理想のオフィスの作り方｜社員満足度をあげる快適な職場環境の条件
「理想のオフィス」と聞くと、皆さんはどのようなオフィスを思い浮かべますか？働き方が多様化する昨今では、単なる働く場所ではなく、仕事の生産性や創造性、社員のエンゲージメントを高めるオフィスが求められています。
この記事では、理想のオフィスの条件を解説した後、オフィスのコンセプトの決め方や具体的な作り方をご紹介します。皆さんにとって理想のオフィスとは何かイメージしながら、ぜひ読み進めてみてください。
目次
理想のオフィスの条件とは？
どのような条件が揃うと、社員に働きやすいと感じてもらえるのでしょうか。理想のオフィスの解釈は人それぞれですが、ここでは一例として、理想のオフィスの条件を7つ取り上げてご紹介します。
オフィスの役割が明確である
理想のオフィスの条件の一つ目は、オフィスの役割を明確にして、社内にその考えが社内に浸透できている状態です。新型コロナウイルスの影響でリモートワークが広がり、オフィスの存在意義が見直された時代だからこそ、「オフィスの役割は社内コミュニケーションの活性化」「オフィスは企業カルチャーの発信の場」など、明確な役割を置くことが大切です。オフィスの役割が明確であるほど、出社意欲を高めることができるでしょう。
働きやすいオフィス家具を導入している
理想のオフィスをつくるうえで、働きやすいオフィス家具の導入は不可欠です。オフィス家具は作業効率に直結するため、社員が快適に働くために重要といえます。
例えば、長時間の作業を行う社員には、座り心地や座椅子の高さが変えられるオフィスチェアを提供すると良いでしょう。会議や対面でのコミュニケーションが活発な企業なら、複数名で利用できる大型のデスク、Web会議が多い企業なら個室ブースや半個室ブースの活用が必要不可欠です。
自社の仕事内容や働き方にあわせて、適切なオフィス家具を選ぶことで、理想のオフィスづくりにぐっと近づけるでしょう。
オフィス内の動線がスムーズである
理想のオフィスを実現するためには、オフィス内の動線も見逃せない要素です。スムーズな動線を確保することで、社員は効率よく安全に移動ができるようになり、作業環境が快適さが向上します。
スムーズな動線とは、目的地まで迷わず直線的に移動できるルートのことです。そのようなルートをつくる執務デスクと通路の位置関係を考慮して、動線を計画することが重要です。また、オフィス設備は執務デスクから使いやすい場所に配置すると効果的でしょう。
さらに、安全面にも配慮した動線設計は、資料の持ち運び時の事故など社員間のトラブル回避にも役立ちます。その他にも、人通りの少ない場所での出入り口の設置、避難経路の確保など、さまざまな要素を総合的に検討することが推奨されます。
温度・湿度・照度が適切に保たれている
理想のオフィスを実現するためには、温度・湿度・照度が快適に保たれていることが必要です。職場における適切な温度・湿度・照度は、労働安全衛生法の「事務所衛生基準規則」によって定められています。
事務所衛生基準規則によると、温度は18度以上28度以下、湿度は40%以上70%以下に保つことが企業の努力義務となっています。また、適切な照度として、パソコンなどのディスプレイを使用する場合には、300ルクス以上の照度が目安として定められています。
ディスプレイの眩しさや反射、配置の角度等に注意を払い、目の疲れを防ぐための対策を施すことが大切です。
セキュリティ・安全対策ができている
理想のオフィスの条件として、セキュリティと安全対策の基盤を充実させることも欠かせません。オフィスのセキュリティ・安全対策は、空間セキュリティと情報セキュリティの2種類に分けられます。
空間セキュリティは来訪者の動線から考えるもので、情報セキュリティはシステムへのアクセス制限などにより情報資産を守るものです。いずれも、情報漏洩を防ぎ、不審者の侵入・不正アクセスから会社と社員を守るために必要です。
具体的な対策としては、防犯カメラの設置、セキュリティカードキーや生体認証システムの導入、オフィスの施錠確認などが挙げられます。また、地震や天災時の緊急避難計画を定期的に見直すことも重要です。
集中・休憩など用途別のスペースがある
社員が多様な業務に対応できる用途別のスペースを提供することも、理想のオフィスの条件として重要です。例えば、チームのコミュニケーションを行う共用スペース、フォーマルなミーティングを行う大人数用会議室、カジュアルな会話ができるラウンジスペースなど、目的に応じて使い分けられるスペースがあると良いでしょう。
また、集中して作業ができる集中ブース、Web会議やクライアントとの電話に特化したWeb会議ブース、仮眠が取れる休憩ブースなど、大人数だけでなく、個人で使用できるブースを儲けることもおすすめです。
多様なスペースは、仕事内容に応じた働き方をサポートし、社員の満足度と生産性の向上に寄与するでしょう。
多様な働き方に適応できる
働き方が多様化する昨今では、さまざまな状況に適応する環境が理想のオフィスとして求められています。フリーアドレスはその一つで、社員が自由に席を選び、ノートパソコンさえあればどこでも仕事が可能な働き方です。
リモートワークの普及も顕著で、フリーアドレスとの組み合わせでの活用が便利です。急な会議や商談にも柔軟に対応できるため、多くの企業がこの制度を採用し始めています。
さらに、AWS（Activity Based Working）やWeb会議の導入など、リモートワークでどこからでも働ける環境を実現するためのツールの整備も必要です。社会情勢に応じて、今後も多様な働き方に適応するオフィスの需要は増えていくでしょう。
理想のオフィスを作るステップ
では、実際に理想のオフィスをつくるには、どのようなプロセスが必要でしょうか。
- コンセプトを決める
- 課題を洗い出す
- オフィス構築のパートナーに相談する
ここでは、簡単な3ステップで説明します。
コンセプトを決める
まず、理想のオフィスのコンセプトを決めましょう。コンセプトはオフィスづくりを進める際の基本的な指針であり、オフィスの完成後、社内外に対して行うブランディングの際にも軸となるものです。
例えば、「イノベーション」「カジュアルなコミュニケーション」「家のようにくつろげる」といったコンセプトには、その空間が実現する目的や効果を反映させることが有効です。
コンセプトの決め方・進め方は、こちらのホワイトペーパーも参考にしてください。
課題を洗い出す
次に、課題の洗い出しを行いましょう。課題を洗い出す際は、社員から直接ヒアリングしながら進めることが効果的です。現在のオフィス環境で生じているさまざまな問題点を明らかにします。
例えば、十分なプライバシーが確保されていない、会議室が不足している、社員同士のコミュニケーションが少ないなどの課題が挙げられるかもしれません。情報を収集し、具体的な改善計画を立案することが理想のオフィスを実現する鍵となります。
オフィス構築のパートナーに相談する
コンセプトの決定、課題の洗い出しが完了したら、いよいよオフィスづくりがスタートします。理想のオフィスをより実現に近づけるためには、専門のパートナーへ相談することがおすすめです。
パートナーからは、専門知識や経験を活かしたアドバイスや最新のトレンドをはじめ、効率的なレイアウト、コスト管理など、さまざまな側面から自社に最適なオフィス環境構築の相談ができます。また、実際の構築プロセスにおいても、計画から実施に至るまでのサポートを受けることが可能です。
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理想のオフィスをつくることは、単にオフィス機能を整えること以上の効果があります。オフィスづくりは綿密な計画と取り組みが必要です。自社のビジョンを実現する理想のオフィス環境を構築しましょう。
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