オフィスの移転には様々な手続きや登記が必要。スムーズな移転を実現するためには、早めに準備を始めることが重要です。
この記事では、オフィス移転に伴って必要な届け出について解説していますので、ぜひご確認ください。 抜け漏れなく手続きを進めることで、スムーズな移転を実現させましょう。
登記や手続きの他にも、オフィス移転のプロジェクトを何から始めたらよいかわからない方も多いかもしれません。以下から、オフィスの作り方ロードマップがダウンロードいただけますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オフィス移転の準備にかかる時間
オフィス移転には一般的に8か月程度の準備期間が必要とされています。また必要な作業として、旧オフィスの解約や原状回復、新オフィスのデザイン・レイアウト設計やインフラ整備など多岐に渡ります。
オフィス移転予定日、無事に引っ越しができるよう、計画的に準備をしましょう。
オフィス移転に必要な各種手続き
ここでは、オフィス移転に必要な手続きをご説明します。本記事でご紹介する内容については、全てを網羅するものではないこと、執筆時点から変更している場合などもあるので、詳細については以下よりお問合せください。
転居届・移転登記・異動届出書
オフィス移転をした場合、移転前の管轄法務局に「移転登記」、税務署に「異動届出書」の手続きが必要です。
また、旧オフィスに届いた郵便物を転送してもらえるよう、転居届は郵便局に提出しておきましょう。
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は異動届と同様に、税務署に提出が必要な書類です。オフィスの移転日から1か月以内に提出をしましょう。
健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更届
オフィス移転によって年金事務所が管轄外の住所になる場合に提出が必要な書類です。移転
の5日以内に届け出をしなくてはいけないので注意しましょう。提出はインターネット申請も可能ですが、不明点や詳細は窓口で確認するとよいでしょう。
労働保険名称・所在地等変更届
労働保険名称・所在地等変更届は、移転によって住所が変更になった時の他、社名変更があった際にも届け出が必要な書類です。
雇用保険事業主事業所各種変更届
雇用保険に関係する書類で、ハローワークに届け出が必要です。オフィス移転から10日間以内に提出をしなければなりません。登記事項証明書や事業許可証など、提出にあたり必要書類を確認しておきましょう。
防火対象物使用開始届出書、防火対象物工事等計画届出書
オフィスビルで新たに事業所を開設する場合に提出します。内装工事を行わない場合でも提出が必要なので、業務を開始する7日前までに提出しましょう。
防火対象物工事等計画届出書は平面図、立面図、防火対象物の概要表が必要です。事前に添付書類も準備しておきましょう。
防火防災管理者選任届出書・消防計画作成届出書
防火防災管理者選任届出書・消防計画作成届出書は移転先の管轄消防署に提出が必要です。防火管理者の資格を証明するもの、防火管理に係る消防計画の添付書類も忘れずに用意します。また、フォンブース特例申請も必要な場合もあります。提出が必要かどうか、事前に確認しておきましょう。
オフィスの解約手続き（現状回復工事の手配や敷金・保証金の償却）
現在入居しているオフィスの解約手続きをします。業者が指定されている場合などもあるので、原状回復の範囲と条件を確認しましょう。また、敷金と保証金の扱いを事前に確認しておくと、トラブルを未然に防ぐことができます。
移転後に対応が必要なもの
次に、オフィス移転の後に行うべきことをご紹介します。
転居前オフィスの原状回復
オフィス移転にあたり、入居前の状態に戻して返却することが必要です。前述の通り、業者が指定されている場合などもあるので、原状回復の範囲や条件を貸主に事前に確認しましょう。
電話やインターネット回線の整備
電話やインターネット回線を整備します。実際に業務を開始した後にトラブルが発生することもあるので、問合せ先や対応の管理体制も整理しておくと安心です。
また、オフィス移転後スムーズに業務が再開できるよう、手配は事前にしておきましょう。
