復の条件、敷金と保証金の扱いなど、現オフィスの解約条件を確認しましょう。スケジュールに基づいて相手方に対して更新しない旨の通知を行います。解約予告期間を確認し、移転日から逆算して解約通知をしましょう。
オフィスレイアウトの検討
移転先のオフィスビルに合わせて、レイアウトを検討しましょう。オフィス家具や複合機、LAN設備の配置を決めていきます。また、備品や書類を保管するのためのスペースも忘れずに確保しましょう。
社員の生産性向上にも影響するため、十分に通路幅が確保できるようなオフィスレイアウトを心がけるのも大切なポイントです。
パートナー企業の選定と備品の発注
希望のオフィスレイアウトを叶えられるように、オフィス移転の企業を選定します。移転先のビルによっては、指定されている場合もあるので条件も確認しておくようにしましょう。
また、移転後の業務がスムーズに再開できるよう、備品関係はオフィス移転当日に揃っている状態になるように手配しておく必要があります。
オフィス移転のスケジュール ～1か月前
次からは、オフィス移転の1か月前までにやるべきことを説明します。
各取引先への連絡
オフィスの住所変更による手続きや、各取引先への連絡を行います。移転の連絡のタイミングは1か月前が望ましいでしょう。
連絡の方法は基本的にメールで問題ありませんが、重要な取引先には挨拶状を手配しましょう。挨拶状を手配した場合でも担当者まで周知されない可能性もあるので、個別で連絡をしておくと安心です。
新規オフィス家具の発注
新オフィスに必要なオフィス家具を発注します。オフィス家具は、移転先のオフィスデザインに合ったものを選定しましょう。新しいオフィス家具を導入することでオフィスに新鮮な空気感が生まれ、社員のモチベーション向上が見込めます。
社員説明会
オフィス移転の目的や当日のスケジュールを社員に説明する場を設けましょう。新オフィスのレイアウトや、備品がどこに格納されているか、移転作業の注意点などを共有します。
また、オフィス移転の目的を共有しておくことで、移転後の満足度も高めることができるでしょう。
各種届出
オフィス移転に伴い、各機関への届け出も必要です。主に届け出が必要な手続きは以下の通りです。
- 車庫証明
- フォンブース特例申請、消防設備使用開始届
- 転居届
- 防火管理者選任届
- 消防計画
- 社会保険適用事業所所在地変更（訂正）届
- 労働保険名称、所在地変更届
- 雇用保険事業主事業所各種変更届
- 本店（支店）移転登記申請書
- 消費税 異動届書
- 事業開始等申告書
提出期限が設けられている届け出もあるため、早めの手配を心がけましょう。
オフィス移転のスケジュール 移転当日とその後
オフィス移転当日にすべきことをご説明します。
トラブルへの準備
オフィス移転に際して、思わぬトラブルが発生する場合があります。例えば、インターネットや電話回線のトラブルは、業務に影響する可能性も。誰がどの分野の支障を担当するか、管理体制を整備して社内に共有しましょう。
オフィス完成後のフォローアップ
オフィス移転の目的は、引っ越しをしただけでは達成できません。オフィスのルールや設備の使い方を社員に説明する機会を設けましょう。移転初日にオフィスツアーをすることも効果的です。
オフィス移転の効果測定
心地よいオフィス環境を保ち続けるために、社員がオフィス環境に対してどのように評価しているか、どのようなものを求めているかを調査しましょう。
オフィス移転を振り返って、効果測定することが今後のオフィス作りにも役立ちます。
オフィス移転 パートナー選びのポイント
オフィス移転の際、専門の企業に一任するのも一つの手段です。過去の事例や得意分野を確認し新オフィスの要件を満たせる企業を選定しましょう。
なるべく1社にまとめて依頼
複数の企業に分けて発注すると、打ち合わせが増えたりコミュニケーションが煩雑になったり、負担が増加します。また、それぞれの分野で見積りが算出されるため、費用が高くなる可能性も。オフィス移転における様々な業務をワンストップで依頼できる企業を選定することをオススメします。
どこまでを専門の企業に依頼してよいかわからない場合は、以下からオフィスの作り方ロードマップがダウンロードできます。是非参考にしてみてください。
オフィス移転事例の確認
ここではソーシャルインテリアが担当した、オフィス移転の事例を紹介します。
ゴウリカマーケティング株式会社
ゴウリカマーケティング株式会社のオフィス移転における目的は、対外的には”GOURICAらしさ”を、対社内的には仕事に集中できる場を実現するという明確なものがありました。
以前のオフィスでは、部署ごとに同じフロアに固まってしまう課題がありましたが、新オフィスではワンフロアオフィスを採用。他にも社員同士が会話できるスペースを設置したりしたことで、社員同士のコミュニケーションを円滑化しました。
全体的に企業イメージを取り入れたものを意識してオフィスデザインし、来客スペースであるエントランスもコンセプト通りの空間に仕上げました。
オフィス移転なら「ソーシャルインテリア」にお任せ！
今回は、オフィス移転のスケジュールや成功のポイントについて解説しました。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。オフィス移転にお困りの際は、具体的なスケジュールの策定や成功のためのポイントをご提案いたします。生産性の向上や、企業ブランディング、社員の定着など、それぞれの課題に合ったオフィス移転のアドバイスも可能です。オフィス移転を検討中なら、まずは以下よりお気軽にご相談ください。