銀行口座やクレジットカードの住所変更
銀行口座やクレジットカードの住所変更手続きをしておきしましょう。
webで手続きが可能な場合も多いですが、書類が必要な場合は取り寄せて手続きを済ませます。
オフィス移転後に必要な手続き
次からは、オフィス移転後に必要な手続きについて解説します。
法務局への登記変更
法務局に登記変更を報告する必要があります。登記簿謄本も、オフィス移転登記後速やかに取得しておきましょう。
税務署に必要書類を提出
税務書に必要書類を提出します。具体的には、所得税・消費税の納税地の異動に関する届け出、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書、事業開始等申告書の提出が必要です。
登記簿謄本の提出も必要なので、忘れずに取得しておきましょう。
労働基準監督署・公共職業安定所
労働基準監督署には、労働保険名称、所在地変更届の提出が必要です。二元適用事業の場合はハローワークに、雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。
郵便局・年金事務所
旧オフィス宛てに届く郵便物を転送してもらうため、転居届を郵便局に提出しておきましょう。
年金事務所には適用事業所名称、所在地変更（訂正）届、登記簿謄本の提出が必要です。
オフィス移転の必要書類 総まとめ
オフィス移転に届け出が必要な書類の総まとめです。移転作業時に抜け漏れがないか、確認してみてください。
オフィス移転を成功させるには
オフィス移転は手続きや届け出を提出するだけで終了ではありません。新しいオフィス環境ではトラブルが発生する可能性もあるので、スムーズに業務が再開できるような準備が必要です。
オフィス移転を成功させるために、以下のポイントを抑えましょう。
セキュリティ面の確認
セキュリティ面は企業の信用問題に関わる重要な要素です。新しいオフィス環境でも、情報漏洩やオフィスの資産が守られているかを確認しましょう。
具体的には防犯カメラや入室時のICカード認証、金庫やシュレッダーの導入などの検討が必要です。
業務の生産性向上
オフィス環境の改善は、社員の生産性に影響します。例えば、デスクが狭い、会議室の数が足りない、通路幅が十分に確保されていない状態だと、業務をスムーズに進めることができず生産性が下がる可能性も。
上記のようなオフィス環境に注意し、業務の生産性が向上できるようなオフィス作りを進めましょう。
モチベーションの維持ができるか
社員のモチベーションを維持ができるようなオフィス環境にしましょう。特に、快適な温度を保てているかや、オフィスの清潔さは日々確認します。
また、社員が交流できる休憩スペースがあるとコミュニケーションが活発になったり、帰属意識が高まったりするため、積極的に取り入れましょう。
オフィスビルの構造上、解決が難しい問題もあるので内見時にきちんと確認しておくことが重要です。
オフィス移転 事例ご紹介
オフィス移転を成功させた事例をご紹介します。
株式会社朝日ネット様
株式会社朝日ネット様のオフィスリニューアルにおいて、 設計・デザインからインテリア、オフィス家具の導入、PRまでワンストップで担当しました。
旧オフィスの課題はキャパシティの不足でした。機能の拡充や増員に対応できる新オフィスのご紹介からスタート。「人が行き交い、成長する。そして最高の顧客体験へ 交流を基軸とした新しいカスタマーセンターの形成」が新オフィスのコンセプト。休憩スペースを設けることで、社員同士のコミュニケーションを促進しました。
ご担当者様の生の声が入った、インタビューレポートも以下より無料でダウンロード可能です。
オフィス移転なら「ソーシャルインテリア」にお任せ！
今回は、オフィス移転に伴い必要な登記や手続きについて解説しました。
ソーシャルインテリアでは、オフィス空間における課題解決をトータルでサポートします。オフィス移転にお困りの際は、手続きや登記のお手伝いやスムーズな進行のためのポイントをご提案いたします。生産性の向上や、企業ブランディング、社員の定着など、それぞれの課題に合ったオフィス移転のアドバイスも可能です。オフィス移転を検討中なら、まずは下記よりお気軽にご相談ください。
